Workexperience handleiding 2015 / 2016 VWO

Workexperience handleiding 2015 / 2016 VWO

Coördinatie:

Mevr. J.E.M. Strijker Havo Dhr. J. Jeninga VWO

Afdelingsleiders:

Mevr. S. Hubers Mevr. I. Kroeze

4 - 5 tHAVO 3 - 6 tVWO

Postadres: Postbus 1093 7230 AB Warnsveld

act



cont

Bezoekadres:

Lage Weide 1 7231 NN Warnsveld

Tel:

0575 468520

E-mail: Havo: [email protected] VWO: [email protected]

Isendoorn College Warnsveld

Workexperience bovenbouw TTO

2

4

2.

DOELSTELLING VAN DE STAGE

5

3.

WAT WORDT VAN JOU ALS STAGIAIR VERWACHT? 1) Instructies voor je aftekenformulier 2) Wanneer mag je op stage?

6 6

4) 5) 6) 7) 8)

8 9 10 10 11

Hoe leg je contact? De inhoud van de stage Afronding stage ter plekke Het stageverslag Gedragsregels stagiair

4. REISKOSTEN, VERZEKERINGEN, ETC. Reiskosten Verzekeringen Visum en/of werkvergunning Toestemmingsformulier Reisdocumenten

13 13 14 14 14

5.

OVERZICHT VAARDIGHEDEN (KEY SKILLS)

15

6.

STAGE-AGENDA

16

BIJLAGEN: Examples of letters Telephone calls: how to make them Logboek voorbereidingen Pre-departure checklist Daily work experience diary Keeping a logbook during your stay WXP tasks Evaluation form – employer Evaluation form – student How to write your report Assessment form WXP report Outline presentation at school

3

Isendoorn College Warnsveld

inho

1. INLEIDING

ud

18 21 22 23 25 28 29 31 33 34 35 36

Workexperience bovenbouw TTO

din

inlei

g

1

. INLEIDING

Workexperience (wxp) is de TTO variant op de maatschappelijke stage die reguliere leerlingen doen: “een vorm van leren binnen of buiten de school, waarbij leerlingen door middel van vrijwilligersactiviteiten kennis maken met allerlei aspecten en onderdelen van die samenleving.” Dit betekent dat de stage kan plaatshebben op scholen, bedrijven en non-profit instellingen. Als onderdeel van de opleiding aan het tweetalig VWO op het Isendoorn College loop je in het vierde of vijfde leerjaar stage bij een Engelstalig bedrijf of instelling, of op een Engelstalige school. Het motto van de wxp is: ‘all care and no responsibility’. Het is de bedoeling dat de stage inclusief reis één tot twee weken duurt, liefst in of deels aansluitend aan een vakantie. Er moet in ieder geval minimaal 4 werkdagen meegelopen worden op een bedrijf, school, instantie, organisatie. Who’s involved?

Ouders / verzorgers

docent Engels

Afdelingsleider

Student schoolmentor

WXP coordinator

Isendoorn College Warnsveld

Instellingsmentor

Gastgezin

Workexperience bovenbouw TTO

4

.

DOELSTELLINGEN VAN DE STAGE

* Het toepassen en verder ontwikkelen van je kennis en vaardig heden van de Engelse taal. Dit gebeurt door middel van onderdompeling. Dit betekent dat je in een omgeving komt waar praktisch alleen Engels gesproken wordt en waar je alleen met gebruik van de Engelse taal duidelijk kunt maken wat je wilt. Je kunt daardoor je luistervaardigheid, je spreekvaardigheid en je schrijfvaardigheid toepassen en sterk verbeteren. * Het vergroten van je sociale en persoonlijke vaardigheden. Het betreft hier het zelfstandig in een nieuwe – waarschijnlijk buitenlandse – omgeving vertoeven, het omgaan met andere mensen in die onbekende omgeving, het maken van kennissen, het maken van een stageplakboek, etc. * Het verschaffen van inzicht in en het leren omgaan met culturele verschillen * Het leren intercultureel communiceren. * Het leren vertrouwen krijgen in jezelf: je sterke & zwakke punten ontdekken. * Het actief deelnemen aan een werksituatie of andere schoolsituatie. * Het vergroten van inzicht in het functioneren van bedrijven/organisaties/ instellingen.

n i l l e g

e o d lst

2

In de bijlage kun je een vertaling van bovenstaande doelstellingen vinden. Deze kun je gebruiken bij het aanschrijven van mogelijke stageplekken.

3

.

WAT WORDT VAN JOU ALS STAGIAIR VERWACHT?

Je bent in eerste instantie zelf verantwoordelijk voor het vinden van je stageplek en in principe ga je alleen. Je mag samen met iemand anders gaan, maar dit mag het hanteren van de Engelse taal niet in de weg staan. Voor je kunt vertrekken moet je zelfstandig een aantal zaken regelen. Het is voor een juiste organisatie en verloop van de stage belangrijk dat je op tijd je zaken regelt en inlevert. Volg daarom de stappen zoals ze op de site staan nauwkeurig en lees ook de aanwijzingen.

5

n jo u v e

wat

va

w

ordt er

acht rw 3.1 INSTRUCTIES Voor het verloop van de WXP: Stap 1 : orientatatie, contacten leggen en zoeken naar een goede stageplek. Stap 2: stageafspraak definitief maken met bedrijf: - Overleg met coordinator, Dhr. Jeninga over invulling stage

- Startformulier (initiation form) invullen met handtekeningen en digitaal inleveren via de site Stap 3: Voorbereiden op de stage: pre departure checklist digitaal inleveren. - Je WXP zelf: opreis! ouders melden je af bij de receptie Stap 4: Schrijven van je verslag (doe dit binnen 4 weken na terugkomst):

- Inleveren print versie: mr. Hardevelt (administratie)



- inlveren digitale kopie via de site

Stap 5: Declaratie: volg aanwijzingen op de site.

3.2. WANNEER MAG JE OP STAGE? Je mag het coach uur gebruiken om een begin te maken met het zoeken naar een stageplek en brieven schrijven (als je dit nog niet gedaan hebt). Gewenste periodes

4VWO leerlingen mogen op stage rondom de meivakantie of tijdens de zomervakantie.



5VWO leerlingen mogen ook rondom de herfstvakantie.

Isendoorn College Warnsveld

Workexperience bovenbouw TTO

6

3.4

HOE LEG JE CONTACT?

de introductiebrief naar het bedrijf of de school Het is de bedoeling dat je zelf een brief of e-mail naar het stagebedrijf of de school schrijft, om jezelf te introduceren, verdere afspraken te maken over wat je gaat doen, etc.. Geef aan waar je interesses naar uitgaan, wat je kunt, vertel of je al een baantje hebt, noem je vakkenpakket (dit is van belang voor scholen, maar soms ook voor bedrijven of instellingen), wanneer je precies komt en wat het doel van deze stage is (vanuit school/tto, maar ook waarom je het zelf wilt en waarom juist bij het uitgekozen bedrijf). Als het relevant is, vermeld dan ook je eventuele toekomstplannen. In de bijlage is een overzicht van de stage doelen in het Engels opgenomen, deze kun je gebruiken! Leg een brief - voordat je hem verstuurt - altijd voor aan je docent Engels. Stuur (mail) eventueel een kopie aan je coordinator ([email protected] of [email protected]). Van de correspondentie (inclusief de bevestiging van afspraken) moet je een kopie in je verslag doen. Zorg dus dat je mails en brieven goed bewaart. de introductiebrief aan het gastgezin Wanneer je een stageplaats hebt gevonden, heb je gegevens gekregen over het bedrijf, de contactpersonen en het gastgezin, waarmee je te maken krijgt. Schrijf een brief of e-mail aan het gastgezin, waarin je jezelf voorstelt en aangeeft waar je vandaan komt, of je een jongen of meisje bent, wat je leeftijd en hobby’s zijn, iets over je familie, eventuele bijbaantjes, ervaring in het buitenland, etc. Geef naast je adres en telefoonnummer ook je e-mail adres. Tijdens de lessen Engels wordt ook aandacht besteed aan het schrijven van deze brief.

Isendoorn College Warnsveld

Workexperience bovenbouw TTO

8

3.5

DE INHOUD VAN JE STAGE

Wat kun je in een bedrijf gaan doen? • Het verrichten van eenvoudige werkzaamheden • Het interviewen van werknemers en chefs (zie voorbeeld achterin). • Het praten met werknemers over de verschillen tussen werken, leven, vrije tijd in bijvoorbeeld Engeland en Nederland, etc. Wat kun je allemaal op een school doen? • Het volgen van lessen • Onderwijsondersteunende werkzaamheden verrichten op een basisschool of middelbare school • Een presentatie over Nederland verzorgen voor de leerlingen van de Engelstalige school, waar door zij een beeld krijgen van een aspect van Nederland aan de hand van onderwerpen als: Nederland en het water, Hanzesteden, Deltawerken, Rotterdam, Amsterdam, het Isendoorn College, etc. Maak zo’n presentatie nooit langer dan 20 minuten. • Vraaggesprekken met leerlingen, docenten en eventueel de directeur. BELANGRIJK: Leg van tevoren al vast wat je wilt gaan doen!! Maak goede en duidelijke afspraken met je stage mentor ter plekke over de werkzaamheden die je gaat verrichten!! Neem een cadeautje mee voor het gastgezin en voor de begeleider op je stageadres!! Indien er tijdens je stage vragen of problemen zijn, neem dan –afhankelijk van de aard van het probleem - direct contact op met mevr. Strijker / dhr Jeninga of met je coach. Bedenk hierbij dat e-mail niet op elk tijdstip van de dag gelezen wordt. Maak als het dringend is gebruik van de telefoon!!

9

3.6

Afronding stage ter plekke

Vraag je contactpersoon bij het bedrijf of op de school na afloop van de stage een korte evaluatie over jouw verblijf te schrijven, waarin in ieder geval vermeld wordt wat je gedaan hebt bij het bedrijf en hoe het ging. Dit voeg je dan later toe aan je plakboek. Achterin de handleiding vind je een aantal voorbeelden van evaluatie formulieren. Neem op een correcte manier afscheid van de mensen met wie je hebt samengewerkt of bij wie je op school bent geweest. Wissel eventueel (e-mail-) adressen uit. Bedank docenten en eventueel de rector, vertegenwoordigers/begeleiders van het bedrijf waar je stage hebt gelopen en bedank het gastgezin voor de genoten gastvrijheid.

3.7

Het stageverslag

Wat er in het stageverslag moet kun je vinden in de bijlage “how to write your report”. Verder kun je achterin deze handleiding voorbeelden vinden van vragenlijsten die je kunt gebruiken om informatie te verzamelen en van een logboek om je voorbereidingen bij te houden. Hierin kun je desgewenst ook tijdens je stage kort verslag doen van je activiteiten. Een map, waarin je van alles en nog wat kunt bewaren, is ook handig. Vraag de instelling om documentatie/ informatie voor in je eindverslag. Tip: maak bij een langer verblijf (2 weken) je eigen weblog aan! De site www.waarbenjij.nu is hiervoor zeer geschikt. Kijk maar eens op de weblogs van een aantal van onze (oud-)leerlingen om een idee te krijgen: http://roosenmarjet.waarbenjij.nu/ http://gambiagangers.waarbenjij.nu/ http://woutenluc.waarbenjij.nu/ http://larsenluc.waarbenjij.nu/ !!! Bewaar alles wat met de stage te maken heeft gehad: introductiebrieven, entreekaartjes, openbaar vervoer/vliegtickets, e-mails naar huis, foto’s, etc. Wanneer je weer thuis bent, gebruik je dit materiaal voor het maken (in het Engels uiteraard) van een mooi eindverslag. Als het mogelijk is, maak dan van (een deel van) je stage een foto/ filmverslag. Dit kan voor toekomstige stagairs een leuke opstap zijn. Vergeet niet aan het eind van je verblijf een evaluatie formulier in te laten vullen door je stagebegeleider. We verwachten ook dat je zelf een evaluatie formulier invult – zie bijlagen achterin dit boekje. De ingevulde formulieren voeg je toe aan je verslag. De tijd die je thuis nog in het afronden van je verslag gaat steken ligt op 4 tot 6 uren; samen met je voorbereiding zou dat genoeg moeten zijn voor het schrijven van een eindverslag. Probeer al ter plekke (tijdens je stage dus) te beginnen met schrijven. Eenmaal thuis kost het vaak meer moeite om te beginnen en kun je ook niet zo makkelijk even iets vragen aan de mensen op je stage plek… Isendoorn College Warnsveld

Workexperience bovenbouw TTO

10

Lever het stageplakboek/eindverslag binnen 3 weken na terugkomst in bij je meneer Hardeveld (administratie) Daarnaast moet je de digitale versie uploaden via de site. Hij registreert het verslag in ons administratiesysteem (som) en zorgt dat het verslag bij de docent Engels terecht komt. Vergeet niet je naam, klas en docent Engels op de voorkant van je verslag te vermelden en het aftekenformulier er bij te voegen!! De docent Engels zal het verslag vervolgens beoordelen (beoordelingsformulier vind je in de bijlage) en vervolgens aangeven of het werk in orde is. Mocht dit niet het geval zijn, dan krijg je de gelegenheid om het verslag aan te passen; dit kan inhouden dat ontbrekende zaken moeten worden toegevoegd of dat het taalgebruik moet worden verbeterd. Na ontvangst van een positieve beoordeling gaat het verslag naar je coordinator. Hij/Zij beoordeelt of alle vereiste onderdelen afgevinkt en in orde zijn. Je mag direct bij het digitaal inleveren ook je declaratie inleveren. Natuurlijk kun je alleen werkelijk gemaakte kosten terugkrijgen; zorg er dus voor dat je je uitgaven kunt specificeren dmv. bonnetjes, creditcardafschriften etc. Na de beoordeling wordt het administratieve deel in werking gezet.

3.8

gedragsregels stagiair

Bij een stage kom je in contact met bedrijven en instellingen. Wees je, bij het vervullen van een stage, ervan bewust, dat je op dat moment het visitekaartje van de school en je land bent. In de meeste gevallen hebben personen die connecties hebben bij een bepaald bedrijf een stageplaats voor je gezocht. Ook naar deze personen toe heb je een zekere verantwoordelijkheid. Zij blijven in de toekomst zaken doen met deze bedrijven. Daarnaast zou het mooi zijn wanneer ook in de toekomst leerlingen van onze school gebruik kunnen maken van de stageplek die jij bezocht hebt… Aandachtspunten: • Houd je aan de regels die binnen het stagebedrijf of de school gelden, bijv. met betrekking tot werktijden, koffiepauzes, enzovoort. • Ga na of je bepaalde kleding moet dragen. Je kleding moet voldoen aan de daar geldende normen. Bedenk dat niemand je erop aankijkt als je “te netjes” bent gekleed. Probeer van tevoren aan de weet te komen wat er op dat terrein van je verwacht wordt. Veel Engelse scholen gebruiken een schooluniform. Je moet vooraf met de school overleggen wat er van jou wordt verwacht op dit gebied. • Let op je taalgebruik. De directe manier waarop in Nederland vaak dingen gezegd worden, wordt in het buitenland niet altijd op prijs gesteld. Vermijd taalgebruik en gebaren dat door je nieuwe omgeving als grof kan worden ervaren. Tijdens de lpb wordt hier ook aandacht aan besteed. Vooral bij stages in andere werelddelen kun je tegen grote cultuurverschillen aanlopen. Maar ook in een buurland als Duitsland kent men andere gedragsnormen. Een misverstand is snel geboren!

11

• • •

Ga niet zitten afwachten; neem initiatieven. Zorg voor een goede communicatie met de leiding van het bedrijf en het gastgezin en vraag als iets je niet duidelijk is! Breng nooit vertrouwelijke informatie naar buiten van de organisatie waar je stage loopt. Zelfverzekerdheid is een goede eigenschap, eigenwijsheid niet.

• • •

Stel je in alles positief op! Spreek niet in negatieve kritische zin over Nederland of het Isendoorn College. Indien je kritiek hebt op de gang van zaken, probeer die dan intern op te lossen. Maak goede afspraken en kom ze na. Op school of het bedrijf, maar ook bij het gastgezin (bij voorbeeld ‘s avonds niet later thuiskomen dan afgesproken is). Een gast richt zich naar de regels van het gezin. Houd de regels in acht, die ook op het Isendoorn College gelden.

Isendoorn College Warnsveld

Workexperience bovenbouw TTO

12

is k o e R

ring

. REISKOSTEN, VERZEKERINGEN, ETC.

ze k e

4

er

nv e t s

Reiskosten Aan een stage zijn reis- en verblijfskosten verbonden en een stage brengt risico’s met zich mee. Risico’s zijn financieel af te dekken, maar geld weegt niet op tegen het leed dat uit een ongeval voort kan komen. Risico’s moeten tot het uiterste beperkt worden. Een goede organisatie vooraf kan dit bewerkstelligen. Daarom een aantal zaken op een rijtje: • • • • • •

Ga na welke reis je moet maken en welke vervoersmiddelen je ter beschikking staan. Ga na hoe je het goedkoopst (zonder veiligheidsaspecten uit het oog te verliezen) op je stage adres kan komen. Ga bij verschillende reisbureaus langs voor informatie. Kijk op internet. Vraag de tijdstippen van vertrek en aankomst op. Ga je tijdstip van aankomst na in de plaats waar je moet zijn en meld dat tijdig bij het gastgezin. Maak ook duidelijke afspraken hoe je van het station (of boot, of vliegtuig) afgehaald kunt wor den of met welk openbaar vervoer je het snelst bij het verblijfsadres kunt komen.

De kosten worden gedragen door de ouders en leerling zelf, met uitzondering van de eerder vermelde declaratie van maximaal 150 Euro. Uiteraard is het aan te bevelen om te sparen voor de te maken kosten. • • • •

De school beseft dat de kosten flink kunnen oplopen. Eén en ander kan beperkt worden door het dichter bij huis te zoeken. De hoogte van de kosten hangt van veel dingen af, zoals: de afstand het seizoen de plaats waar je in het betrokken land heen gaat het meebetalen aan de kosten voor het levensonderhoud

Verzekeringen De school heeft een collectieve ongevallenverzekering. Deze verzekering is zowel in Nederland als in het buitenland van toepassing. Voor nadere informatie over de polisvoorwaarden zie het vademecum! Zijn er echter toch nog vragen, neem dan even contact op met de administratie.

13

Voor de ouders: omdat de polis van de school een beperkte dekking heeft, is het raadzaam te bekijken in hoeverre uw eigen verzekering van toepassing is en of de dekking toereikend is voor de stageperiode. Zeker voor de leerlingen die naar de VS gaan, is het van belang voldoende verzekerd te zijn. BELANGRIJK: Het is de verantwoordelijkheid van de ouders om voor afdoende dekking te zorgen! Met klem wordt aangeraden een WA-verzekering aan te gaan. Over andere verzekeringen (annulering, reisverzekering) kan men zelf beslissen. Er hangt veel samen met de eigen verzekeringssituatie en met het land waar men heen gaat. Buiten Europa verdient het aanbeveling na te gaan of de verzekering werelddekking geeft. Ouders doen er verstandig aan zich te oriënteren op plaatselijke omstandigheden en daar de hoogte van het gedekte schadebedrag op af te stemmen. Veelal hebben bedrijven verzekeringen afgesloten, waardoor niet alleen de werknemers, maar ook de stagiaires verzekerd zijn. Je kunt dit, na aanvraag, bij de overweging betrekken of je je al dan niet extra wilt verzekeren. Visum en werkvergunning Naast het goed verzekerd zijn, is ook van belang na te gaan of je een visum nodig hebt. Je kunt dit kortsluiten met het bedrijf. In de VS is bijvoorbeeld een werkvergunning nodig, tenzij er met de betrokkenen afspraken zijn gemaakt dat het geen stage, maar een vakantie betreft. Dit laatste is meestal het geval. Zie ook “reisdocumenten”, onderaan deze pagina. Voor informatie hierover kun je contact opnemen met de ambassade van het betreffende land. De meeste reisbureaus zijn ook goed op de hoogte van dit soort zaken. Toestemmingsformulier Onder anderen in Engeland dien je soms een schriftelijk bewijs bij je te hebben waarin staat dat je ouder(s)/verzorger(s) jou toestemming hebben/heeft gegeven om te reizen zonder volwassen begeleiding (“unaccompanied minor”). Soms wordt er met een standaard formulier gewerkt, soms is een brief van ouders voldoende. Vraag dit na bij de luchtvaartmaatschappij! Reisdocumenten Voor vluchten naar bestemmingen buiten Europa heb je aan een ID kaart niet genoeg, een paspoort is hiervoor vereist! Tijdens deze vluchten moet meestal een formulier (“Entry form”) ingevuld worden, waarin o.a. gevraagd wordt naar verblijfplaats en de reden van de reis. Uiteraard vul je het adres van je gastgezin in bij verblijfplaats/bestemming. Je kunt als reden “Work Experience” noemen. Wij adviseren je echter om gewoon ‘vakantie’ of ‘toerist’ aan te kruisen op dit formulier. Dit kan een hele hoop gedoe schelen, want al noemen wij het ‘work experience’, je gaat niet echt aan het werk, je kijkt (en helpt) vooral mee. Officieel zijn jullie nog je jong om te werken en er is dan ook geen werkvergunning aangevraagd. Isendoorn College Warnsveld

Workexperience bovenbouw TTO

14

5

. OVERZICHT VAARDIGHEDEN (KEY SKILLS)

Hieronder volgen belangrijke vaardigheden die je kunt opdoen en toepassen tijdens je stage. Communicatieve vaardigheden Praten in een groep Kort en bondig formuleren Oplettend luisteren Nadenken voor je spreekt Ter zake blijven Tactvol en opbouwend kritiek geven

• • • • • •

Problemen oplossen Problemen en doelen aan de orde stellen Naar ideeën en meningen vragen Zelf ideeën geven Ideeën kritisch wegen Discussie samenvatten Onderwerpen verduidelijken

• • • • •

Sociale relaties Vertrouwen hebben in anderen Behulpzaam zijn Voor jezelf opkomen Verantwoordelijkheid aanvaarden voor zaken die mislopen Zicht krijgen op culturele verschillen

• • •

Creativiteit Meerdere oplossingen bedenken voor een probleem Ideeën van anderen verder uitwerken Creatieve oplossingen aandurven

k ey

skills

• • • • • •

Algemene vaardigheden • Hoofdzaken van bijzaken kunnen onderscheiden • Samenvatten van bijdragen of discussie • Discussiepunt formuleren • Problemen signaleren • Begrijpen waarom je iets doet • Openstaan voor hulp • Eigen standpunt duidelijk bepalen • Zelfkritiek kunnen hebben • Tijd nemen om te leren en na te denken • Presenteren We lezen graag terug in je verslag aan welke vaardigheden jij wilt gaan werken en welke je hebt opgedaan en/of toegepast!! 15

nd

a ge .

a

6

(ADVIES) STAGE AGENDA

17 sept. 2015

Korte voorlichting leerlingen tijdens coachuur

17 sept. 2015

Voorlichting ouders en leerlingen tijdens de speciale ouderavond. Mét stagemarkt deze keer!

sept. ‘15- mei ‘16

Zelf aan de slag, deels tijdens coach uur.

sept.- dec. 2015

Contact met mevr. Strijker (H) of Dhr. Jeninga (V) via de mail of kom gerust langs over het leggen van contacten, brieven sturen, afspraken maken e.d.



Tijdens de lessen Engels aandacht besteden aan het schrijven van de brieven.

dec. ‘15 – april ‘16

Melden van gevonden stageplaats via de mail aan je coordinator. Gebruik uitsluitend de WXPH of WXPV adressen!

jan. – april 2016

Versturen van introductiebrief naar gastgezin.

jan - april 2016

(Telefonisch) contact met stageplaats om definitieve afspraken te maken.

Vóór eind april 2016 Stageplan via de mail doorgeven aan je coordinator, ondertekend formulier wxp persoonlijk bij hem/haar inleveren! Stageweken 2014 – 2015

VWO leerlingen rondom de meivakantie 2016, tijdens de zomervakantie of rondom de astervakantie 2016

Vlak voor vertrek de afwezigheid voor de hele periode (laten) melden bij receptie Oostkaap ! Aan het einde van de stage: Leerling vult evaluatieformulier in aan het einde van de stageperiode en laat evaluatie schrijven door stagebegeleider. Max. 3 weken na stage: Inleveren eindverslag bij je Dhr. Hardeveld (adminsitratie). zie STEP 4

Isendoorn College Warnsveld

Workexperience bovenbouw TTO

16

bijl

en g a

* * * * * * * * * * * * *

17

Formulier stage gegevens Examples of letters Telephone calls: how to make them Logboek voorbereidingen Pre-departure checklist Daily work experience diary Keeping a logbook during your stay WXP tasks Evaluation form – employer Evaluation form – student How to write your report Assessment form WXP report Outline presentation at school

EXAMPLES OF LETTERS Your address Postal code town The Netherlands Email address Name of contact address Country Date Dear Mr/Mrs/Ms …., We are two boys/girls, name, age .We are from name town which is in the Eastern part of the Netherlands. We are doing a bilingual stream at pre-university level at the Isendoorn College in Warnsveld. From the age of 12 we have had half of our subjects in English. We heard about your company/school from name relative/friend. Extra information As part of the bilingual stream, we have to do a work experience project in an English speaking environment. We would like to come to your company/school for this work experience project. We would like to get some work experience during one or two weeks, and the other week we would like to do some cultural activities. We also need to find accommodation. Could you help us to find a place to stay? (Would it be possible to stay at your school/campsite/hotel during this period?) If there are any costs for staying there, we are willing to pay them. What possibilities for work are there? We were thinking that we might be able to do odd jobs such as …… We would appreciate it if you could send us an email. If you need more information you can always contact the co-ordinator of the bilingual stream, Mrs. E. Mestebeld ([email protected] ) We are looking forward to hearing from you, Yours sincerely, (don’t forget your signature(s)!) Name(s)

Isendoorn College Warnsveld

Workexperience bovenbouw TTO

18

Your address Postal code town The Netherlands Email address Name of contact Address Country Date Dear Sir/Madam (if name not known) My name is and I am a high school student at the Isendoorn College in Warnsveld, a small town in the Eastern part of the Netherlands, just outside the city of Zutphen. My school is a bilingual one and I have been following the bilingual programme for 4 years now. The major activity of our senior years is an overseas work experience placement of a week/two weeks and this is the reason I am writing to you/your company/organisation. (Name of the company) interests me greatly as I am ………/take part in…./are involved with….. It would be a wonderful opportunity for me to spend a week………and I would be very grateful for the chance to experience/take part in/ improve….. The specific task is not of major importance, what matters is that I am involved in a real work situation in an English speaking environment and that I have contact with fellow workers preferably in a team situation. The timing of the week is somehow flexible, although our school prefers the period of ……………………….. or holiday weeks. It is the intention that the work experience week takes place in the school year 2011-2012. If you see a possibility within your organisation for my (two) week’s work experience I would be very happy and grateful indeed. In any case thank you very much for your kind attention to my request. I would be most delighted to hear from you. Yours faithfully (if name known) /sincerely/truly,

19

Te gebruiken bij het zoeken naar een stageplek:

Objectives of a WorkeXPerience (wxp) placement During the fourth (or fifth) year of secondary school at the Isendoorn College, all pupils are expected to do community service. They have to be involved in a real working situation, on a voluntary basis: “all care, no responsibility”. The bilingual pupils are expected to do this in an English speaking environment. Our bilingual education programme has two aims: the first aim is to give students increased language skills, the second aim is to provide a platform for European and International Orientation. Internationalisation offers a valuable contribution to both. Through contacts with foreign students and/or ‘local colleagues’, bilingual students will not only practise their language skills, but also increase their awareness of other cultures as well as their own culture. So in short, the main objectives of an international community service are: • • • • •

to improve language skills (English!) to develop intercultural awareness to participate actively in a working situation to increase awareness on the functioning of institutes/companies/schools. improve social and personal skills

Main contents community service We expect from our pupils that they will: • • • •

Execute basic activities, assist the institute on a voluntary basis, Follow lessons (in English) – optional Communicate with colleagues in English on various (intercultural) topics Interview employees (‘colleagues’) and their supervisor on (intercultural) topics

Isendoorn College Warnsveld

Workexperience bovenbouw TTO

20

TELEPHONE CALLS: HOW TO MAKE THEM Many students find it difficult to speak to strangers on the phone. This is a guide to help you make a telephone call to your Work eXPerience host to introduce yourself and/or confirm your interview. Before you make the call, make sure you have: • A pen and paper • The phone number and name of the person you need to speak to • A list of questions that you wish to ask, if anything is unclear from the information you already have. Making the call It should go something like this: 1. 2.

Dial the number When the phone is answered, say:

“Hello, my name is……………….. and I am a student from the Isendoorn College. I would like to speak to …………………… concerning my Work Experience placement.” 3.

When you are put through to your work supervisor, say:

“Hello, my name is……………… and I have been in touch with your company for my Work Experience (by mail). I’ve called you to introduce myself 4. Listen carefully to the supervisor, which can be difficult when you’re nervous. Answer any questions you are asked and ask the questions you have listed, listening carefully to the responses and writing them down. 5. When you have both finished, say: “I will see you on………..… Thank you very much for your assistance. Goodbye.” Good luck !!

21

LOGBOEK VOORBEREIDINGEN DATUM: ACTIVITEIT: AANVULLING:

Isendoorn College Warnsveld

Workexperience bovenbouw TTO

22

Pre-departure Checklist WorkeXPerience You have to organize a lot of things before you can finally leave for your WXP. To help you with this, I put up a pre-departure checklist. This list will help you to remember everything and not forget anything that you might require in going to (and during your stay in) a foreign country. Please tick the boxes when done, and let your parents sign for it, before you hand this list in with the WXP coordinator. When approved of, you will get official permission to leave. 1)

Things to do/organise/buy before departure

Documents that you may require on your journey • Passport/identity card When travelling outside of Europe, you need a valid passport that will not expire within six months! • Required visa (when travelling outside of Europe) Check whether the country you will be visiting requires a visa for entry, as this needs to be arranged well in advance. Some travel agents will organise visa for you; otherwise you should contact relevant foreign consulates or embassies. • Vaccination passport (“gele boekje”) If you’re off to a tropical destination, find out if you need any vaccinations. You may need an ti-malarial tablets for protection as well. Arrange to visit the GGD (http://www.ggdgelre-ijssel.nl/, go to “info voor reizigers”) at least six weeks before you leave. See also: http://www.lcr.nl/Landen . • Tickets • Insurance documents (health care & luggage) Make sure you are well insured and take your card with you! As a minimum, your insurance should cover medical expenses and repatriation, protection against the loss of your passport and other valuable items, and insurance against legal problems. • Address and telephone numbers of your final destination (host family, WXP address/phone number), • Emergency numbers insurance, bank, mobile provider • • • • • • •

23

Other preparations Inform school (your coach, your teachers, the TTO coordinator as well as the reception!) on your absence in time. Make a plan for your lessons and tests missed during your wxp, and discuss this with your coach and teachers! Make sure you discussed the contents of your WXP with the coordinator, you need official ap proval before you can go. Hand in the ‘Formulier stage gevens’ (signed by one of your parents!) with the WXP coordinator Inform host family on when and where you will arrive – arrange ‘pick-up’ Inform WXP place on your date and time of arrival Obtain a letter of explanation from your doctor and a supply of the medication if you are cur- rently using medication of any kind. Prepare yourself on staying in a different culture and country: study books, maps, magazines and the internet to become more acquainted with the region and its’ people. This will improve the quality of your stay…

• • • • • • • • • • • • •

Find out whether there is a ‘dress code’ for the country/area where you are going to (mainly re levant when travelling outside of Europe) and your working place (even relevant when travelling within Europe!); jeans are not allowed everywhere for example, and neither are shorts! Make arrangements to stay in touch with parents and school . When you are travelling outside of Europe, find out where the nearest Dutch embassy is as it should be your first port of call if you do find yourself in trouble. You can find embassy details at: http://www.mfa.nl Investigate your mobile phone options. Many mobile phones these days can be used abroad, but be aware of the additional (high!) costs and may be charged not only for making calls and text messages, but also for receiving them when you’re away. Check your phone’s handbook or contact your service provider to see whether your phone has coverage in the countries you are visiting, and roaming rates. If you’re planning to stay in another country for more than two weeks, it may be worth buying a cheap “pay-as-you go mobile” or SIM card there. You can also use pay phones and may be able to find an international phone card with reasonable rates. Make double copies of all your (official) documents, leave one set at home and put the other one in your luggage. Take your WXP booklet (plus/ including the evaluation form!) with you. This will help you collec ting all the necessary information during your stay. Once back home it’s more complicated to get this. Make a list of what you have packed in each item of your main luggage, in case you need to make an insurance claim. Ensure that you are not carrying any of the ‘prohibited and restricted goods’ with your luggage. When you’re not sure, please check http://www.schiphol.nl/Reizigers/OpSchiphol/Bagage/Regel sHand bagage.htm Label your luggage! Check how you can obtain money/cash abroad. Your normal debit card (pinpas) will probably be fine to use abroad (check how much you will be charged for using your card abroad though!). In rural areas and in tropical countries, cash may be the only accepted form of payment. Avoid carrying around large amounts of cash. Instead, take travellers cheques (safer than carrying around money because only you can spend them) or only take small amounts at a time using your debit card. Use/create a secure place to store your valuables – a money pouch to wear under your clothes for example. Discuss this with your host family! Many hostels have e-mail capabilities and there are internet cafes in most cities, though connec tions are not always reliable and can be expensive. Take along some ‘gifts’ (typical Dutch?), which you can give at the end of your stay.

2) • • • •

While you are away….. Make your own weblog - in the booklet you can find some useful websites! Especially when you stay away for a longer period and/or when you’re travelling to a country outside of Europe. It makes contact with the people back home a lot easier and the stories written by you might be useful for your report as well. Keep a record of expenses made, including tickets, receipts etc. You’ll need this for your declara tion (refund of the €150,- after approval of your report). Besides receipts, keep everything related to your stay (letters, maps, pics, etc.). You might want to use this for your report. Look for material(s) that can be useful for your presentation at school! Isendoorn College Warnsveld

Workexperience bovenbouw TTO

24

DAILY WORK EXPERIENCE DIARY To complete your diary, reflect back on your day every day. For example; what did you do, what went well, what went wrong, positive remarks, funny things, events you wish never happened, things you learned today, worries, surprises, what you enjoyed saying, why and so on. Don’t forget to take pictures and collect brochures etc. for your scrapbook. Don’t forget to ask your supervisor to complete the Work Experience Employer’s Evaluation on the last day Day 1 Ask your supervisor to give you Health and Safety instructions Use this space to write your reflections on the day:

Day 2 Use this space to write your reflections on the day:

25

Day 3 Use this space to write your reflections on the day:

Day 4 Use this space to write your reflections on the day:

Isendoorn College Warnsveld

Workexperience bovenbouw TTO

26

Day 5 Use this space to write your reflections on the day:

Day 6 Use this space to write your reflections on the day:

This space should be used to reflect upon your week. Has it been as you expected? How many of your targets have you managed to achieve? What did you learn? How did it compare to school? What did you like best? What did you like least?

27

KEEPING A LOGBOOK While away during your week it is important that you keep a record of what you do, who you meet and your impressions of what you experience. This will help tremendously in preparing your presentation for later and it will form part of your senior school TTO portfolio. A logbook is basically a diary where you record activities in the order they happen and give a summary of your thoughts at the end of each day. This does not need to be pages of writing but if you want to write in detail then of course you can and that is also most welcome. Texts, placed on your weblog (like http://waarbenjij.nu), can be used as well. Set out your log with dates and start by describing what your work experience is about and how you came upon the contacts. Describe you trip and keep souvenirs of it such as tickets and other documentation. This ‘scrap book’ idea can be extended to include some photographs particularly of where you were and the people you mixed with. This log book will be kept as a record of your work experience and will contribute towards your TTO senior school certificate with which you will be presented at your graduation.

bo g o l

ok

 

Isendoorn College Warnsveld

Workexperience bovenbouw TTO

28

WORK EXPERIENCE TASKS (both tasks should be done and put in report!) Task 1 Describe the company 1. Which category is your company in? Large (over 100 employees) Medium (21-100 employees) Small (20 or less) Primary Industry (extracting raw materials from the ground, e.g. farming, mining) Secondary (or Manufacturing) Industry ( e.g. factory work) Tertiary (or Service) Industry (providing services to people e.g. retail, working in hospitals, government departments, restaurants) 2. What are the main activities of the company?

3. What is the section/department you are working in called? What does it do?

4. Does the company have other sections? Where? What are they called and what do they do?

5. Does the company have other branches in this country, elsewhere in Europe or the rest of the world? If so, where?

6. What are the main goods and services that the company produces? Who are the main clients/customers for these services?

7. Who is responsible for personnel and training? What do the jobs involve?

8. What kind of training schemes (if any) does the company provide for?

9. If you wanted a job in the organization, how would you apply and what is the selection procedure? 29

Task 2 Job interviews Interview three people, at least one person in your workplace. You may like to begin by interviewing a member of your family or someone else you know well. The information gathered will contribute towards the writing of your report. Complete a sheet for each interview. Interview (example !) 1.

Job title/position______________________________________________

2. 3.

What would the expected starting salary be in this field of employment? (This question is optional)_______________________________________ What qualifications does your type of work require? ----GCSEs ----GNVQ ----A Levels ----Degree

4.

What kind of training (if any) have you had in the last three years?

other vocational qualifications___________________________________

____________________________________________________________ 5.

What career opportunities exist for your company?

____________________________________________________________ 6.

Is your present career the one you chose as a school leaver? If not, what changed your mind?

____________________________________________________________ 7.

What are the most important skills used/needed in your job?

_____________________________________________________________ 8. What are the three things you enjoy most about your work? a) b) c) 9.

If you could change any aspect of your job, what would it be?

_____________________________________________________________ 10.??? _____________________________________________________________

Isendoorn College Warnsveld

Workexperience bovenbouw TTO

30

Evaluation form - Employer Name of the student ___________________________________________________ Name of company_____________________________________________________ Employer/ Supervisor: Would you please complete this form, where applicable, for the above named student? It will contribute to the student’s report and may help with future job applications. Thank you for your time and effort! Attendance Number of days completed: Please tick the appropriate rating, where 1 = weak to 5 = excellent. Personal attitude



1

2

3

4

5

Punctuality Suitability of dress Attitude and interest Self-confidence Relationship with others Perseverance Responsibility Initiative Adaptability to placement Adaptability to new tasks Additional remarks:

31

please continue other side

Key Skills Demonstrated 1 2 3 4 Communication Application of Number Information Communication Technology Working in Teams Problem Solving Improving Own Learning and Performance

5

Supervisor’s Comments:

Name supervisor:

……………………………………………………………

Position:

……………………………………………………………

Date: ……………………………… Signature:

…………………………………

Isendoorn College Warnsveld

Workexperience bovenbouw TTO

32

Short Evaluation form – Student - use your report for more extensive comments Name:___________________________________________ Company address (incl. country): _____________________________________________________________________ Is this company willing to take another student from your school next year? Yes/No Additional remarks:______________________________________________________ Host family address:_____________________________________________________ ______________________________________________________________________ Is your host family willing to take another student from your school next year? Yes/No Additional remarks:______________________________________________________ What did you think of your work experience period?___________________________ ______________________________________________________________________ What did you think of the company/school you went to?_______________________ ______________________________________________________________________ What have you learnt? ______________________________________________________________________ What do you think of the way the company/school helped you? ______________________________________________________________________ What do you think of the way Isendoorn College helped you? ______________________________________________________________________ How was your stay at the host family? ______________________________________________________________________ Do you think this work experience project is a useful part of the bilingual stream? Explain your answer! ______________________________________________________________________ 33

t

writ HOW TO WRITE YOUR REPORT

repor

our y e

Below, a list of what should be in your report is given. The writing of this report gives you the opportunity to reflect on your WXP placement. Much of the information you will need to complete the report will have been collected on various forms and during different assignments (i.e. the interviews). The report should be a summary of the different steps you took during the “WXP project”. On the next page, the assessment form, used by your English teacher is printed. You can use this as a checklist before handing in your report. Make sure you read all the questions carefully before departure, so that you know what information you need to collect… Introduction 1. Describe the company or organisation that you went to, their name, what they do and where they are located. 2. Give the dates of your Work Experience placement and your daily work times. 3. Describe your ideas about the placement before you went. What you wanted to learn 1. List the abilities, qualities and Key Skills that you hoped you might develop on your placement. 2. Give any information about future work opportunities that you wanted to pick up. The job interview(s) 1. Describe who you interviewed and what you found out. What you did during your placement 1. Describe the tasks that you were given. 2. Describe how you felt about these tasks, what you learned that was new and whether you enjoyed them. Which ones did you not enjoy and why? 3. Describe the results of the activities given to you in the Work Experience Diary and Key Skills Record and the Task sheets. 4. Describe anything funny or unusual that happened. 5. If you were given a specific project to complete by your employer, you may wish to write about this. Your Action plan 1. How many of your personal targets did you achieve? 2. Describe how you have developed your Key Skills. 3. Which abilities, qualities and skills do you want to improve in the future? Your conclusions 1. Summarize how you feel about the placement, your likes, dislikes and learning points. 2. What advice would you give to a student going to this placement next year? 3. Do you have any career ideas for the future? 4. Did the wxp change your ideas/plans relates to the future? If yes: how? 34

FEEDBACK/EVALUATION: WORK EXPERIENCE REPORT Name: ………………………… Class: …… English teacher: ………………………………

Introduction • How well have you described the company or organisation that you went to and your ideas before you went? What you wanted to learn • Have you listed the abilities, qualities and Key Skills that you hoped to develop? • Have you given any information about future work opportunities? The job interview(s) • How well have you described the person you interviewed ? What you did during your placement • How well have you described the tasks that you were given and how you felt about them, as well as the results they yielded? Your Action plan • How well have you described how you have achieved your personal targets and developed your Key Skills? • How well have you described which abilities, qualities and skills you wanted to improve? Your conclusions • Have you summarised how you felt about the placement, your likes, dislikes and learning points? • Have you given advice to a student going to this placement next year? • Have you stated any career ideas for the future and how these might have changed? Quality of Language •

Content is written with care and enthusiasm

•

Organisation and coherence of whole [layout]

•

Range of grammatical structures and vocabulary

• Accuracy 35

p r es e

t i o a t n n

OUTLINE OF PRESENTATION AT SCHOOL Presentation to the class on your Work eXPerience Soon after your return to school you might get the opportunity to tell those of us left behind all about your week away and all the exciting things that happened. You will do this in the form of a presentation which will last about 15 minutes. This presentation can take many forms. You can give us a power point presentation or use slides or posters with photographs or simply tell us about what you did. Some form of documentation, souvenirs etc are required and it may well be that these have found their way into your scrapbook but we can also pass this around. Obviously you start by telling us where you went and what you did. We want to hear about the people you met and mixed with and how you coped with the English. What were your accommodation arrangements and what sort of “extra-curricular activities” did you take part in. What was unusual, strange, what did you like, what not? There will definitely be an opportunity for questions at the end as we are most curious about your adventures!

36