EFFEKTIVE SCAN- UND FAX-PROZESSE Konica Minolta und Köbele optimieren Prozesse der Firmengruppe SIMON Die Firmengruppe SIMON mit Stammsitz in Aichhalden bei Schramberg gehört seit 1992 zur INDUS Holding AG. Als internationale Unternehmensgruppe erzielt sie mit rund 630 Mitarbeitern einen Umsatz von 209,5 Millionen Euro. Die Firmengruppe gliedert sich in vier Unternehmen und vier Profit Center. Kundennähe, Qualitätssicherheit, Innovationsfreude und Marktorientierung kennzeichnen den Erfolg ebenso wie hoch motivierte und sich mit dem Unternehmen identifizierende Mitarbeiter.
KONICA MINOLTA UND KÖBELE OPTIMIEREN PROZESSE DER FIRMENGRUPPE SIMON Die Firmengruppe SIMON scannt pro Monat 5.000 bis 10.000 Dokumente wie Lieferscheine oder Rechnungen. Das Scannen über die Twain-Schnittstelle in einer Terminal-Serverumgebung konnte über die bisherige heterogene Druckumgebung eines Fremdherstellers nicht zufriedenstellend abgebildet werden. Mit der Lösung von Konica Minolta und seinem Partner der Georg Köbele GmbH & Co.KG ist heute die direkte Übergabe aller Dokumente in das ERP-System im Rahmen einer homogenen Drucklandschaft gewährleistet und die bisherige Installation und Pflege von Treibern an den Arbeitsplätzen entfällt. Hierdurch haben sich Scan- und Fax-Prozesse der Firmengruppe SIMON wesentlich beschleunigt und der administrative Aufwand konnte stark verringert werden.
Rationelle Abläufe im Fokus Produktionsabläufe der Technologiefelder Sinter- und Hartmetalltechnik, Kunststoffspritzguss, galvanische Veredelung und Montage in Kombination mit einem leistungsfähigen eigenen Werkzeugbau und Werkstofflabor garantieren bei der Firmengruppe SIMON wettbewerbsfähige und technisch herausragende Produkte. Wichtiges Bindeglied innerhalb der Firmengruppe ist die gemeinsame Verwaltung. Die Zentralbereiche Einkauf, Controlling und Finanzen, Personal, IT und Qualitätswesen schaffen Standards und stellen Synergieeffekte durch rationelle Abläufe sicher. Um diese Abläufe weiter zu verbessern, beauftragte die Firmengruppe SIMON die Georg Köbele GmbH & Co. KG mit der Analyse und Optimierung der ScanWorkflows. Köbele ist ein regional führendes Handelsund Dienstleistungsunternehmen der Bürowirtschaft mit rund 65 Mitarbeitern und arbeitet bereits seit Längerem erfolgreich mit der Firmengruppe SIMON zusammen.
Foto von links: Stefanie Karmann & Klaus Hensel, Konica Minolta, Daniel Hezel & Markus Weigold & Florian Haag, Firmengruppe SIMON, Holger Rentschler & Volker Haaga, Köbele, Daniela Blickle, Firmengruppe SIMON
Aufwändiger Scan-Prozess Bisher scannten die Mitarbeiter der Firmengruppe SIMON Dokumente wie Lieferscheine und Rechnungen über die Twain Schnittstelle der Systeme eines Fremdherstellers in das ERP-System. Dieser Prozess war zeitintensiv und störungsanfällig. Denn zuerst musste der entsprechende Twain-Treiber an jedem Arbeitsplatz installiert werden. Während des Scanvorgangs konnten die Mitarbeiter die Dokumente nur einzeln an den unterschiedlichen Systemen einscannen und mussten anschließend an ihrem Arbeitsplatz eine Bestätigung vornehmen, damit das Dokument archiviert werden konnte. War das entsprechende System durch einen Kopier- oder Druckvorgang belegt, konnte während dieser Zeit nicht gescannt werden. Hinzu kam, dass die Twain-Schnittstelle fehleranfällig war, wodurch ein zusätzlicher Aufwand entstand und Prozessabläufe gestört wurden. Daher suchte die Firmengruppe SIMON nach einer neuen, optimierten Lösung.
„Wir profitieren heute von beschleunigten Prozessen und sind mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden.“ Florian Haag, Zentraleinkauf, Firmengruppe SIMON
Komplexe Umstellung Um die Prozesse der Firmengruppe SIMON effektiver zu gestalten, analysierten Köbele und Konica Minolta zunächst die Drucklandschaft sowie mit dem Partner Nuance die damit verbundenen Scanworkflows. Auf dieser Basis entwickelten sie eine Lösung, die den Bedürfnissen und Anforderungen von SIMON entsprach. Hierfür war eine komplexe Umstellung nötig, die bei der Firmengruppe SIMON verschiedene Abteilungen wie unter anderem Einkauf und IT betraf und die es vorher in der Form noch nicht gegeben hatte. Die Lösung umfasste die Programmierung eines Datenbank Look-up in die SQL Datenbank des ERP-Systems, den Austausch der bisherigen heterogenen Drucklandschaft sowie die Applikationen RightFax und NSi AutoStore, wodurch die direkte Übergabe der Dokumente in das ERPSystem heute gewährleistet wird.
Beschleunigte Prozesse Die bestehende heterogene Drucklandschaft aus 100 Systemen, wurde durch 70 Konica Minolta bizhub Systeme ersetzt. Auf diesen Systemen wurden die Applikation NSi AutoStore und RightFax direkt auf dem Display integriert, was eine einfache Bedienung ermöglicht. Die Fax- und Scan-Ziele konnten von den bestehenden Systemen direkt auf die neuen Konica Minolta Systeme übertragen werden. Und während früher von jedem System ein Port der Telefonanlage belegt wurde, werden mit der heutigen Fax-Server Lösung wesentlich weniger Ports benötigt. Florian Haag, Zentraleinkauf Firmengruppe SIMON, zeigt sich mit der Lösung von Konica Minolta und Köbele sehr zufrieden: „Heute erreichen uns Faxe in digitaler Form und werden automatisch archiviert, wodurch wir jeden Tag Zeit einsparen.“
Geringerer Administrationsaufwand Auch die Systeme, die Florian Haag vorab testen konnte, überzeugten: „Das große Display, von dem sich alle Anwendungen direkt steuern lassen und das bei allen Konica Minolta Systemen einheitlich gestaltet ist, ist für uns ein großer Vorteil.“ So ist sichergestellt, dass alle Systeme auch von allen Mitarbeitern leicht bedient werden können, ohne dass sie sich jedes Mal auf eine andere Menüführung einstellen müssen, wie es vorher der Fall war. Mit den neuen Systemen und Applikationen entfällt darüber hinaus die bisherige Bestätigung am Arbeitsplatz nach dem Einscannen eines Dokuments zur Archivierung sowie die Installation und Pflege der Treiber an den einzelnen Arbeitsplätzen. „Durch die Lösung von Konica Minolta und Köbele hat sich unser Administrationsaufwand erheblich verringert. Wir profitieren heute von beschleunigten Prozessen und sind mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden“, fügt Haag abschließend hinzu.
Ihr Konica Minolta Business Solutions Partner: Georg Köbele GmbH & Co. KG Volker Haaga Stuttgarter Str. 45 78628 Rottweil Tel.: +49 (0) 49 741 260 - 40 www.koebele.de
Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH Europaallee 17 30855 Langenhagen Germany Tel.: +49 (0) 511 74 04-0 Fax: +49 (0) 511 74 10-50 www.konicaminolta.de/business
Karl Simon GmbH & Co. KG Florian Haag Sulgener Str. 19-23 78733 Aichhalden Tel.: +49 (0) 7422 565 - 107
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