Mentorenhandbuch_20162 - Friedrich-Schiller

Winter 2016/17

INTERNATIONALES BÜRO

Mentorenhandbuch

1. Betreuungszeitplan/Checkliste Hier können Sie die Termine (Imma-Relevant), die Sie mit den Studierenden vereinbaren, eintragen. Versuchen Sie, die Reihenfolge einzuhalten, um Doppelwege zu vermeiden. Bitte kopieren oder laden Sie sich die Liste herunter, falls Sie mehrere Studierende betreuen. IB= Internationales Büro der Universität Name der/s Betreuten: Status: Gast / DSH / Bachelor / Master Aufgabe

S.

Kontaktaufnahme zwischen Mentor/Mentee

9

abholen, zum Wohnheim bringen

9

Besuch eines Vortrags: „Begrüßung & Erste Infos“

12

Immatrikulation im IB (Starterpaket & vorläufige Ausweise, Adressformular)

12

Anmeldung Computerzentrum

13

Anmeldung Bürgerbüro

13

Telefon: E-mail:

Welche Dinge werden dafür benötigt? Emailkonto, Skype, sonstige Sozialen Medien

Welche Papiere müssen Studierende im IB abgeben? ---

Anreise mit Wohntutor abstimmen

-----

Pass, Zulassungsbrief Studierendenausweis und Pass Pass, Adresse (Mietvertrag)

ggf. Passbild --IB-Adress-Formular Versicherungsbescheinigung (3 Blätter) im Original oder Kopie der europäischen Versicherungskarte oder des Formular E111, ggf. Befreiungsbescheinigung d. AOK

Krankenversicherung abschließen

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Pass, Jenaer Adresse, Studierendenausweis

Bankkonto eröffnen, Semesterbeitrag bezahlen

18

Pass, Passkopie, Studierendenausweis, Anmeldebescheinigung des Meldeamtes

Kontoauszug holen (Bank) als Nachweis der Semesterbeitragszahlung

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Bankkarte

Papiere gesammelt an IB senden, um die Thoska zu erhalten

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siehe http://www.uni-jena.de/studienstartwegweiser.html

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Pass, Kontodaten, ggf. erste Miete und Kaution in bar, Studienbescheinigung

---

21

2 Termine; siehe Kapitel 12 und Anhang 6

---

22

Thoska und Pass mit gültigem Visum

---

Stundenplan bauen, für Kurse anmelden

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Friedolin- oder Onleila-Einführung

Private Haft- und evtl. Hausratversicherung

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Jenaer Adresse, Pass, Konto

Exmatrikulation Gaststudierende

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Exmatrikulations-Antrag, Thoska

Mietvertrag unterschreiben Visum beantragen oder verlängern (Ausländerbehörde) Anmeldung in der Bibliothek

--KOPIE des Kontoauszugs oder des elektronisch gestempelten Bezahlscheins

2

--Exma-Formular, Thoska

Termin

1. Mentoring timeline/ checklist You can use this checklist and enter the dates and times of the various appointments you have with your mentees (enrolment requirements). Try to follow the order listed here to avoid having to go to the same place twice. Copy or download this list if you are advising more than one student. IO= International Office Mentee's name: Status: Guest / DSH / Bachelor / Master

Telephone: E-Mail:

Page

What is needed?

Which papers have to be sent to the IO?

Get in touch with mentee

9

Email, Skype, Social Media

---

Pick up mentee, take him/ her to the residence hall

9

Arrange arrival with resident adviser

---

Attend info session on “Welcome & First Information”

12

see dates

Enrolment in the IO (Starter Package, preliminary I.D. + address form)

12

Passport, letter of admission

Registration in the computer centre

13

Student ID and passport

Registration with the city

13

Passport, address (rental agreement)

IO Address Form

15

Passport, local address, student ID

Original insurance certificate (3 pages) or a copy of a European insurance card or form E111 and, if applicable, an exemption certificate from the AOK

Open a bank account, pay semester fees

18

Passport, copy of passport, student ID, certification of address registration from the central citizens’ office

Print out bank statement (Bank) for proof of semester fee payment

18

Debit card

Send complete papers to the IO to receive a Thoska

20

Task

Sign up for health insurance

Passport photo, if applicable ---

---

COPY of a bank statement or electronically-stamped payment form

see http://www.uni-jena.de/studienstartwegweiser.html

Sign rental agreement

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Passport + bank account info.; first month's rent and deposit in cash and enrolment form if necessary

Apply for or extend visa (immigration office)

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Two appointments; see Chapter 10 and Appendix 6

---

Registration at the library

22

Thoska und passport with a valid visa

---

Create class schedule and register for courses

23

Introduction to Friedolin or Onleila

Private liability and home contents insurance

27

Local address, passport, bank account

Exmatriculation guest students

31

Exmatriculation form, Thoska

3

---

--Exmatriculation form, Thoska

Date

Inhalt Content 1.

Betreuungszeitplan/Checkliste ................................................................................................ 2

1.

Mentoring timeline/checklist................................................................................................... 3

2.

Ein Wort zur Anfangsbetreuung des IB Mentorenprogramms ................................................... 6

2.

A word on the Arrival Mentoring of the International Office (IO) Mentoring Programme .......... 6

3.

Kontakt zu Ihren Mentees aufnehmen Contacting your mentees ............................................ 9

4.

Anreise- und Betreuungszeit Arrival and mentoring ................................................................ 9

5.

Einschreibung (Immatrikulation) Enrolment (Immatriculation).............................................. 12

6.

Anmeldung Rechenzentrum Registration Computer Centre .................................................. 13

7.

Anmeldung beim Bürgerservice Registering at the central citizens' office .............................. 13

8.

Nachweis der Krankenversicherung (KV) Proof of health insurance ....................................... 15

9.

Kontoeröffnung bei der Bank Opening a bank account.......................................................... 18

10.

Zahlung des Semesterbeitrags Payment of semester fees .................................................... 19

11.

THOSKA Thoska ................................................................................................................... 20

12.

Anmeldung Ausländerbehörde (AB) Registration Immigration Office .................................... 21

13.

Anmeldung in der ThULB Registration for the ThULB Library ................................................. 22

14.

Stundenplan, Kurs-/Prüfungsanmeldung Course selection, exam registration........................ 23

15.

Mietvertrag abschließen Rental agreements ........................................................................ 26

16.

Sport Sports......................................................................................................................... 27

17.

Haftpflicht- und Unfallversicherungen Liability and accident insurance ................................. 27

18.

Jobben: Arbeitserlaubnis Are Mentees allowed to work?...................................................... 29

19.

Tipps zur Kommunikation/Mediennutzung Tips for communication ...................................... 29

20.

Hilfe und Beratung Help and counselling .............................................................................. 30

21.

Abreise Gaststudierende: Exmatrikulation Guest students' departure: Exmatriculation............... 31

22.

Nützliche Internetseiten Useful links ..................................................................................... 32

23.

Anhänge Appendices ........................................................................................................... 33

Anhang Appendix 1: Termine / Dates .................................................................................................................................................. 33 Anhang Appendix 2: Abreise-Checkliste (Gaststudierende) Departure checklist (Guest students)........................................................... 34 Anhang Appendix 3: SachbearbeiterInnen Studentenwerk Wohnen Staff Studentenwerk housing ............................................................ 35 Anhang Appendix 4: Wohntutoren Resident advisers ....................................................................................................................... 36 Anhang Appendix 5: ERASMUS-KoordinatorInnen ERASMUS Coordinators ..................................................................................... 37 Anhang Appendix 6: Aufenthaltstitel („Visum“) Residence Permit ("Visa") ..................................................................................... 38 Anhang Appendix 7: Vermieterbescheinigung („Wohnungsgeberbescheinigung“) Landlord Confirmation („Confirmation by the lessor“) .................................................................................................................................................................................................. 41

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Liebe Mentorinnen und Mentoren, 1 herzlichen Dank, dass Sie sich im Mentorenprogramm des Internationalen Büros (IB) engagieren und 1 bis 4 internationale Studierende betreuen werden. Ihre Unterstützung schätzen wir sehr. Um den ausländischen Studierenden den Studienstart in Jena zu erleichtern, bieten Sie als Mentoren Ihre Hilfe an. Sie begleiten die Studierenden zu Ämtern und Behörden, insbesondere zum Bürgerservice, zur Immatrikulation, zur Bank, zum Studentenwerk oder zur Anmeldung im Rechenzentrum. Ebenso hilfreich ist es, wenn Sie Ihre Mentees beim Stundenplanbau unterstützen und ihnen einen Einblick in das studentische Leben in Jena verschaffen. Dieses Mentorenhandbuch ist ein Leitfaden, an dem Sie sich orientieren sollten. Es beinhaltet Ihre Mentorenaufgaben, erläutert, welche Dinge Sie ggf. vor Ankunft der Studierenden bedenken müssten und in welcher Reihenfolge Sie mit den Studierenden nach deren Ankunft alle notwendigen und zusätzlich hilfreichen Wege gehen sollten. Wenn Sie die Reihenfolge einhalten, vermeiden Sie Probleme und evtl. Mehrfachbesuche bei Behördengängen. Sie finden in diesem Handbuch außerdem wichtige Ansprechpersonen, Adressen und Öffnungszeiten (die aktuelle Broschüre gibt es immer unter www.uni-jena.de/ib_mentoren). Wir haben uns bemüht, Ihnen Studierende 'zuzuteilen', deren Sprache Sie sprechen oder deren Fach Sie studieren. Sollte dies nicht möglich gewesen sein, bitten wir Sie um Verständnis. Wir haben, soweit möglich, Anregungen aus früheren Semestern aufgenommen und umgesetzt. Wenn Sie Verbesserungsvorschläge bezüglich der Arbeit des Internationalen Büros (IB) oder dieses Leitfadens haben, sind uns diese immer sehr willkommen. Wir wünschen Ihnen viel Freude bei der Mentorentätigkeit und bedanken uns im Voraus ganz herzlich für Ihr Engagement. Ihr Internationales Büro 

Dear Mentors,

A sincere thank you for participating in the International Office’s (IO) mentoring programme and for agreeing to assist one to four international students. Your support is very much appreciated. To facilitate the international students’ start at the FSU, mentors offer assistance, e.g. by accompanying them to various offices and authorities, including the central citizens' office, enrolment, the bank, the Studentenwerk, and the computer centre. It is also recommended to help your mentees with creating a course schedule and giving them an insight into Jena’s student life. This handbook is meant to give you some orientation. It lists your mentoring tasks, describes what should be done before students arrive, and in what order tasks should be completed after their arrival. Following the suggested order will avoid problems at or multiple visits to the various offices. Important points of contact, addresses, and opening hours are also included (the most current information is always available at www.uni-jena.de/en/IB_Mentoren). You should know that we have tried to match you with students whose language(s) you speak or whose subjects you study. We hope for your understanding if this adequate matching has not been possible. We have also tried to implement mentors’ feedback from previous semesters to continuously improve this handbook. Let us know if you have further suggestions for improvement with regard to the work of the International Office or this handbook. Enjoy your mentoring experience and thank you in advance for your commitment. Your International Office Team 

1

Im Handbuch wird teilweise stellvertretend für beide Geschlechter das männliche Substantiv verwendet (aus sprachökonomischen Gründen, insbes. bei Pluralformen). Wir bitten um Verständnis.

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2. Ein Wort zur Anfangsbetreuung des IB Mentorenprogramms Ausländische Studierende, die neu an die Universität Jena kommen, erhalten kostenlose Unterstützung bei allen Dingen rund um die Immatrikulation. Erfahrene studentische Mentoren begleiten sie zu relevanten Einrichtungen, geben Tipps und sind Ansprechpartner für verschiedenste Fragen zum Studienstart. Es soll aber auch um einen interkulturellen Austausch gehen und darum, dass die Neuankömmlinge sofort einen vertrauten Ansprechpartner an einem für sie noch fremden Ort haben. Als Mentoren tragen Sie dazu bei, dass sich die neuen Studierenden schnell einleben und gut an der Universität und in der Stadt zurechtfinden. Als Mentoren müssen Sie -

zeitnah, wenn möglich vor deren Ankunft, mit Ihren Mentees Kontakt aufnehmen die Ankunft Ihrer Mentees vorbereiten (Abholung organisieren oder Wegbeschreibung schicken) dem Koordinationsteam rückmelden, wenn kein Kontakt zustande kommt Fragen der Mentees weitestgehend beantworten bzw. an entsprechende Stellen verweisen die Immatrikulation begleiten und unterstützen wichtige Behördengänge begleiten (und optimalerweise vorab Termine dafür vereinbaren) sich Zeit nehmen für die Betreuung Ihrer Mentees und auf Anfragen zeitnah reagieren bei Notfällen Ansprechpartner sein respektvoll miteinander umgehen

Als Mentoren können Sie -

Ihre Mentees am hiesigen Bahnhof/Busbahnhof/o.ä. abholen und zur Unterkunft bringen bei der Wohnungssuche/Mietvertragsunterzeichnung behilflich sein bei der Wahl der Versicherungen unterstützen bei der Anmeldung in der Bibliothek behilflich sein Mentees über einen längeren Zeitraum hinweg betreuen / Kontaktperson bleiben auf die Fachbetreuung des IB Mentorenprogramms verweisen, wenn Mentees Fragen haben zu ihrem speziellen Fach oder Schwierigkeiten bei Klausuren/Prüfungen/etc. befürchten

Als Mentoren sollten Sie für Ihre Mentees niemals -

Bürgschaften übernehmen und in finanzielle Vorleistung gehen Verträge unterzeichnen Ihr RZ-Login weitergeben

Scheuen Sie sich nicht, Ihre Grenzen klar abzustecken. Wichtig ist hier: Der Ton macht die Musik und man sollte die Dinge offen benennen, so dass alle auf dem gleichen Stand sind und keine falschen Erwartungen entstehen. Die Studierenden sind informiert darüber, dass die Mentorentätigkeit ein Ehrenamt ist und Sie als Mentoren aus Freude am Umgang mit Studierenden aus aller Welt Ihre Hilfe und Unterstützung anbieten. Nichtsdestotrotz kann es natürlich vorkommen, dass die Chemie nicht immer stimmt. Gern unterstützen wir Sie bei Fragen und Unsicherheiten. Kontaktieren Sie uns bitte und wir finden eine Lösung. Ansonsten ist die Erfahrung als Mentor eine sehr spannende und wir wünschen Ihnen viel Freude dabei. Schön, dass Sie dabei sind!

2. A word on the Arrival Mentoring of the International Office (IO) Mentoring Programme International students, who are new to the university, can register to receive free of charge support with all matters concerning enrolment. Experienced student mentors take students to all rel6

evant offices, provide assistance and advice and can be contacted for various questions revolving around the beginning of their studies. The programme is also meant to enhance intercultural exchange and to provide a reliable contact at a still foreign place. As mentors, you contribute to making the new students feel comfortable in a new environment and to making them familiar with the university and the city. As mentors, you have to -

get in touch with your mentees right away (after receiving their contact) prepare your mentees’ arrival (organise their pick up or send directions) inform the coordination team in case of contact problems answer your mentees’ questions as far as possible, or refer to respective people and offices support enrolment accompany your mentees to important offices reserve sufficient time for your mentees and react to inquiries immediately be a contact person in case of emergencies treat your mentees with respect

As mentors, you can -

pick up your mentees from the local train or bus station and take them to their residence support signing housing agreements or assist finding housing support finding adequate insurance support library registration maintain your mentoring relationship for a longer period of time advice your mentees to sign up for academic mentoring if they have questions specifically relating to their studies or fear problems with exams or other academic issues

As mentors, you should never -

Accept guarantee and provide payments Sign contracts on behalf of your mentees Provide your computer login

Do not hesitate to clearly state your limits. What is important is the way you say something and that things are spoken out in a way that everyone involved is on the same page and false expectations are being avoided. Students are informed that your mentoring service is voluntary and that you offer your assistance because you enjoy being with students from around the world. Nevertheless, it is possible that there is no good chemistry between you and your mentee. Just be aware of that. We are happy to assist you in case of any questions and uncertainty. Just contact us and together we will find a solution. Overall, the mentoring experience is a pleasant and exciting one and we wish you much joy. It is great that you are part of the team. gut zu wissen

Das Internationale Büro ist erster Ansprechpartner für die knapp 2.000 Studierenden der FSU Jena mit ausländischer Staatsangehörigkeit, die kein deutsches Abitur haben, sogenannte „Bildungsausländer“. Deutsche und Bildungsinländer werden vom StudierendenServiceZentrum (SSZ) verwaltet. Seit dem 1. Juni 2015 werden einige Angelegenheiten der Bildungsausländer im Abschlussstudium ebenfalls vom SSZ bearbeitet, wie z. B. Änderungen der Studierendendaten, Fach- und Studiengangswechsel, Beurlaubung sowie Exmatrikulation. Gaststudierende sind Studierende von Partnerhochschulen oder Stipendiaten, die 7

nur 1-2 Semester in Jena studieren und hier keinen Abschluss erhalten, z. B. Erasmus-Studierende. Besonderheit: Sie melden ihre Kurse und Prüfungen nicht über Friedolin an, sondern direkt bei den Dozenten und zusätzlich bei ONLEILA (siehe Kapitel Stundenplanbau). Seit dem Wintersemester 2015/16 zahlen auch Gaststudierende den vollen Semesterbeitrag. DSH-Kurs-Teilnehmer bereiten sich 1-2 Semester in einem Intensivkurs auf die Deutsche Sprachprüfung für den Hochschulzugang (DSH) vor. Der Kurs wird vom JenDaF e.V. angeboten, kostet 750€ und umfasst 20h/Woche. Er schließt nach 1 oder 2 Semestern mit dem DSH-Test (Stufe 1, 2 oder 3) ab. Für fast alle deutschsprachigen Studiengänge wird das Mindestergebnis DSH-2 verlangt. Besonderheit: Eingangstest und Immatrikulationstermin (siehe Termine). Außerdem: Es kann passieren, dass DSHMentees den Test nicht bestehen. In diesem Fall bitte an Frau Dwars im IB verweisen. Studierende im Studium mit Abschluss erhalten am Ende ihres Studiums einen akademischen Abschluss der FSU Jena. Hierzu zählen auch Studierende, die einen Doppelabschluss von zwei Universitäten (eine davon ist die FSU) erhalten und im Rahmen dieses Studiums 1-2 Semester in Jena studieren. Evtl. ist vor einem Abschlussstudium noch die DSH-Prüfung zu bestehen. In diesem Fall erhalten die Bewerber dann eine entsprechende Bedingung auf ihrer Zulassung zum Studium. Good to know

The International Office is in charge of all app. 2,000 foreign students who do not have a German Abitur, so-called "Bildungsausländer". All Germans and "Bildungsinländer" are administered by the Studierenden Service Zentrum (SSZ). Since June 1, 2015, some matters concerning Bildungsausländer are also handled by the SSZ, e.g. change of students’ information, change of subjects or study programmes, academic leave of absence and exmatriculation. Guest students are students from partner universities or from scholarship organisations who will only study in Jena for 1-2 semesters and will not receive a degree here, such as Erasmus students. Unique to these students: They do not register for their courses via Friedolin, but instead via ONLEILA (see the chapter on creating a course schedule). Guest students have to pay the full semester fee. DSH course participants spend 1-2 semesters in an intensive German class to prepare for the German language exam required for university entrance. This course is offered by JenDaF e.V., costs €750, and lasts 20 hours/ week. After one or two semesters, students will take the DSH Test (levels 1-3). For German-language programmes of study, a score of at least DSH-2 is required. Unique to these students: The entrance exam and enrolment date (see page with important dates). Please note: It is very possible that your DSH-mentees will not pass the exam. In that case please refer to Ms. Dwars at the IO for further options. Degree-seeking students receive an academic degree at the end of their programme of study – a Bachelor, Master, Staatsexamen, Diplom. This includes students who are participating in a joint degree offered by two universities (one of which is the FSU) and will spend 1-2 semesters in Jena as part of their course of studies.

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3. Kontakt zu Ihren Mentees aufnehmen Contacting your mentees Die Zuteilung Ihrer Mentees erfolgt ab etwa Mitte August und zieht sich bis in den Oktober. Sie erhalten vom IB eine E-Mail mit Namen, E-Mail-Adressen und weiteren wichtigen Informationen. Bitte nehmen Sie zeitnah Kontakt mit all Ihren Mentees auf, da diese auf Nachricht von Ihnen warten und erleichtert sind, wenn Sie mit Ihnen in Kontakt stehen. Wichtig

Bitte checken Sie Ihre Mailbox regelmäßig. Sollten Sie keine Antwort bekommen oder Ihre Mails den Adressaten nicht erreichen, melden Sie sich bitte umgehend bei [email protected]. Schauen Sie bitte auch in Ihren SPAM-Ordner. Es kann vorkommen, dass E-Mails dort gelandet sind. Wenn sich ein Mentee trotz Ihrer Kontaktversuche nicht meldet und Sie das Koordinationsteam informiert haben, dann müssen Sie sich nicht weiter darum kümmern. Wir melden uns, sollte uns der Grund für das Kontaktproblem bekannt werden.

Tipp

In Ihrer Mail an die Studierenden sollten Sie erklären, wer Sie sind, warum Sie sich melden und welche Unterstützung Sie anbieten. Kommunizieren Sie möglichst auch Ihre Telefonnummern (mit Ländervorwahl). Denken Sie an Skype zur kostenlosen Telefonie und andere soziale Medien zur weiteren Vernetzung.

Weisen Sie Ihre Mentees unbedingt auf den Studienstartwegweiser hin. Alles, was man für die Einschreibung an der FSU tun muss, steht für jeden individuellen Fall hier erklärt. Nutzen Sie dieses Infoportal auch selbst, um Ihre Studierenden gut informiert und individuell zu betreuen: www.uni-jena.de/studienstartwegweiser (Englisch: www.uni-jena.de/en/enrolmentguide). The matching process starts in the middle of August and lasts until the beginning of October. You will receive an email from the IO with names, email addresses, and other relevant information about your mentees. Please get in touch with them right away as they are waiting to hear from you and will feel more comfortable once they know you are there to assist them. Important Please check your email account regularly. If you do not receive an answer or your emails do not reach your mentees, please contact [email protected] immediately. Please also check your SPAM-folder. It might happen that emails go into SPAM. Should your mentee not react to any of your emails and you have informed the coordination team promptly, you do not have to invest more time. We will try to find out what the problems is and inform you accordingly. Tip

In the email to your mentees, you should explain who you are, why you are contacting them, and what kind of assistance you can offer. If possible, provide your telephone number (including country code), so that they can also call you. Do not forget about skype to make free calls and use other social media to stay connected.

Advice your mentees to use the enrolment guide. It contains individualised information about enrolment to the FSU: www.uni-jena.de/studienstartwegweiser (English: www.uni-jena.de/en/enrolmentguide) Use this information centre yourself so that you are well-informed and can help your students individually.

4. Anreise- und Betreuungszeit Arrival and mentoring Für die Ausübung der Mentorentätigkeit ist es wichtig, dass Sie möglichst für den gesamten Zeitraum ab 26.09. bis 14.10. und ggf. darüber hinaus in Jena zur Verfügung stehen. Sollte Ihnen dies nicht oder nur eingeschränkt möglich sein, informieren Sie uns bitte zeitnah, auch bei jeder Änderung. Viele Studierende werden am 30.9./1.10.2016 ankommen. In Einzelfällen kommen Studierende auch vor oder nach diesen Terminen an. Bitte empfehlen Sie die Anreise in jedem Fall vor Vorlesungsbeginn, damit sie die Studieneinführungstage (STET) nicht verpassen und bis zum Vorlesungsbeginn alle wichtigen Dinge erledigen können. Je später die Anreise, umso weniger Zeit bleibt für die Immatrikulation. Besonders dann müssen die Wege schnell erledigt werden. Weisen 9

Sie Ihre Mentees darauf hin. Achtung: Der 3.10. ist ein staatlicher Feiertag – empfehlen Sie Ihren Mentees, die vom 1. bis 3.10. anreisen, Lebensmittel evtl. schon auf dem Flughafen/an einem größeren Bahnhof einzukaufen, weil die Jenaer Lebensmittelgeschäfte geschlossen haben werden. Erinnern Sie Ihre Studierenden auch daran, einen gültigen Pass mitzubringen (auch EU-Bürger, Pass wird bei der Anmeldung im Bürgerservice gebraucht). Studierende aus EU-Ländern (siehe unten) müssen eine gültige Europäische Krankenversichertenkarte bzw. das entsprechende Formular (bei der Versicherung anzufordern) mitbringen.

DSHKurs

Einschreibung/ Immatrikulation

Empfohlene Anreise • Vorträge: Begrüßung & Erste Infos (außer DSH) • Stud.ausweis & Starterpaket (außer DSH) • Fragen und Dokumentabgabe • Einstufungstest • Aushang Test-Ergebn. • Immatrikulation Info-Café Vorlesungszeit

Tipp

26.09-30.09. (sofern Wohnheimzimmer vorher nicht verfügbar: 04.10.) 26.09.-07.10., 9:00 Uhr Deutsch, 9:30 Uhr Englisch, R. 235 UHG und 11.10. & 13.10., 15:00 Uhr Deutsch, 15:30 Uhr Englisch, R. 235 UHG 26.09.-14.10., 9:30-12:00 Uhr, 13:00-15:30 Uhr, R. 2.21 UHG 26.09.-14.10., 9:30-12:00 Uhr, 13:00-15:30 Uhr, R. 2.19 UHG 17.10.-28.10., 11:00-14:00 Uhr, R. 2.32 UHG 04.10., 08:00 Uhr, CZS3 HS2 (Campus) 07.10., ab 10:00 Uhr, UHG, R. 235 07.10., 10:30 Uhr Gruppe 1, 11:00 Gruppe 2, UHG, R. 235 26.09. - 14.10.2016, 12:00-16:00 Uhr, Internationales Centrum, Galerie 17.10. – 03.02.2017

Sie selbst sollten vorab schon einen Termin für Ihre Studierenden beim Bürgerbüro und bei der Bank buchen, um längere Wartezeiten zu vermeiden.

Wohnheim Falls Ihre Studierenden ein Wohnheimzimmer beim Studentenwerk reserviert haben, stimmen Sie – in Absprache mit Ihrem Mentee – bitte den Anreisetermin mit dem Wohntutor ab (siehe Anhang) und vereinbaren Sie die Schlüsselübergabe. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihre Mentees am Wochenende, spät abends oder an Feiertagen ankommen. Den Namen des Wohnheims erfahren Sie von den Studierenden. Wer vor dem 1.10. einziehen kann, zahlt 15€/Tag zusätzlich Miete. Im Wohnheim gibt es Bettzeug und Bettwäsche im Set für 35 €, das vorher beim Wohntutor bestellt werden muss. Geschirr und andere Einrichtungsdinge kann man kostenlos im Umsonstladen (Unterm Markt 2, 1. OG, gegenüber Apollo-Optik) abholen (und am Ende wieder abgeben); billiges Geschirr gibt es auch bei MäcGeiz, Pfennigpfeifer, Xenos, günstige Vorhänge sind z.B. bei Roller (Zöllnitz/Bhf. Neue Schenke) oder Ikea (Erfurt) erhältlich. Absage

Sollte ein Mentee absagen und nicht mehr nach Jena kommen, geben Sie dem IB bitte umgehend Bescheid, da wir diese Information nicht immer direkt erhalten.

Alternative Sollten die Studierenden noch nicht ins Wohnheim einziehen können oder kein Unterkunft Zimmer reserviert haben, gibt es günstige Alternativunterkünfte, die aber vorher reserviert werden müssen: Hostel Alpha-One, Lassalle-Str. 8, www.hostel-jena.de, (03641-597897; 0178-6355021) Jugendherberge am Herrenberge 3, www.jugendgaestehaus-jena.de (03641-687230) Abholung

Wenn Sie Ihre Mentees in Jena in Empfang nehmen wollen, stellen Sie sicher, dass Sie am richtigen Bahnhof warten und die Handynummern austauschen. Wenn Sie den vereinbarten Termin nicht einhalten können, organisieren Sie bitte selbst einen verlässlichen Ersatzabholer und informieren Sie die Studierenden. Studierendenausweise werden nicht an Mentoren ausgegeben und gelten erst ab dem 01.10./ 01.04. als Semesterticket.

In order to fulfil your mentoring tasks you should be in Jena from September 26 until October 14 or longer. Please let us know if you are unable to be here during this time period.

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Most students will arrive on September 30 and October 1. In individual cases, students will arrive before these dates or later. Please recommend an arrival before lectures start, so that they will not miss orientation days (STET) and will have plenty of time to take care of everything they have to do before lecture period starts. If students arrive late, there will be less time for enrolment matters. In that case, it is important to quickly get the process going. Make students aware of that. Please remind students to bring a valid passport (even EU citizens, because they will need their passport when registering with the city). Students from EU countries should also bring a valid European health insurance card or the appropriate form (available upon request from their insurance company).

DSH

Enrolement

Recommended arrival • Welcome and First Information (not DSH) • Student ID and starter package (not DSH) • Questions und document submission • Placement test • Results posted • Immatrikulation Info-Café Lecture period Tip

26.09-30.09. (or if room in residence hall is not yet available: 04.10.) 26.09.-07.10., 9:00 German, 9:30 English, r. 235 UHG and 11.10. & 13.10., 15:00 German, 15:30 English, r. 235 UHG 26.09.-14.10., 9:30-12:00, 13:00-15:30, r. 2.21 UHG 26.09.-14.10., 9:30-12:00, 13:00-15:30, r. 2.19 UHG 17.10.-28.10., 11:00-14:00, r. 2.32 UHG 04.10., 08:00, CZS3 Lecture hall 2 (Campus) 07.10., 10:00, UHG, r. 235 07.10., 10:30 group 1, 11:00 group 2, UHG, r. 235 26.09. - 14.10.2016, 12:00-16:00, International Centre, Gallery 17.10. – 03.02.2017

To avoid waiting time, you should already make appointments for your students at the central citizens’ office (Bürgerbüro) and at the bank, even prior to their arrival.

Student If your mentees have reserved a room in a student residence hall, please coordinate the arrival Residences date with the resident adviser (see Appendix 4) and arrange the handing over of keys. This is especially important if your mentees arrive on the weekend, a holiday or late at night. Your mentees should provide you with the name of their residence hall. Students who are able to move in before October 1 or April 1 must pay additional rent which is €15 per day. In the dormitory, bedding and sheets are available as a set for €35. This must be ordered in advance from the resident adviser. Plates, silverware and other things are available for free (and should be returned at the end of your stay) in the Umsonstladen (Unterm Markt 2, first floor, across from Apollo-Optik). Other inexpensive items are available at MäcGeiz, Pfennigpfeifer, and Xenos, curtains at Roller (Zöllnitz/Bhf. Neue Schenke) or Ikea (Erfurt). Cancellation

If your mentee decides not to come to Jena at all, please inform the IO as we don’t always receive this information right away.

Alternate Accomodation

If your mentee cannot move into the residence hall immediately or does not yet have a room yet, there are some inexpensive places to stay, but beds must be booked in advance:

Pick up

Hostel Alpha-One, Lassalle-Str. 8. www.hostel-jena.de, (03641-597897; 0178-6355021) Jugendherberge am Herrenberge 3, www.jugendgaestehaus-jena.de, (03641-687230) If you would like to meet your mentees upon their arrival in Jena, please make sure that you are waiting at the correct train station and that you have exchanged mobile telephone numbers beforehand. Should you suddenly be unable to pick them up, please arrange for somebody else to meet them and inform your mentees accordingly. Please note: Student IDs will not be given out to mentors. Student IDs can first be used as a semester ticket only as of October 1.

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5. Einschreibung (Immatrikulation) Enrolment (Immatriculation) Die Immatrikulation sollte der erste Schritt in Jena sein, den Sie gemeinsam mit den Studierenden erledigen. Alle neuen internationalen Studierenden, auch Gaststudierende, müssen sich im IB immatrikulieren. Bei der Immatrikulation erhalten die Studierenden auf Vorlage ihres Zulassungsbescheides alle wichtigen Informationen und ein Starterpaket. Dieses enthält den vorläufigen Studierendenausweis (ab 01.10. als Semesterticket gültig; wird nicht an Mentoren ausgegeben). Danach können die Studierenden die für die Vervollständigung der Immatrikulation notwendigen Unterlagen zusammenstellen und bis 14.10.2016 in den IB Briefkasten vor Raum 18, UHG einwerfen oder im Raum 2.19 während der Sprechzeiten abgeben.

Welche Dokumente sind notwendig zur Vervollständigung der Immatrikulation? 1. Adressformular (im Starterpaket) 2. Nachweis einer Krankenversicherung 3. Nachweis der Semesterbeitragszahlung

Bis 14.10.!

Wichtig

Bitte begleiten Sie Ihre Mentees zu den Informationsvorträgen, die zu mehreren Terminen in Deutsch und Englisch angeboten werden. Hier werden wichtige Hinweise zur Immatrikulation gegeben. Die Vorträge „Begrüßung & Erste Informationen“ finden immer in Raum 235, UHG statt und zwar wie folgt: 26.09.-07.10. 9:00 Uhr Deutsch/ 9:30 Uhr Englisch und 11.10. & 13.10. 15:00 Uhr Deutsch/ 15:30 Uhr Englisch.

Wichtig

Erasmus-Studierende müssen zeitnah ein Formular zur Bestätigung der Ankunft an ihre Heimatuni absenden; dieses wird nur vom IB ausgefüllt (und gefaxt). Das Gleiche gilt für die den Aufenthalt abschließende Anwesenheitsbescheinigung. Das Learning Agreement (siehe Kapitel unten) muss bis ca. Ende Oktober wie folgt unterschrieben werden: (1) Student, (2) Heimatuni, (3) vom IB der FSU – Stefanie Müller.

gut zu wissen

Das Servicepaket des Studentenwerks, ein spezielles Angebot für internationale Studierende, enthält den Semesterbeitrag, die Miete für das Wohnheim und Essenmarken für Mensen. Die 140 Essen- und Getränkemarken sind in der INFOtake des Studentenwerks auf dem Campus abzuholen. Diese „Privatzahler“ müssen nur 27€ Semesterbeitrag an die FSU zahlen (siehe 10.)

Enrolment should be the very first task to complete with your mentees once they arrive in Jena. All new international students, including guest students, must enrol at the IO. At enrolment, students presenting their letter of admission will receive relevant information and a starter package which includes their temporary Student ID (valid as a semester ticket as of October 1; it will not be given out to mentors). Afterwards, students put together all relevant documents needed for completing the enrolment process and throw them in the IO’s mailbox in front of room 18, UHG or hand them in during the office hours at the service point in room 2.19, UHG until October 14.

Which documents are required for completing enrolment? 1. Address form (included in starter package) 2. Proof of health insurance coverage 3. Payment proof of semester contribution

Until Oct. 14!

Important Please support or at least direct your mentees to the information sessions which will take place on different dates and are held in German and English. These repetitive sessions called “Welcome & First Information” will provide important hints concerning enrolment and they will take place in room 235, UHG as follows: 26.09.-07.10., 9:00 German/ 9:30 Uhr English and 11.10. & 13.10., 15:00 German/ 15:30 English.

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Important Erasmus students must send an arrival form and learning agreement to their home universities soon after their arrival. This can only be filled out and faxed by the IO. The same is true for the certificate of attendance at the end of their stay. The Learning Agreement (see following chapter) must be signed by (1) the student, (2), the home university, (3) and the FSU IO – Stefanie Müller. Good to know

The service package from the Studentenwerk, a special offer for international students, covers semester fees, rents, and meal tickets for the cafeteria. The 140 food and drink tickets can be picked up in the INFOtake on campus. Students with this service package only pay €27 as a semester fee (see chapter 10).

6. Anmeldung Rechenzentrum Registration Computer Centre Wichtig

Die Aktivierung des Nutzeraccounts ist sehr wichtig und notwendig für Netznutzung, Friedolin und um studienrelevante Informationen der FSU per E-Mail zu erhalten. • Anmeldung nur nach Erhalt des vorläufigen Studierendenausweises • persönlich beim Operator im IT-Service-Zentrum, Ernst-Abbe-Platz 4, 1. OG, R1209 • Gaststudierende: mit Code-Info (bei Imma vom IB) unter www.uni-jena.de/URZ_Anmeldung

gut zu wissen

Geben Sie keinesfalls Ihre eigenen Login-Daten weiter. Dies kann zur Sperrung Ihres Nutzeraccounts führen! Kostenloses Internet gibt es Mo - Fr 10-19 Uhr im Internationalen Centrum (Haus auf der Mauer, Johannisplatz 26). Internetcafés gibt es in der Stadt; das W-LAN in allen Uni-Gebäuden und einigen Studentenwohnheimen ist erst nach Anmeldung im Rechenzentrum nutzbar. Es empfiehlt sich, Ihren Mentees eine Weiterleitung der Uni-E-Mails auf die private Mailbox einzurichten.

gut zu wissen

In Wohnheimen des Studentenwerks gibt es den Internetanschluss nur nach Anmeldung im Uni-Rechenzentrum und bei der Wohnhausverwalterin. Der Internetzugang kostet pauschal 10€ / Monat (zahlt jeder selbst) – LAN-Kabel erforderlich!

Important It is very important to activate a FSU user account. This account is needed to access university networks, Friedolin, and the university email account. • Students can only register after they have received a temporary student ID • Registration is at the IT Service Center at Ernst-Abbe-Platz 4, first floor, room 1209 • Guest students: with special code (received when enrolling at the IO) at www.uni-jena.de/URZ_Anmeldung Good to know

Do not give your login information to anyone else! If you do so, the university can block your user account! There is free internet Mon to Fri from 10 am to 7 pm in the International Centre (Haus auf der Mauer, Johannisplatz 26). There are also a number of internet cafés in the city. Wifi in university buildings is only accessible after registration in the computer centre (Rechenzentrum). You should assist your mentees in forwarding university emails to their private mailbox.

Good to know

In residence halls, an internet connection is available after registration in the university computer centre and with the residence hall management. Internet access costs €10 per month (everyone pays for their own access) – you need a LAN cable!

7. Anmeldung beim Bürgerservice Registering at the central citizens' office Die Anmeldepflicht gilt für Bürger aller Staaten. Dabei sind Reisepass oder Personalausweis vorzulegen. Der Jenaer Wohnsitz ist der Hauptwohnsitz. Das früher übliche Ausfüllen eines Formulars entfällt. Bürger der EU und EWG (siehe Anhang), müssen sich nicht bei der Ausländerbehörde (AB) anmelden, aber eine Passkopie zum Bürgerservice mitbringen und dort das Formular „Aufenthaltsanzeige EU“ ausfüllen. Diese wird an die Ausländerbehörde weitergeleitet, die später per Post eine „Bescheinigung über das Aufenthaltsrecht“ zusendet. 13

Löbdergraben 12 Mo / Mi / Fr / Sa Di + Do

Online-Terminvereinbarung: www.jena.de/de/234323 Tel. 03641 – 493710

9.00-13.00 Uhr 9.00-18.00 Uhr

NEU

Seit 01.11.2015 schreibt das Meldegesetz vor, dass beim Anmelden im Einwohnermeldeamt zwingend eine Vermieterbescheinigung verlangt wird (=Formular, siehe Anhang). Diese wird in der Regel zusammen mit dem Vertrag vom Vermieter/ Wohnungseigentürmer/ Hauptmieter an den Mieter oder Untermieter ausgehändigt. D.h. die Mieter selbst müssen das nicht ausfüllen, aber es bei An- und Um- und Abmeldung im Bürgerservice vorlegen (kann ggf. auch ein paar Tage später nachgereicht werden).. Den Mietern, die kein Deutsch können, sollte also klar gemacht werden, was sie vom Vermieter bekommen sollten/beim Bürgerservice vorlegen müssen.

gut zu wissen

Die Jenaer Adresse ist bei ausländischen Studierenden normalerweise der Hauptwohnsitz. Das Einwohnermeldeamt bittet Studierende aus Ländern, deren Heimatadressen nicht "euro-kompatibel" sind, d.h. deren Adresse nicht nach dem Schema "Stadt-> Straße-> Hausnummer" aufgebaut sind (z.B. Korea, Japan,...), die Adressen im Vorhinein aufschreiben und erklären zu lassen.

gut zu wissen

Die Stadt Jena zahlt als kleinen Anreiz jedem Studierenden, der seinen Hauptwohnsitz erstmals in Jena angemeldet und das 30. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, eine Ausbildungshilfe. Diese "Hauptwohnsitz-Prämie" beträgt 60,00 € je Semester. Die Beantragung ist für insgesamt 2 Semester möglich und muss fristgerecht in der Zeit vom 01. Oktober bis 31. Dezember des laufenden Kalenderjahres in der INFOtake des Studentenwerks erfolgen: Entweder persönlich oder postalisch unter Vorlage der Erstanmeldung/Umzugsmeldung des Bürgeramtes oder des Personalausweises und einer gültigen Studienbescheinigung. Die Auszahlung erfolgt einmal jährlich und zeitversetzt im jeweils folgenden Kalenderjahr in den Monaten April/Mai.

Wichtig

Grundsätzlich können auch internationale Studierende Wohngeld beantragen, aber bei Bezug von Wohngeld erfüllen Ausländer nicht die allgemeinen Erteilungsvoraussetzungen des § 5 Abs. 1 Nr. 1 Aufenthaltsgesetz, da der Lebensunterhalt dann nicht mehr ohne Inanspruchnahme öffentlicher Mittel bestritten wird. Ob er/sie trotz fehlender Lebensunterhaltssicherung im Sinne des Aufenthaltsgesetzes einen Aufenthaltstitel behalten kann, wird im Rahmen einer Ermessensentscheidung durch die Ausländerbehörde entschieden. Daher sollten die Nicht-EU-Ausländer, die Wohngeld beantragen, beachten, dass die Ausländerbehörde unter Berücksichtigung des Einzelfalles aufgrund des Wohngeldbezugs den Aufenthaltstitel widerrufen kann.

Everyone is required to register at the central citizens’ office. A passport or personal ID must be presented. The address in Jena is the primary address. Students will not have to fill out a form anymore. Citizens of the EU and European Economic Community (see appendix) do not have to register at the immigration office, but have to bring a copy of their passport to the central citizens’ office and fill out the form “Aufenthaltsanzeige EU”. This will be forwarded to the immigration office (Ausländerbehörde), and the immigration office will later send a certificate confirming the right of residence (Aufenthaltsrecht). Löbdergraben 12 Mo / We / Fr / Sa Tu + Th

9 a.m. – 1 p.m. 9 a.m. – 6 p.m.

Making an appointment online: www.jena.de/de/234323 Tel. 03641 – 49 37 10

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NEW

Since 01.11.2015 it is required by registration law to present a landlord confirmation when registering at the citizens’ office. This form (please see Appendix) will usually be handed out automatically along with the tenancy agreement. Students don’t fill it out, but have to present it to the citizens’ office at the time of registration or a few days later. The form is currently only available in German. Students who do not speak and understand German should be made aware of this document and take it with them to the citizens’ office.

Good to know

For foreign students, their local address is generally their primary residence. The central citizens’ office has requested that students whose home addresses are not written in the “European” format (City → Street → House number), such as students from Korea and Japan, should write down their addresses in advance.

Good to know

As a little incentive, the city of Jena offers each student, who has registered Jena as their main or only residence and have not yet reached the age of thirty, a little financial support for their education. This main residence location reward amounts to 60 € per semester. The application is possible for a maximum of 2 semesters. It must be submitted between October 1 and December 31 in the current calendar year at the Infotake of the Studentenwerk: either personally upon showing a certificate from the citizen’s registration office (from the initial registration) or one’s personal identity card and a valid certificate of study or by post with a copy of one’s personal identity card or of the certificate from the citizen’s registration office as well as a valid certificate of study. Payment follows once a year delayed within the following calendar year in the months of April and May.

Important International students theoretically can apply for financial assistance for housing (Wohngeld), but many foreign students do not qualify for this, based on § 5 Abs. 1 Nr. 1 of the Residence Act, because then a student theoretically can no longer afford to stay here without public financial support. The immigration office will then decide whether the student can keep a residence permit in the sense of the Residence Act, despite the lack of financial support. Because of this, non-EU foreigners wanting to apply for housing assistance should be aware that the immigration office can cancel their residence permit if they do so.

8. Nachweis der Krankenversicherung (KV) Proof of health insurance Alle Studierenden müssen krankenversichert sein und dies für die Immatrikulation nachweisen. Ansprechpartner im IB für Fragen zur KV ist Herr Mathias Kirchner, [email protected]; Tel.: 03641-931145. Wichtig

Das IB der FSU Jena akzeptiert keine ausländischen privaten Reise-, Kranken- oder Notfallversicherungen als 'Studentenkrankenversicherung', da sie nicht äquivalent sind. Sie sind oft notwendig für die Visumsbeantragung oder auch sinnvoll für die Ein- und Ausreise. Es wird nicht akzeptiert, wenn Studierende unter 30 Jahren mit befristetem Visum eine deutsche private Versicherung vorlegen, da diese nicht gleichwertig mit der gesetzlichen Versicherung ist. Befreiungen von der Versicherungspflicht durch die gesetzlichen Krankenkassen auf Grundlage privater Versicherungen werden nur in gewissen Ausnahmefällen akzeptiert, die vorher mit dem IB abzustimmen sind.

Tipp

Finden Sie im Studienstartwegweiser heraus, welche KV für die Studierenden individuell passend ist und was im IB abzugeben ist: www.uni-jena.de/studienstartwegweiser.

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Studierendentypen Inhaber einer gültigen europäischen Krankenversichertenkarte oder Bescheinigung E 111/ E 109 oder mit einer Versicherung, die über zwischenstaatl. Abkommen anerkannt wird Studierende unter 30 Jahren Stipendiaten (z.B. DAAD)

Über 30-jährige und DSH-Kurs-Teilnehmer

AOK Plus (Herr Weber) (Termin vereinbaren!) Ludwig-Weimar-Gasse 4 Tel. 0800 1059085365 Mobil: 0172 1887867 [email protected] ok.de Mo, Di, Do 9.00-18.00 Mi, Fr 9.00-14.00 oder nach Vereinbarung

Art der Versicherung Sie können eine Kopie von der dunkelblauen Rückseite der Karte oder des Formulars E111 oder der von der AOK anerkannten europäischen Versicherung im IB abgeben. Für folgende Länder gelten besondere Bescheinigungen: Bosnien-Herzegowina (BH 6), Serbien/ Montenegro (JU 6), Kroatien (D/HR 111), Mazedonien (JU 6), Türkei (A/T 11), Tunesien (A/TN 11). gesetzlichen Krankenkasse (80€/Monat): 2 AOK , BARMER GEK, TK, DAK , Hanse Merkur. Kontakte siehe unten sind häufig über eine Gruppenversicherung des DAAD abgesichert (siehe Stipendienzusage und -unterlagen; Kopie der entsprechenden Bescheinigung zur Einschreibung bitte mitbringen). Das IB akzeptiert die meisten Versicherungen, die deutsche Stipendiengeber anbieten. Wenn die gesetzliche Versicherung Bewerber nicht als studentisches Mitglied aufnimmt, wählen Sie bitte eine andere deutsche private Versicherung, z.B. online bei ELVIA, Educare, Hanse-Merkur, Würzburger. Barmer GEK (Herr Röder) Goethestrasse 3b (Goethe-Gallerie) Tel. 0800 3330042010 [email protected] Mo-Do 9.00-18.30 Fr 9.00-16.00 Speziell für DSH-Kursler empfehlenswert

Bitte beachten Bei Krankheit: Man zahlt selbst keine Behandlungskosten, sondern der Arzt füllt das Formular "Muster 80" oder "Muster 81" aus, unterschreibt und schickt es an die AOK, welche die Kosten übernimmt. Studierende im Studium mit Abschluss müssen im IB die Befreiungsbescheinigung einer gesetzlichen Krankenkasse (AOK) abgeben. Man erhält 3 Versicherungsbescheinigungen. Diese Originale beim IB abgeben. Vorher die 1. Seite (für die Ausländerbehörde) kopieren. Im IB ist eine Kopie des Versicherungsscheins abzugeben, auf dem die Dauer der Versicherung steht. Studierende im Studium mit Abschluss müssen im IB (sofern sie noch unter 30 sind) die Befreiungsbescheinigung einer gesetzlichen Krankenkasse (AOK) und vor Ablauf der Versicherung die Bescheinigung der neuen abgeben. Nicht den billigsten Tarif nehmen, sondern den, der am meisten abdeckt, z.B. auch chronische und Vorerkrankungen, Psychotherapie oder Schwangerschaft.

TK (Herr Tost) (Termin vereinbaren!) Steinweg 24 Tel. 03641 623217 Mobil 0151 57117932 [email protected] Mo, Mi 9.00-15.00 Di, Do 9.00-18.00 Fr 9.00-13.00

DAK (Frau Borchardt) Löbderstr. 7 Tel. 03641 53176-0 Mobil 0172 4043124 [email protected] Mo-Mi 8.00-16.00 Do 8.00-17.00 Fr 8.00-13.00

Hanse Merkur (Herr Kuhn) Tel. 0172 3757401 Löbderstraße 7 (bei der DAK) Do 10.00-14.00

Tipp

Eine Liste mit Englisch sprechenden Ärzten in Jena finden Sie unter: www.jena.de/fm/41/Fremdsprachenkenntnisse%20Englisch.111400.pdf

gut zu wissen

Studierende sollten möglichst keine Medikamente aus dem Ausland bestellen, da diese beim Zoll zumeist nicht durchkommen. Besser zum deutschen Arzt gehen und sich dort etwas verschreiben lassen.

All students must have health insurance and show proof of this in order to enrol at the university. Contact person in the IO for all questions regarding health insurance is Mr. Mathias Kirchner, [email protected]; Tel.: 03641-931145. Important

Tip

The International Office at the FSU does not accept private foreign travel, health, or accident insurance as “student insurance”, because it is not the same thing. They are often required for a visa application or practical for travel. It is not acceptable for students under the age of 30, who have time-limited visas, to have German private insurance, because this is not the same as public insurance. Exemptions from insurance because a student holds a private insurance policy are only acceptable under limited circumstances that require prior approval by the IO. Use the enrolment guide to find out what insurance is best for your mentee and what needs to be handed in at the IO: www.uni-jena.de/en/enrolmentguide.html .

2

Manche chinesische Studierende bringen eine Krankenversicherung der DAK mit, die sie für das Einreisevisum kauften. Diese muss erst noch aktiviert werden; dazu gehen Sie bitte in die Jenaer Geschäftsstelle.

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Type of student

Type of insurance

Policyholders of a valid European health insurance card or Certificate E 111/ E 109 or insurance with an intergovernmental agreement

Give the IO a copy of the dark blue back side of the card or Form E111 or another AOK-approved European insurance policy. For the following countries, there are special certificates: Bosnia and Herzegovina (BH 6), Serbia and Montenegro (JU 6), Croatia (D/HR 111), Macedonia (JU 6), Turkey (A/T 11), Tunesia (A/TN 11).

Students under the age of 30

Public health insurance (€80/ month): AOK, BARMER GEK, TK, DAK 3 See below for contact information. Often covered by a group policy through the DAAD (see scholarship documents for more information; bring a copy of insurance information to enrolment). The IO accepts most insurance policies offered by German scholarship programmes. If the student is not accepted as a student member of public insurance, select a private German insurance policy online, such as ELVIA, Educare, HanseMerkur, or Würzburger.

Scholarship students (such as DAAD)

Students over 30 and participants in DSH courses

AOK Plus (Mr Weber) (appointment required) Ludwig-Weimar-Gasse 4 Tel. 0800 1059085365 Mobile 0172 1887867 Sebastian.Weber@ plus.aok.de Mon, Tue, Thu 9 am-6 pm Wed, Fri 9 am-2 pm

Barmer GEK (Mr Röder) Goethestrasse 3b (Goethe-Gallerie) Tel. 03641 596 1 27-0 [email protected] Mon, Thu 9 am-6:30 pm Fri 9 am-4 pm and by appointment Especially recommendable for DSH-course participants

Important information In case of illness: Students do not have to pay for treatment. Their doctor needs to fill out and sign the form “Muster 80” or “Muster 81”. The doctor will send the form to the AOK and will be paid by the AOK. Degree-seeking students must hand in an exemption certificate (“Befreiungsbescheinigung einer gesetzlichen Krankenkasse (AOK)”) to the IO. Students will receive three certificates. Turn in the original in the IO. Copy the first page for the immigration office. Give the IO a copy of your insurance policy on which the length of policy is printed. Degree-seeking students must also give the IO an exemption certificate from a public health insurance company (AOK) and turn in any information with regard to extension of the policy before the old one expires. Do not select the cheapest policy, but rather the one that covers the most, such as pre-existing conditions, psychotherapy, or pregnancy.

TK (Mr Tost) (appoint. required) Steinweg 24 Tel. 03641 623217 Mobile 0151 57117932 [email protected] Mon, Wed 9 am-3 pm Tue, Thu 9 am-6 pm Fr 9 am-1 pm

DAK (Ms Winge) Löbderstr. 7 Tel. 03641 53176-1906 Mobile 0172 4043124 [email protected] Mon/Tue/Wed 8 am-4 pm Thu 8 am-5 pm Fri 8 am-1 pm

Hanse Merkur (Mr Kuhn) Tel. 0172 3757401 Löbderstraße 7 (at the DAK) Thu 10.00-14.00

Tip

A list of English-speaking doctors in Jena is available at www.jena.de/fm/41/Fremdsprachenkenntnisse%20Englisch.111400.pdf

Good to know

Students should not order medication from abroad, because it often does not make it through customs. It is better to go to a German doctor and get a prescription.

3

Some Chinese students have DAK health insurance, which was already purchased for their entry visa. This just needs to be activated. To do so, go to the Jena office.

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9. Kontoeröffnung bei der Bank Opening a bank account Zur Erledigung der finanziellen Angelegenheiten während des Aufenthaltes in Jena (z. B. zur Bezahlung der Miete; für Wohnheimbewohner unbedingt notwendig) benötigen die Studierenden ein Konto. Ob die Empfänger des IB-Servicepakets ein Konto benötigen, müssen sie selbst entscheiden (bspw. für KV, Internet, Daueraufträge). Infos zum Sperrkonto siehe Anhang. Konten können Sie bspw. bei folgenden Banken eröffnen (bitte vorab Termin vereinbaren und Kontogebühren erfragen): Commerzbank Fischergasse 10 (Tel. 03641/59040) Postbank Engelplatz 8 (Tel. 0228/55005900) Deutsche Bank Schlossgasse 20 (Tel. 03641/455-0) Hypovereinsbank Schillerstr. 4 (Tel: 03641/5930)

gut zu wissen

Mo, Di 9.00-18.00 Uhr Mi, Fr 9.00-16.00 Uhr Do 9.00-20.00 Uhr Hinweis: Hr. Weibrecht (Mo-Mi, Tel. 03641/590428) spricht Englisch; englischsprach. Menü-Führung an Automaten; papierhafte Überweisung kostenpflichtig, keine Sperrkonten Öffnungszeiten der Haupt-Post (Mo-Fr 9.00-18.30 Uhr) Hinweis: Zusendung der EC-Karten dauert bis zu 4 Wochen Aufenthaltsgenehmigung erforderlich, nur Online-Konto gebührenfrei! Mo 9.00 – 13.00, 14.00 – 16.00 Uhr Di, Do 9.00 – 13.00, 14.00 – 18.00 Uhr Mi, Fr 9.00 – 14.00 Uhr Hinweis: nimmt keine Traveller's Cheques an, z.T. englischsprachige Servicemitarbeiter Mo, Di, Mi, Do 10.00-13.00, 14.30 – 18.00 Uhr Fr 10.00-13.00 Uhr Hinweis: Konten für nur 3-6 Monate eher nicht erwünscht! Studentenkonten (gebührenfrei) bis 26; evtl. Kosten für beleghafte Überweisung

Zur Kontoeröffnung mitzubringen sind eine Kopie des Passes und die Anmeldebescheinigung des Bürgerservice. Man kann gleich nach Kontoeröffnung schon Geld einzahlen oder den Semesterbeitrag an die FSU überweisen lassen. Es wird nach der Kontoeröffnung noch ca. 2-3 Wochen dauern, bevor Studierende ihr Konto, die EC-Karte (wird normalerweise zugeschickt, Adresse nur ohne c/o!) etc. voll nutzen können.

Students will need a local bank account in order to take care of financial matters during their stay in Jena (such as paying rent). Recipients of an IO service package must decide for themselves if they need a bank account to pay for things like health insurance, internet, or online payments. Information on escrow accounts (Sperrkonten) is attached. The following banks may be considered. Please make appointments in advance and ask about any fees. Commerzbank Fischergasse 10 (Tel. 03641/5904-0; Mr. Weibrecht Tel.-28) Postbank Engelplatz 8 (Tel. 0228/55005900) Deutsche Bank Schlossgasse 20 (Tel. 03641/4550) Hypovereinsbank Schillerstr. 4 (Tel: 03641/5930)

Good to know

Mon, Tue 9 am-6 pm Wed, Fri 9 am-4 pm Thu 9 am-8 pm Important: no account fees until age of 30; Mr. Weibrecht (Mo-Mi) speaks Englisch Opening times of the main post office Important: It can take up to four weeks to receive a debit card Residence permit (Aufenthaltsgenehmigung) required, online banking Mon 9 am-1 pm, 2- 4 pm Tue, Thu 9 am-1 pm, 2-6 pm Wed, Fri 9 am-2 pm Important: Does not accept traveller's cheques, some staff do speak English Mon, Tue, Wed, Thu 10 am-1pm, 2:30-6 pm Fri 10 am-1pm Important: Rather no accounts for only 3-6 months; student account for free until 26

When opening a bank account, bring a passport copy and registration certificate (Anmeldebescheinigung) from the central citizens’ office. When opening an account, money can be deposited right away, or student fees can be transferred to the FSU. After opening an account, it will take up to three weeks until students can fully use their account/debit card/etc.

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10. Zahlung des Semesterbeitrags Payment of semester fees Alle eingeschriebenen Studierenden müssen den Semesterbeitrag an die Universität bezahlen. Tipp

Individuell im Studienstartwegweiser filtern, wie viel zu zahlen ist und was im IB abzugeben ist: www.uni-jena.de/studienstartwegweiser . Alle Studierenden (Abschluss, DSH, Gaststudierende) Selbstzahlende Käufer des Servicepakets

Zahlungsinformation: Empfänger: Bank: Bankleitzahl: Konto Nr.: IBAN: BIC: Verwendung: Beispiel:

211,10€ 27,00€

Friedrich-Schiller-Universität Jena Deutsche Bundesbank 820 000 00 830 015 03 DE09 8200 0000 0083 0015 03 MARKDEF1820 161- [Matrikelnummer oder NEU eintragen] -799, Name für Name, Vorname 161-123456-799 Smith, für Smith, John

Wichtig

Der Semesterbeitrag soll erst nach der Immatrikulation, d. h. nach der Anreise in Jena gezahlt werden, nicht vom Ausland aus. Er sollte spätestens 14 Tage nach Immatrikulation bezahlt werden. Überweisungen sind möglich vom eigenen Konto oder vom Konto einer Vertrauensperson oder per Barüberweisung (ggf. gebührenpflichtig). Online-Überweisungen aus am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmenden Ländern sind möglich, wenn als Zahlungsnachweis ein englischer und/oder deutscher Überweisungsbeleg ausgefertigt werden kann. Nicht die Überweisung allein gilt als Nachweis, sondern der Beleg, dass das Geld vom eigenen Konto abgebucht wurde und an die FSU Jena gegangen ist. Eine Bar-Zahlung des Semesterbeitrags im SSZ oder im IB ist nicht möglich!

Wichtig

Zahlungsnachweis im IB abgeben: Die Überweisung muss im IB mit einem Kontoauszug, sogenannten „Umsatzdruck“ oder elektronisch abgestempeltem Bareinzahlungsbeleg (kein Terminalausdruck oder Kopie des Überweisungsauftrages, auch keine gestempelten!) belegt werden. Beim IB ist eine Kopie des Zahlungsbelegs abzugeben. Das IB macht keine Kopien. Nachweise in Form von Screenshots sind nur dann akzeptabel, wenn diese in Englisch/Deutsch verfügbar sind und eindeutig den Umsatz nachweisen.

All enrolled students must pay semester fees. Tip

Check to see what fees need to be paid and what needs to be handed in at the IO: www.uni-jena.de/en/enrolmentguide Degree-seeking students, DSH course participants, guest students Self-paying purchasers of a service package

Payment Information: Recipient: Bank: Routing number: Account number: IBAN: BIC: Subject: Example:

211,10€ 27,00€

Friedrich-Schiller-Universität Jena Deutsche Bundesbank 820 000 00 830 015 03 DE09 8200 0000 0083 0015 03 MARKDEF1820 161- [enter either student ID number or NEU] -799, Name für Family name, First name 161-123456-799 Smith, für Smith, John

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Important

Semester fees must only be paid after arrival in Jena, and not from abroad. Fees need to be paid within 14 days of enrolment. Money can be transferred from one's own account, from the account of a trusted friend, or with a cash transfer (additional fees may apply). Online payments from countries participating in SEPA are possible, if the payment confirmation is available in German and/or English. Not the mandate to transfer the money is proof of payment, but the actual booking from the account to FSU Jena. Paying the semester fee at the SSZ in cash is not possible!

Important

Hand in proof of payment at the IO via a bank statement or electronically-stamped payment slip (no terminal print-outs or copy of transfer slip!). The IO will not make copies for students. To proof payments via screenshots is only acceptable if the booking of the payment can be proved in German and/or English.

11. THOSKA Thoska Für den Erhalt der Thoska sind notwendig: KV-Bescheinigung, Kopie des Kontoauszugs (Semesterbeitrag) und vollständige Jenaer Adresse (Adressformular des IB). Alle soeben genannten Unterlagen müssen vollständig per Post an das IB geschickt oder in dessen Briefkasten (vor R. 18, UHG) eingeworfen werden. Eine Abgabe ist auch im R. 235, UHG möglich. Alle Unterlagen werden vom IB geprüft. Falls Dokumente fehlen oder unrichtig sind, informiert das IB die Studierenden per E-Mail. Die bloße Abgabe der Dokumente während der IB Sprechzeit ist nicht zu empfehlen, da hier mit langen Wartezeiten zu rechnen ist. Die Adresse für die Zusendung lautet:

Tipp

FSU Jena Internationales Büro Fürstengraben 1, 07743 Jena

Kurz und knapp und individuell im Studienstartwegweiser filtern, was abzugeben ist: www.uni-jena.de/studienstartwegweiser .

Nach Eingang der vollständigen Dokumente wird die Thoska produziert und per Post an die deutsche Anschrift des/r Studierenden geschickt. Ausnahme: Gaststudierende erhalten vom IB eine E-Mail mit dem Termin, ab wann die Thoska im IB abgeholt werden kann. Dies können sie gleich mit der Einreichung ihrer Kurskarte verbinden. Wichtig

Nicht-EU-Bürger bekommen mit der Thoska auch eine vom IB unterschriebene und gestempelte Studienbescheinigung für die Ausländerbehörde. Diese ist bitte nicht im Studentenwohnhaus abzugeben. Die Bescheinigung für das Studentenwerk kann man selbst über Friedolin ausdrucken.

In order to receive a Thoska, the following is needed: proof of health insurance, proof of payment of semester fees, and a complete local address (IB form).All of these documents must be complete and sent to or dropped off in the mailbox of the IO (next to room 18, UHG) or in room 235, UHG during enrolment period. The IO will check the documents and inform students by email should they be incomplete or false. Dropping off documents during the IO office hours is not recommended, because long waiting times are to be expected. The address of the IO is:

Tip

FSU Jena Internationales Büro Fürstengraben 1, 07743 Jena

Check the enrolment guide to see what needs to be handed in: www.uni-jena.de/studienstartwegweiser

After receipt of all complete documents, the Thoska cards will be produced and mailed to the local addresses of the students. Exception: Guest students will receive an email from the IO with the information, when their Thoska is available for pick up in the IO. These students can combine picking up their Thoska with handing in their course card.

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Important

The IO will provide non-EU citizens with a signed and stamped proof of enrolment (Studienbescheinigung) for the immigration office. This is not meant for the residence hall. Proof of enrolment for the Studentenwerk can be printed out from Friedolin.

12. Anmeldung Ausländerbehörde (AB) Registration Immigration Office EU-Bürger müssen sich nur beim Bürgerservice anmelden, nicht bei der Ausländerbehörde. Alle Nicht-EU-Bürger (siehe Anhang 6) müssen sich bei der Ausländerbehörde der Stadt Jena anmelden. (Einzige Ausnahme: Jemand hat das Visum schon für die gesamte Studienzeit; dann nur zum Bürgerservice.) Die Anmeldung bei der Ausländerbehörde muss nicht sofort, allerdings bis 45 Tage vor Ende des Einreisevisums/45 Tage nach Einreise erfolgen. Bitte frühzeitig einen Termin mit der Ausländerbehörde vereinbaren. NEU: Löbdergraben 12, 3. OG (Stadtzentrum) E-Mail: [email protected] Mo + Fr 9.00 – 12.00 Uhr Di 9.00 – 12.00 und 14.00 – 18.00 Uhr Mi geschlossen Do 9.00 – 12.00 und 14.00 – 16.00 Uhr

Online-Terminvereinbarung: gleich nach Anreise für ca. Mitte November www.jena.de/de/224797 Tel. 03641-49376-0

Folgendes ist zum Termin mitzubringen: • • • •

• • • •

Reisepass Kopie der Meldebescheinigung (Bürgerservice) ausgefülltes Anmeldeformular fürs Visum (gibt es auch im Inforaum/IB) Studierendenausweis und Studienbescheinigung mit Unterschrift und Stempel des IB (wird vom IB mit Thoska ausgegeben, aber erst nachdem alles dort abgegeben wurde; die aus Friedolin selbst ausgedruckten Bescheinigungen werden von der Ausländerbehörde nicht akzeptiert) Mietvertrag vom Studentenwohnheim oder eine Wohnbescheinigung des Vermieters Nachweis über die Krankenversicherung Nachweis zur Finanzierung des Studiums (Eltern/Geld-/Stipendiengeber) bzw. Kontoauszug (ca. 680€/Monat) 1 biometrisches Passbild (beim Fotografen erfragen)

gut zu wissen

Bei der Ausstellung des elektronischen Aufenthaltstitels (eAT) wird eine Gebühr von bis zu 120€ erhoben, welche bevorzugt mit EC-Karte (PIN nicht vergessen!) bezahlt werden kann. Diese entfällt für Studierende mit einem Stipendium aus deutschen Mitteln (DAAD, FSU). Für die Abholung der eAT-Karte in der Ausländerbehörde erhält man bei Antragstellung einen Termin (6 Wochen später). Falls die Terminvergabe so erfolgt, dass eine fristgemäße Beantragung unmöglich ist, kann zur Überbrückung eine kurzfristige Aufenthaltsgenehmigung („Fiktionsbescheinigung“) ausgestellt werden (kostenpflichtig).

Tipp

In den Willkommenstagen gibt es Hilfe-Workshops zum Ausfüllen des Visumsantrags. Falls Sie selbst nicht helfen können, kontaktieren Sie den IB-Hiwi, der die Studierenden bei der Beantragung des Visums unterstützt: [email protected]

EU residents do not register at the immigration office, but at the central citizens’ office. All non-EU citizens (see appendix 6) need to register at the immigration office. (Only exception: If students already have a visa for the entire length of their study programme, they only need to go to the central citizens’ office.) Registration at the immigration office does not need to take place immediately, but has to be done within 45 days of expiration of the entry visa/ 45 days of entry. Appointments with the immigration office should be booked as early as possible. 21

NEW: Löbdergraben 12, 3rd floor (city center) E-Mail: [email protected] Mon+Fri 9 am-12 pm Tue 9 am-12 pm and 2 pm-6 pm We closed Thu 9 am-12 pm and 2 pm-4 pm

Online appointment booking: immediately after arrival, for mid-May / November www.jena.de/de/224797 Tel. 03641-49376-0

Bring the following to your appointment: • Passport • Copy of proof of local registration (Meldebescheinigung) • Filled-out registration form for your visa (available in the Inforaum or IO) • Student ID and proof of enrolment with signature and stamp from the IO (handed out by the IO with the Thoska, but only after all necessary paperwork is handed in; proof of enrolment from Friedolin is not accepted by the immigration office) • Rental agreement • Proof of health insurance • Proof of funding (from parents, scholarship, etc.) or bank account statement (approx. €680/ month) • 1 biometric passport photo (ask the photographer) Good to know

When applying for the electronic residence permit (eAT), a fee of up to €120 will be charged, which is preferably paid by debit card (do not forget your PIN!). This fee is not charged for students who hold a German scholarship (DAAD, FSU). The eAT card is picked up in the immigration office six weeks later. If you cannot pick up your eAT while your first visa is still valid, a short-term residence permit (“Fiktionsbescheinigung”) can be issued (subject to a charge).

Tip

During the Welcome Days, workshops are offered to help with filling out a visa application. If you are unable to assist, please contact the IO student assistant specialized in visa assistance: [email protected]

13. Anmeldung in der ThULB Registration for the ThULB Library Wann? erst nach Erhalt der THOSKA-Karte und frühestens ab dem 1.10. Wo? in der Hauptbibliothek/ ThULB (Bibliotheksplatz 1; gegenüber dem Botanischen Garten) Voraussetzung: Die Anmeldung beim Bürgerservice und ggf. die Vorlage eines gültigen Visums. Tipp

Zu Beginn des Semesters finden regelmäßig Einführungen in die ThULB statt. Anmeldung bei der Information im Bibliothekshauptgebäude.

When? After receiving a Thoska-card, at the earliest on October 1 Where? At the main library/ ThULB (Bibliotheksplatz 1, across from the botanical garden) Requirements: Registration in the central citizens’ office and a valid visa Tip

At the beginning of the semester, there are regular “introduction to the ThULB” workshops. Register at the information desk in the main library.

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14. Stundenplan, Kurs-/Prüfungsanmeldung Course selection, exam registration gut zu wissen

DSH-Kurs-Teilnehmer bereiten sich 1-2 Semester in einem Intensivkurs auf die Deutsche Sprachprüfung für den Hochschulzugang vor. Der Kurs kostet 750€ und hat 20h/Woche. Kurz nach dem Einstufungstest kann man die Kurseinstufung und Stundenpläne im Aushang des IBs neben Zimmer 235 im UHG ansehen. Gaststudierende sind Studierende von Partnerhochschulen oder Stipendiaten, die nur 1-2 Semester in Jena studieren und hier keinen Abschluss erhalten. Da sie Kurse und Prüfungen nicht über Friedolin anmelden, gibt es für sie ONLEILA (s.u.).

Good to know

DSH course participants prepare themselves for the German language course for university entry. This intensive course costs €750 and takes two semesters (20 hours/ week). One day after the placement test, results and course schedules can be found in the IO next to room 18 UHG. Guest students are students from partner universities or scholarship programmes who will study in Jena for one or two semesters and will not complete a degree here. Because they are not registered in Friedolin, they have to use a separate system called Onleila (see below).

Gaststudierende Kurswahl: Die Anforderungen bezüglich der Lerninhalte und zu erbringenden Credits legt die Heimatuni fest. Sie weichen teilweise sehr von unserem System ab. An vielen Heimatunis werden die Stundenpläne zentral koordiniert, in Jena nicht, so dass der Stundenplanbau eine Hürde darstellen kann. Daher sollten Sie die Gaststudierenden auf die Unterschiede zum deutschen Studiensystem und Anmeldemodalitäten vorab hinweisen und ihnen soweit wie möglich bei der Auswahl geeigneter Kurse/Module helfen. Idealerweise haben die Studierenden vorab mit der Heimatuni besprochen, welche Kurse sie belegen sollen. Eine Liste mit englischsprachigem Kursangebot finden Sie auf der ECTS-Informationsseite des IB. Beratung/Hilfe: Erasmus-Koordinatoren (s. Anhang 5) oder allgemein Stefanie Müller im IB. Internet: Alle Informationen zum European Credit Transfer System stehen Ihnen, den Studierenden, den Heimatunis und Jenaer Ansprechpartnern unter folgenden Links zur Verfügung: - www.uni-jena.de/ECTS_Information (Deutsch und Englisch) - www.uni-jena.de/ECTS_Credits_Institute_Fachbereiche (Deutsch und Englisch) - Friedolin mit dem aktuellen Kursangebot (Deutsch) Onleila statt Friedolin: Alle Gaststudierenden, die keinen Abschluss in Jena anstreben und normale Kurse besuchen, können sich nicht über Friedolin für Kurse und Prüfungen anmelden, sondern müssen dies persönlich bei den Dozenten tun. Alle müssen über Onleila (www.unijena.de/onleila/cgi) einen Studienplan (Learning Agreement/LA) abschließen. Dazu gibt es mehrere Schulungen (siehe Rückseite). Jeder Gaststudierende muss zu einer Schulung kommen (auch alle MentorInnen sind herzlich dazu willkommen!). Folgende Fragen werden behandelt: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Wie erstelle ich den Stundenplan? Wo finde ich meine Kurse? Brauche ich das ganze Modul oder nur Modulteile? Wie viele Credits erhalte ich für meinen Kurs? Wie und wo melde ich mich für meine Kurse an? Wie und wo melde ich mich für Prüfungen an? Welche Leistungen werden von mir erwartet? Welche Arten der Leistungsüberprüfung gibt es? Wie werden meine Leistungen bewertet? Wie viele Credits muss ich in einem Semester erarbeiten?

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Besonderheiten: Einige Fächer haben spezielle Angebote für Gaststudierende: Auslandsgermanistik (DaF-ATS-Kurse), Rechtswissenschaften (Deutsche Rechtssprache). Die Medizin (Kontakt: Prof. Dürst/Frau Brox) vereinbart individuelle Pläne mit allen Gaststudierenden/Praktikanten vorab. Sprachkurse: DaF-Kurse (ATS-Ausländische Teilstudenten) sind nur für DaF-Studierende zugänglich. Die Sprachkurse im Sprachenzentrum kann jeder besuchen; sie kosten 20€/2SWS. Sehr empfehlenswert sind die Selbstlernkurse (mit Tutorium), die vom Sprachenzentrum angeboten werden. Siehe www.uni-jena.de/spz.html und www.uni-jena.de/Selbstlerntutorium.html. Im IntRo werden Sprachtandems organisiert https://tandem.introseite.de/, aber auch Sprachkurse angeboten, siehe www.introseite.de. Wichtig

Zu beachten sind die Termine für Einstufungstests des Sprachenzentrums oder der DaF für die ATS-Kurse für ausländische Germanisten (siehe Termine).

Guest students Course selection: Requirements with regard to course content and number of credits is determined by a student’s home university. There are sometimes major differences compared to our system. At many home universities, course plans are centrally coordinated, but this is not the case in Jena. This can pose a major challenge when it comes to creating a course schedule. Therefore, you should let guest students know about the German system and also help them as much as possible with the selection of appropriate courses or modules. Ideally, students have already discussed their selection with the home universities. A list of courses taught in English is available on the IO’s ECTS information page. Advising/ Help: Erasmus coordinators (see Appendix 5) or, for general questions, Stefanie Müller in the IO. Internet: All information on the European Credit Transfer System is available to you, your mentees, their home universities, and points of contact in Jena through these links: - www.uni-jena.de/ECTS_Information (German and English) - www.uni-jena.de/ECTS_Credits_Institute_Fachbereiche (German and English) - Current classes in Friedolin (German) Onleila instead of Friedolin: All guest students who are not seeking a degree in Jena and are attending normal courses are not able to register for classes and exams via Friedolin. Instead, they have to contact instructors directly. All guest students must create a learning agreement via Onleila (www.unijena.de/onleila/cgi). There are a number of workshops for students to learn how to use this system. Each student must participate in a workshop. (Mentors are also very welcome!) The following questions will be covered: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

How do I put together a class schedule? How do I find my classes? Do I need the entire module or just part of the module? How many credits will I get for my course? How and where do I register for my classes? How and where do I register for exams? What will be expected from me in my classes? What types of things will be graded? How will I be evaluated? How many credits do I need to take each semester?

Special offers: Some subjects have special offers for exchange students, such as German as a foreign language (Auslandsgermanistik DaF-ATS courses) and law (Deutsche Rechtssprache). The school of medicine (Contact: Prof. Dürst/Ms Brox) will help put together individual study plans for all guest students and interns. Language courses: DaF-Kurse (ATS-Ausländische Teilstudenten) are only open to DaF students. Language courses in the language center can be attended by anyone at a cost of €20 for two hours per week (SWS). The self-study courses (with tutorial) are especially recommended. www.uni-jena.de/spz und www.unijena.de/Selbstlerntutorium. Language tandems are organised by IntRo https://tandem.introseite.de/ and they also offer language courses. See www.introseite.de. 24

Important

Mentees have to be made aware of the dates for placement tests of the language center or the institute of German as a Foreign Language who offer the ATS-courses (see dates).

Studium mit Abschluss (Bachelor, Master, Staatsexamen, Diplom, Lehramt) Stundenplanbau/Kursanmeldung: Es gelten die gleichen Regeln und Abläufe (Friedolin etc.) wie für deutsche Studierende. Spätanreisende sollten unbedingt und schnellstmöglich das ASPA kontaktieren, um sich für Module/Kurse und Prüfungen anzumelden. Bitte die Termine der Studieneinführungstage beachten: www.uni-jena.de/Studieneinfuehrungstage Ansprechpartner: Bei Fragen wenden Sie sich an die Studiengangskoordinatoren, Studienfachberater oder das zuständige Prüfungsamt, siehe Instituts-/Fakultätswebseiten oder unter: www.unijena.de/Studienangebot.html. Das IB führt Studienberatungen allgemeiner Art durch. Bei Problemen im Studium: Für internationale Studierende sind Probleme im Studium fast immer auch relevant für ihren Aufenthalt in Deutschland. Ein Studienabschluss sollte nahe an der Regelstudienzeit, ein Fachwechsel nicht zu spät erfolgen. Daher gilt: bei Problemen frühzeitig Hilfe in Anspruch nehmen, zur Beratung zum Fachberater, Prüfungsamt und IB kommen. Tipp

Machen Sie Ihre Studierenden auf Tutorien zum wissenschaftlichen Arbeiten aufmerksam. Es gibt außerdem eine kostenlose Schreibberatung für die, die noch nie Referate gehalten und Hausarbeiten geschrieben haben. Siehe www.unijena.de/kursangebot und www.schreibenlernen.uni-jena.de Zusätzlich bietet das IB eine Fachbetreuung für ausländische Studierende an. Nähere Informationen unter: www.uni-jena.de/mentorenprogramm.

Wichtig

Bitte weisen Sie Ihre Mentees auf die Anmeldefristen für Klausuren/Prüfungen hin. Das Verfahren kann je nach Fach unterschiedlich sein und meist sind die Fristen relativ zeitnah zum Vorlesungsbeginn. Am besten Friedolin entsprechend überprüfen.

Degree-seeking students (Bachelor, Master, Staatsexamen, Diplom, Lehramt) Creating a course schedule/ registering for courses: Same rules and procedures as for German students (Friedolin, etc.) apply. Those who arrive late should immediately contact the ASPA in order to register for modules, courses, and exams. The dates for orientation are listed here: www.uni-jena.de/Studieneinfuehrungstage. Point of contact: If you have questions, contact the respective study programme coordinators, academic advisers or the registrar’s office (Prüfungsamt). This information is available on institute or faculty web sites or at: www.uni-jena.de/Studienangebot. The IO offers general student advising. If international students experience problems with their studies, this might have a negative effect on their residence permit. Therefore, a degree should not take longer than the usual study period and changing from one study programme to another should not happen too late. If there are problems, students should ask for help as early as possible (institute’s academic advisers, the registrar’s office, or the IO). Tip

Let your mentees know about tutorials on scientific work. Free tutorials on academic writing are available for students who have never given an oral presentation or written a term paper. See www.uni-jena.de/kursangebot and www.schreibenlernen.uni-jena.de for more information. In addition, the IO offers an academic mentoring program for international students. More information is available online: www.uni-jena.de/mentorenprogramm.

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Important

Please inform your mentees about registration deadlines for exams. The procedure may vary based on subject and deadlines for registration are usually right after the lecture period starts. It is best to check Friedolin accordingly.

15. Mietvertrag abschließen Rental agreements Studierende mit Wohnheimplatz müssen bei der zuständigen Sachbearbeiterin Vermietung den Mietvertrag abschließen. Die 300€ Kaution und die Miete werden vom deutschen oder SEPA-fähigen ausländischen Konto abgezogen. Die erste Miete und Kaution kann ausnahmsweise an der Kasse des Studentenwerks (Philosophenweg 20) eingezahlt werden. Folgende Dokumente sollten man zur Vertragsunterzeichnung mitnehmen: Imma-Bescheinigung, Kontodaten, Rückmeldung, wann deutsches Konto gedeckt ist (bei Neueröffnung), Internet-Antrag. Bei Übergabe des Zimmers sollten Schäden des Vormieters im Protokoll notiert werden. Mit dem Mietvertrag erhalten die Studierenden automatisch die Vermieterbescheinigung, die für die Anmeldung beim Bürgerservice wichtig ist. Wichtig

Weisen Sie Gaststudierende vor der Vertragsunterzeichnung auf Folgendes hin: Die Verträge laufen über 5 oder 11 Monate; die Miete ist für diesen Zeitraum festgelegt. Wenn jemand früher oder später auszieht, ändert sich die Miethöhe (Umlage Kaltmiete). Also am besten vorher gut überlegen, bis wann man wirklich bleiben will (Prüfungszeitraum beachten).

Wichtig

Die Studierenden sollten nach Erhalt der Thoska aus Friedolin eine Studienbescheinigung ausdrucken und bei der Studentenwerksverwalterin/ dem Hausmeister abgeben. Sie sollen hier nicht die Bescheinigung für die Ausländerbehörde abgeben.

Tipp

Wer noch keinen Wohnheimplatz hat, sollte trotzdem mal beim Studentenwerk nachfragen. Manchmal gibt es eine Wohnplatzbörse mit nicht angenommenen Plätzen Anfang Oktober, manchmal Ende Oktober. Auch gut: www.studenten-wohnen-jena.de.

gut zu wissen

Studierende, die nicht im Wohnheim wohnen, sollten einen (Unter-)Mietvertrag abschließen. Er muss die Namen des Mieters und Vermieters, die Adresse, die Dauer des Mietverhältnisses und die Miete (Kaltmiete, Nebenkosten), eventuell auch Rechte und Pflichten des Vermieters und Mieters enthalten. Beide müssen den Vertrag unterschreiben. Studierende, die in einer WG wohnen, sollten die üblichen Rechte und Pflichten des WG-Lebens (Putzplan, Badnutzungszeiten, Mülldienst u.ä.) beachten. An die Vermieterbescheinigung denken!

Students who live in a residence hall must sign a tenancy agreement with the designated staff member at the Studentenwerk. Students should bring the following documents when they sign their contracts: certificate of enrolment, bank account information, the date when money can be withdrawn from the German account (if applicable), internet access form. The landlord confirmation, which is required for registration at the citizens’ office, will be handed out automatically along with the tenancy agreement. When the room is handed over to the student, damages should be listed on the protocol. All students must pay a €300 deposit, including students who receive a service packet from the IO. The deposit and rent will be withdrawn from a German or SEPA-capable foreign bank account. In individual cases, the first month’s rent and the deposit can be paid in cash to the cashier at the Studentenwerk (Philosophenweg 20). Important Let guest students know that these contracts are valid for either 5 or 11 months; rent has already been pre-determined for these periods. If someone moves out earlier or later, the amount of monthly rent will change (“Umlage Kaltmiete”). Students should seriously consider how long they really want/have to stay and should not forget about the exam period. Important After receiving a Thoska, students have to print out a certificate of enrolment and hand it in to the Studentenwerk or the facility manager of their residence hall. (Bear in mind that there is a different certificate that has to be handed to the immigration office!) Tip

Students who were not able to get a room in a residence hall should still contact the Studen26

tenwerk, as they might have vacancies at the beginning or end of April/September. Good to know

Students who do not live in a residence hall should sign a rental agreement with their landlords. It should include the names of the renter and the landlord, the address, the length of the contract, and the rent (basic rent, utilities), and possibly also the rights and requirements of both the landlord and the renter. Both parties have to sign the contract. Students who live in a shared apartment (WG) should respect the basic rules of living together (cleaning plan, bathroom usage, waste disposal, etc.). Remember to ask for the landlord confirmation!

16. Sport Sports Grundsätzlich können alle internationalen Studierenden zu den gleichen Konditionen wie Deutsche an Sportkursen teilnehmen. Die Anmeldung erfolgt online über www.hochschulsport.unijena.de; die Bezahlung wird üblicherweise per Überweisung getätigt, in Ausnahmefällen aber auch in bar. Individuelles Fitnesstraining ist möglich. Tipp

Ausländische Studierende können sich auch später beim Kursleiter oder im Servicebüro (USZ Oberaue 1) anmelden. Für bestimmte Kurse gibt es Ausnahmen wegen begrenzter Platzzahl. www.hochschulsport.uni-jena.de/Service/International+Students

All international students can participate in the offerings of the sports centre. The same rules and conditions apply as for German students. Registration is possible online at www.hochschulsport.uni-jena.de; courses are paid via money transfer, or in individual cases in cash. Individual fitness training is also offered. Tip

International students may also register later, either directly through the course instructor or at the service centre (USZ Oberaue 1). Exceptions, due to a limited number of participants, may apply. www.hochschulsport.uni-jena.de/Service/International+Students

17. Haftpflicht- und Unfallversicherungen Liability and accident insurance Haftpflichtversicherung Klären Sie bitte die Studierenden darüber auf, dass die Universität und das Studentenwerk nicht für Schäden (z.B. Brand- oder Wasserschäden) haften, die Studierende außerhalb der Uni oder im Wohnheim verursachen. Es ist daher unbedingt ratsam, eine solche Versicherung abzuschließen. Meist kommen die Studierenden ohne eine solche nach Deutschland bzw. die Heimatversicherungen greifen in diesem Fall nicht. Manchmal ist sie jedoch in der Reise-KV enthalten. Da StandardPrivathaftpflichtversicherungen oft nur mit einer Mindestlaufzeit von einem Jahr abgeschlossen werden können, empfiehlt es sich eine spezielle Reiseversicherung für die Aufenthaltsdauer (und somit mit individueller Vertragslaufzeit) zu wählen, so dass Verträge zum vereinbarten Zeitpunkt automatisch enden. Unterschiedliche Varianten der Haftpflichtversicherungen sind zu beachten, die sich oft in mit/ohne Selbstbeteiligung, zusätzlicher Unfallversicherung und Deckungssumme unterscheiden. Versicherung CareConcept

Ansprechpartner www.care-concept.de Care Concept AG Am Herz-Jesu-Kloster 20 53229 Bonn +49 (0) 228 - 977 35 0

Konditionen Produkt: CareProtector mind. Laufzeit 1 Monat – max. Laufzeit 60 Monate Zwischen 2€ (Typ S) – 7,50€ (Typ XL)/Monat

Bemerkungen Unterschiedliche Tarifvarianten – ACHTUNG: bei Typ S mit Selbstbehalt (250€) und OHNE Unfallversicherung Empfohlen: Typ L oder XL (Deckungssummer 2 - 2,5 Mio.) Abschluss nur online möglich!

ADAC-Incoming Versicherung

www.adac.de/produkte/versi cherungen/incomingversicherung ADAC Filiale Teichgraben 1 (Eulenhaus) Mo – Fr 9.00 – 18.00 +49 (0) 3641 420022

ReiseHaftpflichtversicherung Gestaffelt je nach Aufenthaltsdauer (z.B. 5 Monate = 21€; 8 Monate 30€)

max. Deckungssumme 1 Mio.

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ERV Versicherung

https://www.reiseversicher ung.de/de/versicherung/ve rsicherungspakete/versicherungauslaendischestudenten.html

Versicherung für ausländische Studierende und Au Pairs (Haftpflicht) für eine Aufenthaltsdauer von z.B. 6 Monaten – 77€ ohne Selbstbeteiligung)

Tel.: + 49 (0) 89 4166–1102 Fax: + 49 (0) 89 4166–2717 E-Mail: [email protected]

Incoming-Versicherung aus zwei unabhängig voneinander wählbaren Bausteinen (Krankenversicherung ODER Unfall-, Haft- und Abschiebekostenversicherung); Buchbar mit und ohne Selbstbeteiligung; Abschluss nur online möglich!

Liability insurance Explain to your mentees that the university and the Studentenwerk are not responsible for damages (such as fire or water damages) that students cause outside of the university or in their residence hall. Therefore, it is recommended that students purchase such insurance. Most students come to Germany without personal liability insurance, but sometimes it is included in travel health insurance packages. Because most standard private personal liability insurance contracts have a minimum duration of at least one year, it is recommended to purchase insurance specifically designed for foreign guests and students. When applying for this insurance, students can enter the length of their stay and, thus, the length of the contract. That way contracts automatically end at a certain point in time. The different variations of private liability insurance should be compared, because they often differ in terms of own risk, limit of liability, and additional accident insurance. Insurance CareConcept

ADAC-Incoming Versicherung

ERV Versicherung

Contact information www.careconcept.de/index_eng.html?navil ang=eng&PHPSESSID=611b29f 8f315cc05f728ccf6434c1e38 Care Concept AG Am Herz-Jesu-Kloster 20 53229 Bonn +49 (0) 228 - 977350 www.adac.de/produkte/versi cherungen/incomingversicherung ADAC Filiale Teichgraben 1(Eulenhaus) +49 (0) 3641 420022

https://www.reiseversicher ung.de/de/versicherung/ve rsicherungspakete/versicherungauslaendischestudenten.html

Conditions Product: CareProtector Minimum contract one month; maximum contract 60 months Monthly costs between €2 (Type S) and €7.50 (Type XL)

Comments Different tariffs. Be careful when purchasing Type S with own risk (€250) and without accident insurance. Recommended: Type L or XL (limit of liability: €2-2.5 million). Can only be purchased online!

Travel personal liability insurance Costs vary depending on length of stay (for example five months = €21, eight months = €30) Insurance for foreign students and au pairs (personal liability) for a stay of six months €77 without an own risk

Tel.: + 49 (0) 89 4166–1102 Fax: + 49 (0) 89 4166–2717 E-Mail: [email protected]

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Maximum limit of liability: €1 million

Incoming insurance consists of two independent components (health insurance OR accident, liability, and deportation insurance) Can only be purchased online with or without an own risk!

Unfallversicherung (UV) Zusätzlich zur gesetzlichen UV sind alle Studierenden über das Studentenwerk Thüringen auch für die Freizeit unfallversichert, also bei allen Unfällen während der Freizeit außerhalb der Hochschule und außerhalb des direkten Weges zu und von der Hochschule, die nicht unter die gesetzliche Unfallversicherung fallen. Die Versicherung deckt Folgekosten eines Unfalls weltweit ab (u. a. dauerhafte körperliche Beeinträchtigung, Transport- und Bergungskosten, kosmetische Operationen), Kosten einer ärztlichen Behandlung nicht inbegriffen. Nicht versichert sind Unfälle, die aus Extremsportarten resultieren. Wichtig

Unfälle sollten in jedem Fall so schnell wie möglich dem Studentenwerk gemeldet werden. INFOtake Ernst-Abbe-Platz 5, Tel: 03641-930506, [email protected].

Accident insurance In addition to the legal accident insurance, all students are covered for accident insurance via the Studentenwerk Thüringen; this includes all accidents that occur during their free time outside the university and that do not take place on the direct way to and from the university or fall under legal accident insurance. This insurance covers costs resulting from an accident worldwide (including e.g. long-term disability, transport and burial costs, cosmetic operations), not including the costs of medical treatment. Not covered are accidents that occur as a result of extreme sports. Important

In case of any accident inform the Studentenwerk immediately. Address: INFOtake, ErnstAbbe-Platz 5, Tel: 03641-930506, [email protected].

18. Jobben: Arbeitserlaubnis Are Mentees allowed to work? Alle Studierenden dürfen zeitlich unbegrenzt als studentische Hilfskräfte oder im Rahmen eines Pflichtpraktikums ohne Arbeitserlaubnis arbeiten. Bürger der EU-Staaten, des EWR und der Schweiz benötigen keine Arbeitserlaubnis und dürfen immer als Teilzeitbeschäftigte arbeiten. Bürger aller anderen Staaten dürfen ohne Arbeitserlaubnis nur 120 ganze oder 240 halbe Tage arbeiten (1 Tag = 8 Stunden). Für Jobs, die länger dauern, benötigen sie eine Arbeitserlaubnis (Visum plus Arbeitserlaubnis, nach vorheriger Prüfung durch das Arbeitsamt). Die Arbeitserlaubnis muss bei der Ausländerbehörde beantragt werden. All students are permitted to work without a work permit as student assistants (studentische Hilfskraft) or in the framework of a mandatory internship for an unlimited number of hours. Citizens of EU countries, the European Economic Community, and Switzerland do not need a work permit and are always permitted to work part-time. Without a work permit, residents of all other countries are permitted to work 120 full or 240 half days (one day = eight hours). For jobs that last longer, a work permit is required (visa plus work permit, after an initial check by the employment office [Arbeitsamt]). Work permits must be applied for at the immigration office.

19. Tipps zur Kommunikation/Mediennutzung Tips for communication Haus auf der Mauer: Hier kann man den Computer-Pool kostenlos nutzen. Dieser verfügt über Internet und man braucht kein Login für die Nutzung. Gerade in der Anfangszeit ist das eine gute Möglichkeit, schnell mit Familie und Freunden in Kontakt zu treten. Telefonieren: Günstig ins Ausland telefonieren kann man bspw. im Callshop in der Neugasse (vom Holzmarkt aus in Richtung Paradies). Skype und Whatsapp kann man bei guten Internetkonditionen ebenfalls sehr gut nutzen. 29

Handy- oder Internetverträge: Wir raten Gaststudierenden dringend davon ab, Verträge mit Mobilfunk- oder Internetanbietern einzugehen (Alternative siehe unten). Diese Verträge kann man nur schwer vorzeitig kündigen; es entstehen hohe Kosten. Sollten Studierende einfach abreisen und die späteren Mahnungen nicht zahlen, folgt ein Eintrag bei der Schufa; dies kann sich später einmal negativ auf die Visumsbeantragung auswirken. Bitte warnen Sie die Studierenden davor. Genauso sollten Sie sie darauf hinweisen, dass hierzulande Downloads aus dem Internet häufig kostenpflichtig und schwierig kündbar sind. Mobilfunk-Karte: einfach ins mitgebrachte Handy einlegen; gibt’s auch bei Billig-Supermärkten oder online oder bei ESN fragen. Günstige Handys gibt es (inkl. Prepaidkarten) in diversen Supermärkten. Internet: Sofern nicht im Wohnheim/Wohnung vorhanden, empfiehlt sich ein Surfstick (prepaid, ohne Vertrag) oder Nutzung von Uni-Rechenzentrum, W-LAN, Internationales Centrum, Internetcafés. Radio und TV und Rundfunkbeitrag: Auch internationale Studierende müssen Rundfunkgebühren für Radio und TV-Empfang (https://www.rundfunkbeitrag.de, dort auch Infos in anderen Sprachen) bezahlen, auch wenn sie nie Radio hören oder fernsehen und auch kein Empfangsgerät besitzen. Jede Wohnung zahlt 17,98€/Monat; egal, wie viele Menschen darin wohnen oder ob Geräte benutzt werden oder nicht. Es wird kontrolliert, ob man zahlt, und es gibt hohe Geldstrafen für Nichtzahler. Nur BAföG-Empfänger und behinderte Menschen können von den Gebühren befreit werden. Studierende, die in WGs wohnen sollten mit ihren Mitbewohnern über die Zahlungen sprechen. Näheres unter: www.stw-thueringen.de/deutsch/wohnen/rundfunkbeitrag/index Haus auf der Mauer: The computer pool here can be used free of charge. Internet access is available without a login. Especially in the beginning, this is a good alternative to get in touch with family and friends. Calling abroad: At call shops. e.g. in the Neugasse (from the Holzmarkt, walk in the direction of Paradies), it is possible to call abroad inexpensively. Mobile phone or internet contracts: We strongly discourage guest students from signing contracts for mobile phone or internet usage (for alternatives, see below). These contracts can be difficult to terminate before the minimum duration period, and can be associated with high costs. If students leave Jena without paying their bills, there will be an entry on their credit report (Schufa), which can negatively affect future visa applications. Please inform students about this. You should also remind them that downloads from the internet may cost money and that subscriptions are difficult to cancel. SIM Cards: There are a number of SIM card options from supermarkets or online or ask ESN. Many supermarkets sell inexpensive mobile phones in sets that include prepaid SIM cards. Internet: If internet is not available in the residence hall or apartment, students can use a surf stick (prepaid, without a contract) or use of the university computer system or wifi network, the International Centrum, or internet cafés. Radio and TV licenses: Even international students must pay radio and television license fees (=GEZ, https://www.rundfunkbeitrag.de), even if they do not listen to the radio or watch TV or even own a radio or television. Every residence must pay €17,98 per month, no matter how many people live there or if devices are used or not. The agency frequently checks to see if these license fees are paid and high financial penalties incur for those who do not pay. Only BAföG recipients and handicapped individuals do not have to pay these fees. Students living in shared apartments should discuss these payments with their roommates. www.stw-thueringen.de/english/housing/broadcasting-fee/rundfunkbeitrag

20. Hilfe und Beratung Help and counselling Bei persönlichen Fragen oder Problemen können sich internationale Studierende direkt an das Internationale Büro wenden. Es gibt auch noch andere Einrichtungen und Institutionen in der Stadt, die ausländische Mitbürger unterstützen. Bitte fragen Sie im Internationalen Büro nach Adressen und Kontaktinformationen. Das Studentenwerk bietet allen Studierenden der FSU eine kostenlose (ggf. anonyme) Beratung an, wenn sie soziale, finanzielle, rechtliche oder psychische Probleme oder 30

Sorgen haben. Die Beratungsstelle befindet sich im KUBIS – Philosophenweg 5. Es gibt auch MitarbeiterInnen dort, die Englisch sprechen. www.stw-thueringen.de/deutsch/beratung/index Fundbüro: Löbdergraben 12 (Bürgerbüro - citizens' service center), Tel. 03641-492523. If students have personal questions or problems, they should contact the International Office. There are further organisations and institutions in the city that support foreigners. Please contact the International Office for addresses and contact information. The Studentenwerk also offers free (and anonymous) counselling for all students at the FSU if they have social, financial, legal, or psychological problems or worries. This service is offered at KUBIS – Philosophenweg 5. Some staff members speak English. www.stwthueringen.de/english/counseling/beratung Lost and found office: Löbdergraben 12 (Bürgerservice), Tel. 03641-492523.

21. Abreise Gaststudierende: Exmatrikulation Guest students' departure: Exmatriculation Bevor die Gaststudierenden Jena verlassen, müssen sie sich im IB, der Bibliothek und dem Bürgerbüro abmelden. Dazu wird der gelbe Exmatrikulationsantrag verwendet. Er wird zunächst von der Bibliothek und dem Bürgerbüro unterschrieben und dann beim IB eingereicht. Ihre Studierenden sollten sich außerdem selbst beim Studentenwerk (Auszug planen) und der Bank (Kontoauflösung) abmelden. (siehe Anhang 2) Wichtig

Gaststudierende sollten die Exmatrikulation erst am letzten Aufenthaltstag erledigen, um ihr Stipendium (Laufzeit) nicht zu gefährden. Erasmus-Studierende erhalten bei der Abmeldung im IB eine Bescheinigung über die Dauer ihres Aufenthaltes, die sie zu Hause unbedingt abgeben müssen. Manchmal haben sie zu Hause dafür ein Formular erhalten, dieses sollten sie mitbringen. Diese Bescheinigung wird ausschließlich am letzten Tag des Aufenthaltes (bei der Exmatrikulation) ausgefüllt, nicht vorher, nicht nachher!

Die Abmeldung bei der gesetzlichen Krankenversicherung (KV) übernimmt normalerweise das IB für Gaststudierende (oder das SSZ für Vollzeitstudierende). Es ist jedoch sinnvoll, sich ca. 1-2 Wochen vor Abreise bei der KV zu erkundigen, wann der letzte Beitrag abgebucht wird bzw. wie man diesen auch vorab überweisen oder abbuchen lassen kann. Dies muss bei der Kontoschließung berücksichtig werden. Bei der KV legt man die Exma-Bescheinigung des SSZ und die Abmeldebescheinigung des Bürgerbüros vor. gut zu wissen

Gaststudierende erhalten ca. 1-2 Wochen vor der Abreise ein Transcript of Records (eine Leistungsübersicht) nach Abgabe der Kurskarte im IB. Wenn noch Unterschriften auf der Kurskarte fehlen, sollten die Studierenden das dem IB mitteilen und die jeweiligen Lehrenden darum bitten, die ausstehenden Kopien der Karte an das IB zu senden. Das Transcript wird dann an die von den Studierenden angegebene Heimatadresse geschickt. Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an Stefanie Müller im IB ([email protected], Tel: 931149).

Before guest students leave Jena, they must give notice of departures to the International Office, library, and central citizens’ office. The yellow exmatriculation form is used for this. It will be signed by the library and central citizens’ office and then turned in to the IB. Your mentees should also inform the Studentenwerk (plan their moving out) and the bank about their departure. (see appendix 1) Important

Guest students should exmatriculate only on the very last day of their stay to avoid problems with their scholarship. Erasmus students will receive a form confirming the length of their stay. This must be presented at their home university. Sometimes they already have a form from their home universities; if this is the case, they should bring it along. This confirmation will only be filled out upon exmatriculation, not earlier, not later.

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The IO usually deregisters students from public health insurance. It is still helpful to contact the health insurance agency one to two weeks before departure in order to find out when the last payment will be withdrawn or when it should be transferred. In order to unsubscribe from insurance, the insurance company will need the exmatriculation form and deregistration form from the central citizens’ office. Good to know

One to two weeks prior to their departure, guest students will receive a transcript of records (list of courses and grades) after handing in their course card. If signatures are still missing on the course card, students should inform the IO and ask their instructors to return any copies of the card to the IO. The transcript will then be sent to students' home addresses. If there are questions or problems, please contact Stefanie Müller at the IO ([email protected], Tel: 931149).

22. Nützliche Internetseiten Internationales Büro: Studienbeginn intern. Stud.: IB Mentorenprogramm: Imma-Hinweise: Onleila: Jena: Studentenwerk: Beratung Studentenwerk: Infos für Ausländer:

Veranstaltungstipps: IntRo: ESN: StuRa: International Office: Info for intern. students: IO Mentoring Programme: Enrolment tips: Onleila: Jena: Studentenwerk: Counseling Studentenwerk: Information for foreigners:

Useful links

www.uni-jena.de/international www.uni-jena.de/Studienbeginn_international.html www.uni-jena.de/mentorenprogramm www.uni-jena.de/studienstartwegweiser www.uni-jena.de/onleila/cgi www.jena.de (Behördenwegweiser) www.stw-thueringen.de/ http://www.stw-thueringen.de/deutsch/beratung/ www.study-in.de www.justlanded.com www.internationale-studierende.de/ https://www.uni-jena.de/termine.html www.introseite.de/ http://jena.esn-germany.de/ www.stura-jena.de/ www.uni-jena.de/en/International www.uni-jena.de/en/startstudying_international-path-226596,228002.html www.uni-jena.de/mentorenprogramm www.uni-jena.de/en/enrolmentguide www.uni-jena.de/onleila/cgi/?x=Flzr5epcvDz2X7uswEjy9g http://www.jena.de/de/startseite/210413 (local government info) www.stw-thueringen.de/english/stw-startseite http://www.stw-thueringen.de/english/counseling/beratung.html www.study-in.de/en/ www.justlanded.com, www.internationale-studierende.de/en/home https://www.uni-jena.de/termine.html www.introseite.de/index.php/en http://jena.esn-germany.de/ www.stura-jena.de/

Activities and events: IntRo: ESN: StuRa: Willkommenstage/ Welcome Days: http://www.uni-jena.de/Studienbeginn_international.html - unter „Einführungstage und Studienorientierung“ online ab voraussichtlich Ende August

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23. Anhänge Appendices Anhang Appendix 1: Termine / Dates

Feiertage Holidays: 03.10.2016: Tag der Deutschen Einheit – German Unity Day 31.10.2016: Reformationstag – Reformation Day Hauptanreise Anreisetage Arrival Begrüßung & Erste Informationen (Vortrag) Welcome & First Information (Presentation) Immatrikulation (IB) Enrolment

Fragen & Informationen Questions / Information DSH-Einstufung DSH placement test DSH-Immatrikulation DSH enrolment Sprachenzentrum Einstufung Deutsch Language Center placement test German Sprachenzentrum Einschreibung Deutsch Language Center enrolment German ATS Einführung und schriftl. Test (DaF Gaststudierende) ATS Introduction and written test (DaF guest students) ATS mündl. Test ATS oral exam Friedolin-Fragestunde und Einführung Time for questions and Introduction to Friedolin ONLEILA-Einführung (Gaststud.) Introduction to ONLEILA (guest students) Vorlesungszeit Lecture Period Abgabetermin Adresse, Kontoauszug, Krankenversicherung im IB Deadline to turn in documents (address, semester fee payment proof, and health insurance) in IO

ab 30.9./4.10. (ab Anfang Okt. sind meist erst Wohnheimzimmer beziehbar) 26.09.-07.10., 9:00 Deutsch, 9:30 Uhr Englisch, R. 235 UHG und 11.10. & 13.10., 15:00 Uhr Deutsch, 15:30 Uhr Englisch, R. 235 UHG 26.09.-14.10., 9:30-12:00, 13:00-15:30, R. 2.21 UHG (Studentenausweis) 26.09.-14.10., 9:30-12:00, 13:00-15:30, R. 2.19 UHG (Dokumentenabgabe) 17.10.-28.10., 11:00-14:00, R. 2.32 UHG (Dokumentenabgabe) 26.09.-14.10., 10:00-16:00 Info-Café, Internationales Centrum – HadM 26.09.-14.10., 9:30-12:00, 13:00-15:30, R. 2.19 UHG 17.10.-28.10., 11:00-14:00, R. 2.32 UHG 04.10., 08:00 Uhr, CZS3 HS2 (Campus) (Ergebnisaushang am 07.10., ab 10:00, vor UHG, R. 235) 07.10., 10:30 Gruppe 1, 11:00 Gruppe 2, UHG, R. 235 Di.,11.10 oder Di., 18.10.2016, Zeit und Raum werden noch bekanntgegeben https://www.uni-jena.de/SPZ_DaF_Anmeldung.html#step_02 Fr., 14.10. oder Fr., 21.10.01.04. Zeit und Raum werden noch bekanntgegeben https://www.uni-jena.de/SPZ_DaF_Anmeldung.html#step_02 Wird noch bekannt gegeben

Wird noch bekannt gegeben Friedolin-Fragestunde 12.10.,10:30-11:30, HS 6,CZ3 Friedolin Usage in English 12.10.,12:30-13:30, HS 6,CZ3 29.9./06.10. 13:00 (dt) 14:00 (en) 13.10., 14:00 (dt) 15:00 (en) jeweils in R. 235 UHG 17.10.2016 – 03.02.2017 25.10. = Ablaufdatum d. vorläufigen Studierendenausweise 25.10. = expiration date of temporary student IDs

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Anhang Appendix 2: Abreise-Checkliste (Gaststudierende) Departure checklist (Guest students) Aufgabe BahnCards und andere Abos kündigen, Rundfunkbeitrag abmelden 2-3 Wochen vor Abreise Wohnheimauszug bei der Verwalterin klären

Bitte beachten Frist: siehe Vertrag Kaution gibt es nur zurück, wenn das Zimmer in ordentlichem Zustand verlassen wird und es keine Mietschulden gibt Krankenkassen benötigen eine Exmatrikulationsbescheinigung (s.u.) und/oder Rückflugticket

2-3 Wochen vor Abreise bei der Krankenversicherung vorsprechen und abschließenden Krankenversicherungsbeitrag erfragen, letzte Überweisung in Auftrag geben 1-2 Wochen vor Abreise: Kurskarte (KK) im IB abgeben, Transcript abholen, IB-Fragebogen ausfüllen

Die KK muss möglichst vollständig ausgefüllt abgegeben werden, Gaststudierende sollten persönlich zur Sprechzeit ins IO kommen Gibt’s auch im IB-Download-Bereich

1 Woche vor Abreise Exmatrikulationszettel (gelb) im IB abholen 2-3 Tage vor Abreise Abmeldung nur bei ThULB und Bürgerservice (entsprechend Exmazettel vom IB, Unterschriften einholen) 2 Tage vor Abreise: Konto bei der Bank schließen, Zimmerübergabe, Auszug, Kaution entgegennehmen

Abmeldung beim Bürgerservice ist nur kurz vor Abreise möglich

1-2 Tage vor Abreise: Exmatrikulation im IB (Thoska mitbringen!) 1 Tag vor Abreise: Geschirr im Umsonstladen (Kap. 3) abgeben Tag der Abreise: Kaffee trinken, Foto machen, winken  Task Cancel Bahncards and other subscriptions; deregister your radio and television licence 2-3 weeks before departure: Discuss your moving date with residence hall management 2-3 weeks before departure: Contact the insurance company and make arrangements to unsubscribe from your insurance; arrange to send in your last insurance payment 1-2 weeks before departure: Hand your course card in to the IO, pick up your transcript, fill out your IO questionnaire 1 week before departure: Pick up a yellow exmatriculation form in the IO 2-3 days before departure: De-register at the ThULB and at the local central citizens’ office. Don't forget to get signatures for your IO exmatriculation form. 2 days before departure: Close your bank account, have your room checked, move out, get your room deposit back 1-2 days before departure: Exmatriculation in the IO (bring your Thoska!) 1 day before departure: Return silverware, etc. to the Umsonstladen (Chapter 3) Last day: Have a coffee, take pictures, wave goodbye 



Ab 3 Wochen vor Abfahrt: Bankkarte NICHT mehr als Zahlungsmittel nutzen (sonst kann das Konto u.U. nicht geschlossen werden) Erasmusstudenten: am letzten Tag des Aufenthalts; bitte Formular der Heimatuni über die Aufenthaltsdauer mitbringen Bitte nur noch brauchbare Sachen abgeben.

Important to know deadlines: see contract The deposit will only be returned if the room is left in good condition and no rent is owed Insurance companies need a certificate stating that a student is no longer enrolled at the university (see below) and/ or a copy of a ticket for a return flight The course card must be completely filled out; guest students should come in person to office hours in the IO This form can also be downloaded from the IO web site. De-registration at the central citizens’ office is only possible shortly before your departure. Beginning three weeks before leaving, do not use your bank card to pay for anything. Otherwise your bank account cannot be closed. Erasmus students: On the last day of your stay, please bring the confirmation of stay from your home university Please only return items that can still be used.

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

Anhang Appendix 3: SachbearbeiterInnen Studentenwerk Wohnen Staff Studentenwerk housing aktuell unter: www.stw-thueringen.de/deutsch/wohnen/wohnanlagen/jena/index (current version) Wohnanlage / Residence hall Carl-Zeiss-Promenade 8

Sachbearbeiter / Responsible Staff

Kontakt Contact

Frau Opel

03641-930665 [email protected]

Mo 9-11 + 13-15, Di 14-17 (vorlesungsfreie Zeit / semester break: 13-16) Do 9-11 + 13-15 / Fr 9-11 Philosophenweg 20

Frau Kaufmann

03641-930664 [email protected]

Mo 9-11, 13-15 Di 13-16 Do 9-11, 13-15 / Fr 9-11 Philosophenweg 20

Frau Volkmar

03641-208818 kerstin.volkmar@ stw-thueringen.de

Mo 9-11, 13-15 Di 14-17 (vorlesungsfreie Zeit / semester break: 13-16) Do 9-11, 13-15 / Fr 9-11 Stauffenbergstraße 2

Frau Schmidt

03641-930666 [email protected]

Mo 9-11 + 13-15 Di 14-17 (vorlesungsfreie Zeit / semester break: 13-16 Do 9-11 + 13-15 Fr 9-11 Philosophenweg 20

Frau Künnecke

03641-930673 [email protected]

Mo, Do 9.00 - 11.00 Di 14.00 - 17.00 (vorlesungsfreie Zeit / semester break: 13.00 - 16.00 Uhr) Fr 9.00 - 11.00

Siegfried-Czapski-Str. 2 Spitzweidenweg 11 Moritz-Seebeck-Str. 15 Jenertal 4

Sprechzeit/Ort Office hours and location

Hügelstr. 1 Oberaue Kötschauweg 2a Seidelstr. 18, Max-Kade-Haus Karl-Marx-Allee 1, 3, 5 Emil-Wölk-Str. 7, 9 Friesweg 1,3, 7 Clara-Zetkin-Str.19 Joh.-Griesbach-Str. 7, 8 August-Bebel-Str. 27 Maurerstr. 38, 38a Lutherstraße 83 Stifterstraße 19-19e Schlegelstr. 2,4,5,6,8 Stauffenbergstr. 2/2a

Herr Kühnberg

[email protected]

Angemietete Wohnung in Neulobeda

Mo, Do 9.00 - 11.00 Di 14.00 - 17.00 (vorlesungsfreie Zeit / semester break: 13.00 - 16.00 Uhr) Fr 9.00 - 11.00 Stauffenbergstraße 2

Die Abteilung für Studentisches Wohnen im Studentenwerk Thüringen befindet sich im Philosophenweg 20 (Tel: 03641-930663, Frau Jakob/Frau Jordan, E-Mail: [email protected]). Die Sachbearbeiterinnen sind für die Mietvertragsunterzeichnung normalerweise montags, dienstags, donnerstags und freitags in einem ihrer Objekte zu erreichen. Außerhalb dieser Zeiten und in Notfällen kontaktieren Sie bitte die WOHNTUTOREN. Ist ein Wohntutor nicht erreichbar, fragen sie andere oder die Sachbearbeiter. The Department of Student Living (Abteilung für Studentisches Wohnen im Studentenwerk Thüringen) is located at Philosophenweg 20 (Tel: 03641-930663, Ms.Jakob/Ms. Jordan, email: [email protected]). The responsible staff members are available to sign rental agreements on Mondays, Tuesdays, Thursdays, and Fridays. Contact the residence advisers outside of these office hours and in case of emergency. If the residence adviser is unavailable, contact another residence adviser and then the other staff members.

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Anhang Appendix 4: Wohntutoren Resident advisers Aktuell unter: www.stw-thueringen.de/deutsch/wohnen/index Current version at: www.stw-thueringen.de/english/housing/wohnen Wohntutor Resident adviser

Hmielorz, Melanie

Wohnheim Dormitory

Kontakt Contact

E-Mail

Karl-Marx-Allee 1,3,5

K.-Marx-Allee 1/505 0152-24110959

[email protected]

Rawat, Sandip Kumar Karl-Marx-Allee 1,3,5

K.-Marx-Allee 1/105

[email protected]

Ye, Yupeng

Emil-Wölk-Str. 7,9

E.-Wölk-Str. 7/1102 0162-4166153

[email protected]

Zhendova, Petrumila

Emil-Wölk-Str. 7,9

E.-Wölk-Str. 9/63-3 0174-8797443

[email protected]

Hoang Vu, Inka

Seidelstraße 18 Hügelstraße 1 Maurerstr. 38, 38a Jenertal 4

Maurerstraße 38a, H3 Whg. 101

Seidelstraße 18 Hügelstraße 1 Maurerstr. 38, 38a Jenertal 4

Hügelstr. 1, H1,Whg. 333; 0162-8986834

Unterdörfer, Christoph

S.-Czapski-Str. 2 M.-Seebeck-Str. 15

S.-Czapski-Str. 2, Whg. 3.4; 0151-23229576

Özkan, Sami Onuralp

Carl-Zeiss-Promenade 8

Carl-Z.-Promenade 8, Haus 1/206; 0157-75863190

Joe, UnHyea

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

Schmitt, Simon

Carl-Zeiss-Promenade 8

Jenaplan 2; 017663868240

Klein, Florian

Stauffenbergstr. 2, 2a

Stauffenbergstr. 2/ 73 [email protected] 0175-6847584

Strelkova, Natalya

Schlegelstraße 2,4,5,6,8

Schlegelstr. 4/404 0176-36431434

[email protected]

Can, Meltem

Schlegelstraße 2,4,5,6,8

Schlegelstr. 8/215

[email protected]

Lehmann, Paula

Clara-Zetkin-Str. 19, Spitzweidenweg 11

Clara-Zetkin-Str. 19 H1 Whg. 105 0176-84500791

[email protected]

Clara-Zetkin-Str. 19, Spitzweidenweg 11

Clara-Zetkin-Str. 19, H1 Wh. 105 015787319444

[email protected]

Darnall, Daniel Kenneth

Stifterstraße 19-19e

Stifterstraße 19 Whg. 101; 0173-3667518

[email protected]

Misikire, Wengelawit

J.-Griesbach-Str. 7,8 Friesweg 1,3 + 7

Friesweg 3, Whg. 221 0157-85594627

[email protected]

Müller, Thomas

J.-Griesbach-Str. 7,8 Friesweg 1,3,7

Friesweg 3, Whg. 202

Konrad, Sophie

Stauffenbergstr. 2, 2a

Stauffenbergstr. 2/81 [email protected] 0174-6784663

Lehmann, Samuel

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[email protected]

[email protected]

Anhang Appendix 5: ERASMUS-KoordinatorInnen ERASMUS Coordinators

Stand: July 2016; aktuell unter / as of July 2016; current information is available at https://cms.rz.unijena.de/Internationales/Studium+im+Ausland/Auslandsstudium/Programme/ERASMUS_+europaweit-p233909/Ansprechpartner_+Fachkoordinatoren-EGOTEC-8eg6ocm9lo385i6f6fe755k1b6.html Fakultät /Faculty Theologie Theology Rechtswissenschaften Law Wirtschaftswissenschaften Economics and Business Administration Philosophie Philosophy

Institut

Name Prof. Dr. Martin Leiner

E-Mail: [email protected] [email protected]

Prof. Dr. Achim Seifert Assistenz: S. Rönnecke

[email protected] [email protected]

(Erasmus Office Wiwi)

Natia Khorguashvili

[email protected]

Anglistik/ Amerikanistik Altertumswissenschaften Auslandsgermanistik/DaF/DaZ

Dr. Florian Haas

[email protected]

Dr. Udo Hartmann

[email protected]

Britta Hövelbrinks Dorothea Spaniel-Weise

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

issenschaft Germanistische Sprachwissenschaft Geschichte Indogermanistik

Dr. Johanna Bohley Dr. Stefan Lotze Anna Schröder Frances GiesekeGolembowski Prof. Dr. Jürgen Bolten Marie Legrand

IWK Kommunikationswissenschaft Kunstgeschichte/ Katarina Saalfeld Medienwissenschaft Musikwissenschaft Dr. Michael Klaper Philosophie Romanistik

Slawistik Ur- und Frühgeschichte Volkskunde/ Emp. Kulturwissenschaft Sprachen/Kulturen des Vorderen Orients Sozial- und Verhaltenswissenschaften / Social and Behavioural Sciences

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

[email protected] Dr. Matthias Warkus [email protected] Dr. Sabine Albrecht (sp/pt) [email protected] Dr. F. Meynier-Heydenreich [email protected] (frz.) [email protected] Stylianos Fytas, M.A. (it) Thomas Schmidt [email protected] Prof. Dr. Peter Ettel [email protected] Stephanie Schmidt

Peter Blank M.A. (LS Islamwissenschaft) Jana Matuszak (LS Altorientalistik) ErziehungswissenDr. Mari Mietilyinenschaft Pachmann Politikwissenschaften Matthias Enders Psychologie Dr. Jürgen Kaufmann Soziologie Margrit Elsner (ausländische Studierende) Sportwissenschaften Dr. Thomas Ohrt

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[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

Mathematik und Informatik Informatik Computer Science / Computer Science Mathematics Mathematik Mathematics Physik-Astronomie Physics and Astronomy Chemie und GeowissenChemie Chemistry schaften / Chemistry Geowissenschaften Earth Science Biologie-Pharmazie / Biologie, Pharmazie Biology and Pharmacy Ernährungswissenschaft Biology, Pharmacy, Nutrition Science Medizin Frauenklinik Medicine

Dr. P. Dittrich

[email protected]

Prof. Dr. Daniel Lenz

[email protected]

Prof. Dr. Malte C. Kaluza

[email protected]

Prof. Dr. Georg Pohnert

[email protected]

Prof. Dr. Lothar Viereck

[email protected]

Prof. Dr. Dirk Hoffmeister

[email protected]

Prof. Dr. Matthias Dürst

[email protected]

Bei Nichtverfügbarkeit der Koordinatoren oder in Instituten, die keinen Koordinator haben, wenden Sie sich bitte an die jeweiligen Studienfachberater. Deren Namen, Adressen und Kontaktmöglichkeiten finden Sie im Netz (Instituts-/ Fakultätsseiten) oder unter www.uni-jena.de/Studienangebot. If a coordinator is unavailable or not designated, please contact the institute’s academic adviser. Their names, addresses, and contact information are available online (institute/ faculty pages) or at www.uni-jena.de/Studienangebot

Anhang Appendix 6: Aufenthaltstitel („Visum“) Residence Permit ("Visa") EU-Bürger: Freizügigkeitsberechtigten Unionsbürgern wird von Amts wegen auf dem Einwohnermeldeamt (Bürgerservice) eine Bescheinigung über das Aufenthaltsrecht ausgestellt. Sie müssen sich nicht bei der Ausländerbehörde anmelden. Zur EU gehören: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn, Vereinigtes Königreich (GB) und Zypern. Kein Einreisevisum brauchen EU-Bürger und Bürger von Albanien, Argentinien, Australien, Bahamas, Bosnien, Brasilien, Chile, Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Island, Israel, Japan, Kanada, Liechtenstein, Malaysia, Mazedonien, Mexiko, Moldawien, Monaco, Montenegro, Neuseeland, Nicaragua, Norwegen, Panama, Paraguay, San Marino, Schweiz, Serbien, Seychellen, Singapur, Südkorea, Taiwan, Uruguay, USA, Venezuela. Wichtig

Diese Nicht-EU-Bürger müssen sich trotzdem innerhalb der 90 Tage nach Einreise in die BRD bei der Ausländerbehörde anmelden (also eine Aufenthaltsgenehmigung beantragen), da sie Studierende und keine Touristen sind. Da die Ausstellung der Aufenthaltsgenehmigung etwa 6 Wochen dauert, sollte man sie bereits 45 Tage nach Einreise beantragen.

Ein Einreisevisum benötigen Bürger aller anderen Staaten. Sie müssen nach Erhalt der Zulassung zum Studium an der FSU bei der zuständigen diplomatischen Vertretung der BRD in ihrem derzeitigen Aufenthaltsland ein Einreisevisum zum Zweck des Studiums beantragen (also z.B. geht ein Ukrainer, der in Polen studiert, zur deutschen Botschaft in Warschau). Der Visumsantrag sollte sofort nach Erhalt der Zulassung beantragt werden, denn es kann 4 bis 6 Wochen dauern, bis das Visum erteilt wird. Spätestens 6 Wochen vor Ablauf des Einreisevisums (es sei denn, dieses gilt schon für die gesamte Länge des geplanten Aufenthalts) müssen sie sich unbedingt bei der Ausländerbehörde Jena/im Wohnort melden. Weitere Infos unter www.aufenthaltstitel.de oder www.auswaertiges-amt.de/DE/EinreiseUndAufenthalt/Zuwanderungsrecht_node. gut zu wissen

Diese Studierenden sollten nicht mit einem Touristenvisum- oder Schengenvisum nach Deutschland einreisen, denn dies kann hier nicht immer problemlos in ein Studienvisum umgeändert werden.

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Aufenthaltsgenehmigung nach §16 Aufenthaltsgesetz (zum Zwecke des Studiums): Beantragung/Verlängerung muss immer vor Ablauf des Einreisevisums/der alten Aufenthaltsgenehmigung erfolgen. Dafür wird eine Studienbescheinigung mit Unterschrift und Stempel des IB benötigt. Die erste wird üblicherweise zusammen mit der Thoska ausgegeben; später im Studium ist sie immer persönlich im IB abzuholen. Die Aufenthaltsgenehmigung wird für max. 2 Jahre oder bis Ende der Ausbildung vergeben oder verlängert. Nach Studienabschluss (nicht bei Gaststudierenden) kann einmalig eine Aufenthaltsgenehmigung zur Arbeitssuche für max. 18 Monate ab Studienende (Tag der letzten Prüfung) vergeben werden. Der Aufenthaltstitel für Nicht-EU-Bürger wird als elektronischer Aufenthaltstitel, d.h. als Chipkarte mit Bild ausgegeben. Die Bearbeitung dauert 4-6 Wochen, die Gebühren belaufen sich auf bis zu 110 € (Stipendiaten mit deutschem Stipendium zahlen weniger). Für Studierende aus der Türkei mit einem Erasmus-Stipendium entfällt diese Gebühr. Es werden bei jeder Beantragung Abdrücke von 2 Fingern abgenommen und mit dem Bild im Chip gespeichert (die Fingerabdrücke dienen nur der Identifikation und werden nach Kartenausgabe in der Datenbank gelöscht). Der eAT ist nur zusammen mit Pass und einem Zusatzblatt, auf dem die Art des Aufenthaltstitels/der Auflagen stehen (z.B. „zum Zweck des Studiums der Germanistik an der FSU Jena“) gültig; es müssen also immer alle 3 Dokumente zusammen bleiben. Die Karte hat Online-Funktionen, die man bei Ausgabe abschalten lassen kann; der PIN-Brief zur Karte wird per Post zugesandt. Mehrsprachige Infos und Flyer unter: www.bamf.de/DE/DasBAMF/ITDienstleistungen/Angebote/angebote-node (Elektronischer Aufenthaltstitel eAT) und www.jena.de  bei Suche „eat“ eingeben. Arbeitserlaubnis: Bürger der EU brauchen keine; alle andere dürfen ohne Arbeitserlaubnis max. 120 Tage im Jahr (8 Stunden/Tag), oder 240 halbe Tage, arbeiten; studentische Nebentätigkeit in Uni oder ThULB (Hiwi) zählt bei den 120 Tagen nicht mit. Alles, was darüber hinausgeht, benötigt die Zustimmung der Ausländerbehörde und der ZAV (Zentrale Auslands- und Fachvermittlung der Bundesagentur für Arbeit). Sperrkonto: Bewerber aus China, Russland und weiteren Staaten müssen vor der Visumsbeantragung vom Heimatland aus ein Sperrkonto bei einer deutschen Bank eröffnen, auf dem eine bestimmte Geldsumme (EUR 7.908 pro Jahr, ggf. anteilig) liegt, die die monatlichen Lebenshaltungskosten und ggf. Kosten für die Rückreise deckt, mit dem Sperrvermerk „Finanzierung Studium“ versehen ist und nur die Auszahlung von max. 1/12 des Guthabens pro Monat zulässt. Wenn also jemand mehr Geld verbrauchen möchte, benötigt er ein zweites Konto. Der Nachweis, dass man über ein entsprechendes Euro-Devisenkonto bei einer Bankfiliale im Heimatland verfügt, ist nicht ausreichend. Die Filiale, bei der das Konto besteht, muss sich in Deutschland befinden. Alternativ ist auch eine entsprechende Bankbürgschaft möglich; Mentoren sollten keinesfalls als Bürgen auftreten. Die Entsperrung kann 2-4 Wochen dauern. Finanzierungsnachweis: Die Ausländerbehörde hat jederzeit das Recht, alle internationalen Studierenden daraufhin zu überprüfen, ob sie genügend finanzielle Mittel (ca. 680€/Monat) haben, um ein Studium in Deutschland zu absolvieren. Wir empfehlen allen Studierenden, einen Finanznachweis (Kontoauszug, Stipendienzusage, Brief der Eltern o.ä.) mitzubringen, den sie ggf. vorlegen können. Urlaub im Ausland: Studierende mit einem Einreisevisum (90 Tage gültig) dürfen nur dann während dessen Gültigkeit aus Deutschland ausreisen, wenn es ein Multivisum ist und die Rückkehr nach Deutschland erlaubt. "Urlaub" in anderen Schengen-Staaten ist damit möglich. Studierende mit einem befristeten Aufenthaltstitel dürfen während dessen Gültigkeit aus Deutschland ausreisen und wieder einreisen, so oft sie wollen und bis zu 90 Tage in andere Schengen-Staaten reisen. EU Citizens: EU citizens will receive a document from the central citizens’ office confirming their right of residence. They do not have to register with the immigration office. The EU member states are: Austria, Belgium, Bulgaria, the Czech Republic, Cyprus, Denmark, Germany, Estonia, Finland, France, Greece, Italy, Ireland, Croatia, Latvia, Lithuania, Luxembourg, Malta, the Netherlands, Poland, Portugal, Romania, Sweden, Slovakia, Slovenia, Spain, Hungary, and UK. EU citizens and citizens of the following countries do not need an entry visa: Albania, Argentina, Australia, Bahamas, Bosnia, Brazil, Canada, Chile, Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Iceland, Israel, Japan, Liechtenstein, Malaysia, Macedonia, Mexico, Moldavia, Monaco, Montenegro, New Zealand, Nicaragua, Norway, Panama, Paraguay, San Marino, Serbia, Seychelles, Singapore, South Korea, Switzerland, Taiwan, Uruguay, USA, and Venezuela. Important

These non-EU citizens also have to contact the immigration office within 90 days of their arrival in Germany in order to apply for a residence permit, because students are not tourists. Because it takes approximately six weeks to receive a residence permit, one should apply for a residence permit approximately 45 days after arrival.

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Citizens of all other countries require an entry visa. After receiving a letter of acceptance from the FSU, they need to contact the diplomatic representative of the Federal Republic of Germany in their current country of residence to apply for an entry visa for the purpose of studying (for example, a Ukrainian studying in Poland should go to the German embassy in Warsaw). This visa should be applied for immediately after receiving a letter of acceptance, because it can take six to eight weeks to issue the visa. These students should contact the immigration office six weeks before the expiration of the entry visa (unless it is valid for the entire length of their stay). For more information visit www.aufenthaltstitel.de or www.bamf.de/EN/Willkommen/Aufenthalt/eAufenthaltstitel/e-aufenthaltstitel-node . Good to know

If possible, these students should not enter Germany with a tourist visa or Schengen visa, because it cannot always be easily converted to a student visa.

Residence permits based on §16 Aufenthaltsgesetz (for the purpose of study): This must be applied for or extended before your entry visa or residence permit expires. In order to do so, proof of enrolment with a signature and stamp from the IO is required. This first document is usually handed out along with the Thoska; later in your course of studies, it should be picked up in person at the IO. Residence permit will be issued for a maximum of two years or until graduation. After graduation, a one-time residence permit can be issued for a period of 18 months (after the date of the last exam) for the purpose of looking for employment. Guest students are not eligible for this. The residence permit for non-EU citizens is issued as an electronic residence permit (eAT) – that is, as a chip card with photo. It takes four to six weeks to process this residence permit. A residence permit costs up to €110 (students with German scholarships receive a discount). Turkish students with an Erasmus scholarship do not have to pay this fee. When applying for the residence permit, two fingerprints will be taken and saved along with the image in the chip (the fingerprints only serve the purpose of identification and after the card is returned, will be deleted from the database). The eAT is only valid with a passport and paper listing information about the residence permit that was issued (for example “for the purpose of studying German at the FSU Jena”); all three documents must be kept together. The card has online functions that can be activated when the card is picked up. The PIN will be sent separately via mail. Information and flyers are available at: www.bamf.de/EN/Willkommen/Aufenthalt/eAufenthaltstitel/e-aufenthaltstitelnode and www.jena.de  enter “eat“ in the search box. Work permit: Citizens of EU countries do not need one; everyone else is permitted to work a maximum of 120 full days or 240 half days each year (8 hours/ day); work-study jobs at the university or library (Hiwi) do not count towards these 120 days. Everything beyond this requires the approval of the immigration office and the ZAV (Zentrale Auslands- und Fachvermittlung der Bundesagentur für Arbeit). Escrow account: Applicants from China, Russia, and many other countries must open an escrow account at a German bank with a certain amount of money (€7,908 per year, pro-rated if applicable) before applying for a visa. This money must cover the cost of living and costs of a return trip, be marked with note “Finanzierung Studium”, and will only pay out a maximum of 1/12 of the amount each month. If someone needs more money, a second account needs to be opened. Proof of having a bank account in euros at home is not adequate. The bank account must be located in Germany. A bank guarantee or letter of credit is another option. A mentor should never agree to be a guarantor. Proof of sufficient funds: The immigration office always has the right to check if an international student has sufficient funds (approx. €680/ month) to complete a degree in Germany. We recommend that all students bring a financial document (bank account statement, scholarship letter, letter from their parents, etc.) that they can present. Holidays abroad: Students with an entry visa (valid for 90 days) may only leave Germany if the visa is valid for multiple entries and allows for the return to Germany. It is not possible to take “holidays“ in other Schengen countries. Students with a fixed-term residence permit are permitted to leave and re-enter Germany as often as they want and also travel for up to 90 days in other Schengen states.

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Anhang Appendix 7: Vermieterbescheinigung („Wohnungsgeberbescheinigung“) Landlord Confirmation („Confirmation by the lessor“)

Quelle: http://www.dessau.de/Deutsch/Buergerservice/Formulare/ (12.07.2016)

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Translated by the International Office of the Friedrich Schiller University Jena

Confirmation by the Lessor § 19, section 3 Bundesmeldegesetz (federal registration act) To be submitted to the registration office Details about the Lessor: Family name: First name: if legal entity, name of the entity: Postcode:

Town:

Street name: Property number (incl. additions to the address): Details about the Owner of the Flat: (to be completed only if the owner is not the lessor [§ 3, section 2, No 10 Bundesmeldegesetz] or the owner moves into the flat himself/herself) Family name: First name: if legal entity, name of the entity: Postcode:

Town:

Street name: Property number (incl. additions to the address): Additional Owners if applicable: Family name: First name: if legal entity, name of the entity: Postcode:

Town:

Street name: Property number (incl. additions to the address): Move-in date: Move-out date: Address of the flat that the tenant will move into/move out of: Postcode: Town:

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1 of 2

Street name: Property number: Additional details (e.g. story or number of flat) The following person(s) has (have) moved into/out of the indicated flat: Family name: First name: Family name: First name: Family name: First name: Family name: First name: Family name: First name: Family name: First name:

Date and signature of the lessor or the owner of the flat (only in case of owner occupation) Details about the person commissioned by the lessor: Family name: First name: if legal entity, name of the entity: Postcode:

Town:

Street name: Property number (incl. additions to the address):

Date and signature of the person commissioned by the lessor:

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Ansprechpartner für internationale Studierende Mentorenprogramm

Britta Möbius (Internationales Centrum, Johannisplatz 26) 03641/93 11 48 [email protected] www.uni-jena.de/ib_mentoren

Beratung und Betreuung

Dr. Britta Salheiser (UHG, Zi. 18), Stefanie Müller (UHG, Zi. 17) 03641/93 11 46 und 03641/93 11 49 [email protected]

Sprechzeiten

www.uni-jena.de/Internationales_Buero

Facebook

https://www.facebook.com/groups/223961457642526/ (IB Mentoren Uni Jena)

Foto

E. Hofmann



(Stand: Juli 2016)