DMS® EASY - easy software ag

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no. 29

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EASY SOFTWARE AG’S MAGAZINE FOR DOCUMENT MANAGEMENT DAS EASY SOFTWARE AG-MAGAZIN FÜR DOKUMENTEN-MANAGEMENT

EASY-®CAPTURE® EASY-®CAPTURE® EASY-®CAPTURE® EASYCA ® CAPTURE EASY CAPTURE EASY CAPTURE EA PTURE EASY® ® ® CAPT SY-®CAPTURE EASY-®CAPTURE EASY-® CAPTURE EASY® URE EASYCAPTURE EASY CAPTURE EASY CAPTURE EASY -®CAPTURE® EASY-®CAPTURE® EASY-® CAPTURE® EASYCAPTUR ® E EASY-CAPTURE EASY-CAPTURE EASY-CAPTURE EASY-C -DMS® EASY -DMS® EASY -DMS® EASY -DMS® EASY -DM EASY ® ® ® ® ® DMS EASY DMS EASY DMS EASY DMS EASY S EASY ® ® ® ® DMS® EASY DMS EASY DMS EASY DMS EASY DMS EAS ® -DMS® EASY -DMS® EASY -DMS EASY -DMS® Y-DMS® EASY TM ® ® ® ® EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY-DMS EASY-D MS® EASY-DMS® EASY-DMS® EASY-DMS® EASY-DMS® EASY EASY®-ARCHIVE® EASY®-ARCHIVE® EASY®-ARCHIVE® EASY®-ARC HIVE EASY-ARCHIVE EASY®-ARCHIVE EASY®-ARCHIVE EASY® -ARCHIVE® EASY -ARCHIVE EASY®-ARCHIVE EASY®-ARCHIVE EASY-® ARCHIVE® EASYARCHIVE EASY®-ARCHIVE EASY®-AR ® CHIVE EASY®-ARCHIVE EASY®-ARCHIVE EASY®-ARCHIVE EAS Y-ARCHIVE EASY-ARCHIVE EASY-ARCHIVE EASY-ARCHIV -WEB® EASY -WEB® EASY -WEB® EASY -WEB® EASY -WE EASY ® ® ® ® ® WEB EASY WEB EASY WEB EASY WEB EASY -W B EASY ® ® ® ® WEB EASY WEB EASY WEB EASY WEB EASY EB® EASY ® ® ® ® ® WEB EASY -WEB EASY -WEB EASY -WEB EASY -WEB EASY ® ® ® ® -WEB® EASY WEB EASY WEB EASY WEB EASY WEB EAS Y-WEB® EASY-WEB® EASY-WEB® EASY-WEB® EASY-WEB® EA EASY- APPLICATIONS EASY- APPLICATIONS EASY- APPLICA TIONS EASY- APPLICATIONS EASY- APPLICATIONS EASY- A PPLICATIONS EASY- APPLICATIONS EASY- APPLICATIONS E APPLICATIONS EASY- APPLICATIONS EASY- APPLICATI ASY® ONS EASY- APPLICATIONS EASY- APPLICATIONS EASY- AP PLICATIONS EASY-APPLICATIONS EASY-APPLICATIONS EASY

EASY- WARE

3.11

3.20

Release EASY- WARE 3.20 TM

REPORT

SOFTWARE

N E W S

EASY SOFTWARE AG · Am Hauptbahnhof 4 · D-45468 MÜLHEIM/RUHR Pressesendung Deutsche Post AG · Entgelt bezahlt · K 47948

E - M a i l : i n d e x - o n l i n e @ e a s y. d e

z

I n t e r n e t : w w w. e a s y. d e

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EDITORIAL

DMS – A Promising Market of the Future

DMS –Ein Zukunftsmarkt mit Perspektive

The DMS market offers good perspectives. By the time the phase of delayed investments due to the economic situation has ended and business conversions to euro currency have been completed, the new German federal tax legislation alone, which will come into effect on January 1, 2002, should see to it that Document Management remains a convincing growth market.

Der DMS-Markt hat Perspektive. Spätestens wenn die Phase konjunkturbedingter Investitionsstaus und der betrieblichen Euro-Umstellungen beendet ist, sollte allein schon die ab dem 01. Januar 2002 geltende neue Abgabenordnung des Bundes dafür sorgen, dass Dokumentenmanagement ein überzeugender Wachstumsmarkt bleibt.

And we are jumping at the chance: Sooner and more up-todate than our competitors, we have provided information regarding the current state and the consequences of the altered tax legislation in workshops, road shows, and on our service site www.einfach-archivieren.de; responses were positive throughout. Now we are aiming to build on this lead, for the benefit of our partners and customers in particular.

Und wir packen zu: Früher und aktueller als die Konkurrenz haben wir über den neuesten Stand und die Auswirkungen der geänderten Abgabenordnung in Workshops, Road-Shows und auf unserer Service-Site www.einfach-archivieren.de informiert und durchgehend positive Resonanz erhalten. Nun gilt es, diesen Vorsprung – gerade auch zum Vorteil unserer Partner und Kunden – zu nutzen.

During the DMS EXPO fair in Essen on September 26 through 28, we are going to demonstrate in detail how our product portfolio is fully compliant with the new legal requirements, and more than up to meeting the steadily growing demands of the DMS market. The EASYWARE Release 3.20 offers numerous new functions as well as the new module EASY WEB DMS which allows users to access the essential functions of EASY DMS via a web browser through the intranet or Internet, saving both time and money.

Auf der DMS EXPO in Essen vom 26. bis 28. September werden wir detailliert darstellen, wie unser Produktportfolio den neuen gesetzlichen Anforderungen in vollem Umfang genügt und den stetig steigenden Anforderungen des DMS-Marktes mehr als gewachsen ist. So wartet das EASYWARE-Release 3.20 mit zahlreichen neuen Funktionen und dem neuen Modul EASY WEB-DMS auf, mit dem Anwender mittels eines Web-Browsers zeit- und kostensparend über das Intra- oder Internet auf die grundlegenden EASY-DMS Funktionen zugreifen.

We are going to demonstrate the entire bandwidth of our product suite including our Content Management solution EASY PORTAL as well as EASY EXCHANGE with new DMS functions for the "Microsoft Exchange Server" groupware solution.

Mit der Präsentation unserer Content-ManagementLösung EASY-PORTAL sowie von EASY-EXCHANGE mit neuen DMS-Funktionen für die Groupwarelösung "Microsoft Exchange Server" demonstrieren wir die ganze Bandbreite unserer Produktpalette.

As another highlight, we are presenting a joint development of EASY SOFTWARE AG and Konica Business Deutschland GmbH which allows to distribute the incoming mail in businesses and government offices electronically through a photocopier (!): The documents are simply placed on a digital copier, scanned, digitized and sent to the network where the EASY module IQ classify automatically identifies the type of the document and forwards it directly to the appropriate department - yet another reduction of the daily office workload. This is what EASY stands for.

Als weiteres Highlight präsentieren wir eine Entwicklung der EASY SOFTWARE AG und der Konica Business Deutschland GmbH, mit der die Eingangspost in Unternehmen und Behörden elektronisch über den Kopierer (!) verteilt werden kann: Die Dokumente werden einfach auf einen digitalen Kopierer gelegt, eingescannt, digitalisiert und an das Netzwerk weitergeleitet. Dort erkennt das EASY-Modul IQ classify die Art des Dokuments automatisch und leitet es direkt an die zuständige Abteilung weiter – eine weitere EASY-typische Entlastung für den Büroalltag.

All in all, this means good prospects for EASY in a promising market.

Cordially yours, Markus Hanisch/ Senior Executive Herzlichst Ihr Markus Hanisch/ Vorstand 2

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Alles in allem gute Aussichten für EASY – in einem Markt mit Perspektive.

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C O N T E N T S / I N H A LT

EASY- WARE 3.20

2 2

Editorial Editorial

4 4

News News

6 6

EASYWARE-Version 3.20 EASYWARE Version 3.20

12 12

EASY SOFTWARE in the first 6 months EASY SOFTWARE im ersten Halbjahr

16 16

Success Story Regensburg Clinic Anwenderbericht Klinikum Regensburg

20 20

SAP Event Résumé SAP Event Resümee

22 22

EASY PORTAL Reports EASY PORTAL-Berichte

24

News from the German Finance Ministry Neues vom Bundesfinanzministerium

TM

24 26 26

Simplifying Every-Day Office Life with Konica and EASY Konica und EASY vereinfachen Büroalltag

30 30

Imprint Impressum

31 31

Seminare Courses

TRADE SHOWS / MESSEN Halle 1 1240 040+ d Stan 1

Essen 01 . 09. 20 2 26. – 8

Alle in dieser Publikation aufgeführten Wort- und Bildmarken sind Eigentum der entsprechenden Hersteller. All trade marks, tradenames and logos in this publication are the property of their respective owners.

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NEWS

Strategic Partnership

Strategische Partnerschaft

As of September 2001, EASY SOFTWARE has entered a strategic partnership with Engineering Informatics (EI), a solutions and services company, operating exclusively in the mySAP.com Product Lifecycle Management market. Together, EASY SOFTWARE and Engineering Informatics will provide complete end-to-end solutions for customers who use PLM by SAP.

Im September 2001 ist EASY SOFTWARE eine strategische Partnerschaft mit Engineering Informatics (EI) eingegangen, einem Anbieter von Lösungen und Dienstleistungen, der ausschließlich auf dem Gebiet des mySAP.com Product Lifecycle Management tätig ist. Gemeinsam werden EASY SOFTWARE und Engineering Informatics ganzheitliche, umfassende Lösungen für Kunden anbieten, die PLM von SAP verwenden.

Lynn R. Hogg, President of EASY SOFTWARE INC., comments: "The primary focus of our partnership will be to provide SAP users with the functionality to manage business documents from within the SAP user interface as well as all forms of enterprise documentation including engineering and technical documentation and drawings as well as other office and corporate documentation. Combining SAP's strong PLM functionality with EASY SOFTWARE's document archiving and imaging options provides an exceptional, long-term enterprise storage solution that helps companies reduce costs typically associated with long-term data management while also meeting all of the legal and regulatory retention requirements."

Lynn R. Hogg, Vorsitzender der EASY SOFTWARE INC., meint dazu: "Unsere Partnerschaft wird hauptsächlich darauf abzielen, SAP-Anwender in die Lage zu versetzen, Geschäftsunterlagen aus der SAP-Oberfläche heraus zu verwalten, genauso wie alle Formen der Unternehmensdokumentation, wie z.B. Dokumente und Zeichnungen aus den Bereichen Maschinenbau und Technik, aber auch andere Büro- und Firmenunterlagen. Die Kombination der leistungsfähigen PLM-Funktionalität von SAP mit den Dokumentenarchivierungs- und Imaging-Optionen der EASY SOFTWARE ergibt eine außergewöhnliche, auf Dauer angelegte Aufbewahrungslösung für Unternehmen, die einerseits den Firmen Kosten erspart, die sonst mit dem Langzeit-Datenmanagement verbunden sind, und andererseits dennoch allen gesetzlichen Vorschriften und Bestimmungen entspricht."

between EASY SOFTWARE and Engineering Informatics

EI's President & CEO, Werner Simpson, says: "I am extremely proud of our relationship with EASY SOFTWARE. It is of a strategic nature in that both companies can rapidly expand their growth in the SAP marketplace."-

Werner Simpson, der Vorsitzende und Geschäftsführer von EI, kommentiert: "Ich bin sehr stolz auf unsere Beziehung zu EASY SOFTWARE. Sie ist strategischer Natur, denn sie gestattet es beiden Firmen, ihr Wachstum im SAP-Markt rasch zu erweitern."-

EASY Website

EASY-Website

The electronic classified directory "Elektronisches Branchenbuch EBB" has distinguished the web presence of EASY SOFTWARE AG as a "Top Business Site 2001". This award is only given to sites which refer to economic issues and is valid for one year. Sites are assessed according to their topicality and usefulness which must rank significantly higher than what is generally offered on the Internet. Out of 40,000 evaluated websites, only 800, or 2%, received this award.-

Das "Elektronische Branchenbuch EBB" hat den Internetauftritt der EASY SOFTWARE AG als "Top Business Site 2001" ausgezeichnet. Diese Auszeichnung wird nur Seiten mit wirtschaftlichem Bezug zuteil und gilt für jeweils ein Jahr. Bewertungskriterien sind die Aktualität und der Nutzwert der Seiten, der deutlich über dem Durchschnitt des sonst im Internet Gebotenen liegen muss. Von 40.000 bewerteten Websites sind nur 800 prämiert worden, d.h. 2%.-

distinguished as "Top Business Site"

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zwischen EASY SOFTWARE und Engineering Informatics

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als "Top Business Site" ausgezeichnet

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INTRODUCING A NEW COMPANY WHOSE 7,000 CUSTOMERS INCLUDE THE WORLD’S LARGEST ORGANIZATIONS. TODAY, JETFORM CORPORATION BECOMES ACCELIO As JetForm, we made our name in the eighties and nineties as the global leader in electronic forms. Today, our solutions are much broader and deeper. We give organizations simple ways to extend critical business processes to customers, partners and employees in the ways that work best for them, while making those processes much faster. The results include happier customers, increased market share and reduced operating costs – which is why over 70% of the Fortune 100 are Accelio customers, including the top 10. Accelio. A new company. A bold vision. An exciting future.

W W W. A C C E L I O . C O M C O R P O R AT E H E A D Q U A R T E R S Accelio Corporation, 560 Rochester Street, Ottawa, Ontario, K1S 5K2 Canada Tel (613) 233-2256 or (866) 327-2256 (Toll free) O T TA WA T O R O N T O AT L A N TA D A L L A S S A N F R A N C I S C O N E W Y O R K D E T R O I T C H I C A G O WA S H I N G T O N D Ü S S E L D O R F L O N D O N D U B L I N PA R I S M I L A N O S L O S T O C K H O L M S Y D N E Y B E I J I N G T O K Y O S I N G A P O R E © 2001 Accelio Corporation. All rights reserved. Accelio is a trademark of Accelio Corporation.

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Die Zukunft des

Dokumentenmanagements: The Future of

Document Management:

EASY- WARE

TM

3.20 6

Significantly expanded WEB compatibility, an

Wesentlich

allover new EASY DMS, implementation of dis-

rundum erneuertes EASY-DMS, Implementie-

tinctive modules and features: With the new pro-

rung markanter Module und Features: Mit der

duct version EASYWARE 3.2, EASY SOFTWARE AG

neuen Produktversion EASYWARE 3.2 setzt die

is setting the standards for the future of modern

EASY SOFTWARE AG Maßstäbe für die Zukunft

document management. EASYWARE 3.2 will be

des

introduced at this year's DMS Expo show in

EASYWARE 3.2 hat Premiere zur diesjährigen

Essen.

DMS Expo in Essen.

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erweiterte

modernen

WEB-Fähigkeit,

ein

Dokumentenmanagements.

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Some highlights from the extensive range of EASY innovations:

Einige Highlights aus dem reichhaltigen Angebot der EASY-Innovationen:

EASY IQ classify: Fully-automatic and trainable classification of heterogeneous document stacks

EASY-IQ classify: Vollautomatische und trainierbare Klassifikation heterogener Dokumentenstapel

EASY NEWSCLIP light export : Automatic press clippings with CAPTURE import

EASY-NEWSCLIP light export: Automatisches Presseclipping mit CAPTURE-Import

EASY INTELLI search: Extended full-text retrieval based on semantic analogies and inflected forms in multilingual archives

EASY-INTELLI search: Erweiterte Volltextrecherche nach semantischen Entsprechungen und Flexionsformen in mehrsprachigen Archiven

EASY WEB DMS: Web client for modern and flexible process control within the company through the Internet or intranet

EASY-WEB DMS: Webclient für eine zeitgemäße und flexible Steuerung betriebsinterner Vorgänge via Intraoder Internet

EASY CRYPTING: State-of-the-art encryption technology for maximum security in event processing

EASY-CRYPTING: Modernste Verschlüsselungstechnik für größtmögliche Sicherheit bei der Vorgangsbearbeitung

Add the integration of digital forms (EFORMS), Object Right servers, single sign-on, EASY SmartLink and Xpost for SAP users, and much more EASYWARE 3.2 completes the range of EASY products for integrated document management.

Dazu die Integration digitaler Formulare (EFORMS), Objektrechteserver, Single Sign-On, für SAP-Anwender EASY SmartLink und XPost, und vieles mehr – EASYWARE 3.2 komplettiert das EASY-Angebot für ein Dokumentenmanagement aus einem Guss.

Those who have already worked with EASYWARE will familiarize themselves with the new functions in no time. But even newcomers to EASY will soon be able to use all central functions for their daily business.

Wer bereits mit EASYWARE gearbeitet hat, wird sich mit den neuen Funktionen sehr schnell vertraut machen. Aber auch neue EASY-Anwender werden in sehr kurzer Zeit alle wichtigen Funktionen für das Tagesgeschäft nutzen können.

Extended basic technology It is now possible to generate EFORMS and use them for event processing. EFORMS allow to display, edit, print and save electronic forms such as tax returns, remittance slips or official forms as well as self-created templates in EASY ARCHIVE, EASY CAPTURE and EASY DMS, and archive them in EASY ARCHIVE. The extended Scanner Remote Control provides scanned documents in PDF format.

Erweiterte Basistechnologie EFORMS können nun generiert und für die Vorgangsbearbeitung eingesetzt werden. Mit den EFORMS lassen sich elektronische Formulare wie z.B. Steuererklärungen, Überweisungsträger oder behördliche Formulare sowie eigenerstellte Vordrucke in EASY-ARCHIV, EASYCAPTURE und EASY-DMS anzeigen, bearbeiten, drucken, speichern und in EASY-ARCHIV archivieren. Die erweiterte Scan-Fernbedienung erzeugt eingescannte Dokumente im PDF-Format.

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EASY-CAPTURE: Jedem das Seine

EASY CAPTURE: To each his own The EASY NEWSCLIP light export interface permits convenient acquisition, collection and categorization of printed information from print media, press releases, memos or typescripts and facilitates the creation of press archives and editing of their contents. On a scanned print template, such as a page from a newspaper, the user can mark an article and any images that go with it. At the push of a key, zones are recognized automatically – header, subheader, lead, section, image caption, or the entire text. The identified parts of the article are acquired by EASY CAPTURE and made available in the archive in a revision-proof manner. A revision-proof image of the template is archived at the same time. Another option besides full-text retrieval is to store the press clippings or documents in files according to their subject, topics or editions and to add other digital documents such as video files, radio interviews or multimedia objects at any time.

The module EASY IQ classify is a self-learning software for automatic document classification. The program analyzes and classifies documents based on statistic procedures with tremendous accuracy. With the help of a wizard providing step-by-step instructions for the creation of new document classes or training documents, it is now possible to train the document allocations for newly created classes at any time. The daily incoming mail is automatically structured through EASY IQ classify and can thus be processed much faster and distributed right on target.

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Die Schnittstelle EASY-NEWSCLIP light export ermöglicht das komfortable Erfassen, Sammeln und Kategorisieren von gedruckten Informationen aus Printmedien, Pressemitteilungen, Schriftstücken oder Typoskripten und erleichtert das Anlegen von Pressearchiven sowie das redaktionelle Arbeiten mit deren Inhalten. Auf einer eingescannten Printvorlage, beispielweise einer Zeitungsseite, kann der Anwender einen Artikel samt dazugehörigem Bildmaterial markieren. Auf Tastendruck werden automatisch Zonen erkannt – Headline, Subheadline, Lead, Abschnitt, Bildunterschrift oder auch der ganze Text . Die erkannten Artikelbestandteile werden über EASY-CAPTURE erfasst und volltextrecherchierbar im Archiv zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig wird ein revisionssicheres Image der Vorlage archiviert. Neben der Volltextrecherche besteht auch die Möglichkeit, die Presseclippings bzw. Dokumente nach Sachgebieten, Themen oder Ausgaben in Mappen abzulegen und weitere digitale Dokumente wie Filmdateien, Radiointerviews oder Multimediaobjekte jederzeit hinzuzufügen.

Das Modul EASY-IQ classify ist eine selbstlernende Software zur automatischen Dokumentenklassifizierung. Das Programm analysiert und klassifiziert Dokumente anhand statistischer Verfahren mit sehr hoher Treffsicherheit. Mit einem Assistenten, der Schritt für Schritt bei der Erstellung von neuen Dokumentenklassen oder Trainingsdokumenten hilft, lassen sich nun jederzeit die DokumentenZuordnungen für neu erstellte Klassen antrainieren. Der tägliche Posteingang wird durch EASY-IQ classify automatisch strukturiert und kann somit erheblich schneller bearbeitet und zielgerichtet verteilt werden.

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EASY ARCHIVE knows foreign languages Documents which were acquired with WINCOLD can be transferred to Exchange or Lotus Notes via SMTP Export, or converted to XML format. EASY INTELLI search is the name of a new EASY ARCHIVE module for multilingual, semantic full-text search in archives. This solution is of particular interest to multinational companies maintaining multilingual archives.

EASY WEB ARCHIVE: Archiving through the Internet EASY WEB ARCHIVE provides access to EASY archives via the Internet or intranet from the familiar EASYWARE File Manager interface. With the new WEB Edit module, any documents can be transferred to an EASY archive through a browser. The Report linkage enables many and diverse layout templates. With CI Notes, notes can be displayed and edited in EASY WEB archives.

EASY DMS for your safety The encryption technology of EASY CRYPTING ensures maximum security during event processing. EASY CRYPTING encodes documents or personal data to protect them from unauthorized access while they are being forwarded within the company. Only authorized individuals are able to decode and view the information with their digital keys. When forwarded, the information is automatically encrypted again. Advanced forwarding options simplify and optimize the proven EASY DMS "ad hoc workflow".

EASY-ARCHIV kann Fremdsprachen Mit WINCOLD erfasste Dokumente können über SMTP Export in Exchange oder Lotus Notes übergeben werden oder im XML-Format ausgegeben werden. EASY-INTELLI search heißt ein neues Modul für EASY-ARCHIV zur sprachübergreifenden, semantischen Volltextsuche in Archiven. Die Lösung ist besonders interessant für multinationale Unternehmen, die mehrsprachige Archive pflegen.

EASY WEB-ARCHIV: Archivieren über das Internet EASY WEB-ARCHIV bietet einen Zugriff auf EASYArchive über Inter- oder Intranet in der gewohnten Mappenmanager-Oberfläche der EASYWARE. Über das neue WEB Edit-Modul werden beliebige Dokumente mittels eines Browsers in ein EASY-Archiv transferiert. Die Report-Anbindung ermöglicht vielfältige Layout-Hinterlegungen. Mit CI Notizen können Notizen in EASY WEB-Archiven angezeigt und editiert werden.

EASY-DMS zu Ihrer Sicherheit Mit der Verschlüsselungstechnik EASY-CRYPTING wird größtmögliche Sicherheit bei der Vorgangsbearbeitung erreicht. EASY-CRYPTING verschlüsselt Dokumente oder personenbezogene Daten, um sie sicher vor unerwünschtem Zugriff durch das Unternehmen zu leiten. Nur berechtigte Personen können mit ihren digitalen Schlüsseln die Informationen dekodieren und einsehen. Beim Weiterleiten erfolgt die erneute Verschlüsselung automatisch. Erweiterte Versendemöglichkeiten erleichtern und optimieren den bewährten "ad-hoc Workflow" von EASY-DMS.

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EASY-WEB DMS: Weltweite Mitarbeit

EASY WEB DMS: World-wide participation With EASY WEB DMS, users can access the basic functions of EASY DMS with a WEB browser through the intranet or Internet while operating with the "look and feel" of the EASY DMS Windows Client. The functions available through EASY WEB DMS include, for instance, the EASYWARE file concept, the modification of file types "on the fly", adding, displaying and printing documents, working with different distribution lists, document version control and version management, sequential and concurrent file forwarding, access to global folders, file status reports via a monitor, and circulars with task definition. The user can decide – individually and depending on the situation – whether she wants to work with the extended functions of the Windows Client within the company, or via the intranet with the DMS WEB Client. From outside of the company's network, it is possible to log into the company DMS with a notebook, for example, through an Internet browser. The use of EASY WEB DMS also lowers the administration costs for the individual clients. This "zero administration" results in further reduced expenses because it is considerably less time-consuming than a complete client installation.

Optimal business workflow With the implementation of many new functionalities, handling daily business processes with EASYWARE becomes even faster and more automated. “The modular structure of the program package allows users to customize their profiles,” says Matthias Kelp, Product Manager at EASY SOFTWARE AG. “EASYWARE 3.2 offers optimal and individual solutions for each type of document management.” You are invited to find out for yourself!-

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Mit EASY-WEB-DMS können Anwender mit einem WEB-Browser über das Intra- oder Internet auf die grundlegenden Funktionen von EASY-DMS zugreifen. Die Bearbeitung geschieht im "look and feel" des EASYDMS Windows-Client. Zu den unter EASY-WEB-DMS bereitgestellten Funktionalitäten gehören beispielweise das Mappenkonzept der EASYWARE, das Verändern von Mappentypen "on the fly", das Hinzufügen, Anzeigen und Drucken von Dokumenten, die Arbeit mit unterschiedlichen Verteilerlisten, die Versionierung und Versionsverwaltung von Dokumenten, das sequentielle und parallele Versenden von Mappen, der Zugriff auf die globalen Ordner, die Statusabfrage der Mappen über einen Monitor und der Umlaufzettel mit Aufgabendefinition. Der Anwender kann individuell und situationsabhängig entscheiden, ob er im Unternehmen mit den erweiterten Funktionen des Windows Clients arbeiten will, oder ob er über das Intranet mit dem DMS-WEB Client agiert. Von außerhalb des Firmennetzwerkes kann er sich z.B. mit seinem Notebook über das Internet mittels Browser an das unternehmenseigene EASY-DMS anmelden. Mit dem Einsatz von EASY-WEB-DMS sinken auch die Kosten für die Administration der einzelnen Clients. Durch diese "Zero-Administration" ergibt sich eine weitere Kostensenkung, weil der zeitliche Aufwand gegenüber einer kompletten Client-Installation drastisch reduziert wird.

Optimaler Geschäftsablauf Mit der Implementation vieler neuer Funktionalitäten wird die Arbeit mit EASYWARE im täglichen Geschäftsablauf noch weiter automatisiert und beschleunigt. „Durch den modularen Aufbau des Programmpaketes kann der Anwender sein ganz persönliches Nutzungsprofil realisieren“, so Matthias Kelp, Produktmanager der EASY SOFTWARE AG. „EASYWARE 3.2 bietet für jede Art des Dokumentenmanagements die optimale und individuell zugeschnittene Lösung.“ Lassen Sie sich überzeugen!-

Matthias Kelp, EASY SOFTWARE Product Manager/Produktmanager

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Gesetz

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den Fall, Sie müssen elektronisch archivieren... Ab dem nächsten Jahr gilt ein neues Gesetz: Elektronisches Archivieren wird Pflicht. Wir sagen Ihnen schon jetzt, wie Sie schnell und günstig Ihre IT-Struktur um ein optimal passendes Archiv-System erweitern können. Gemeinsam mit Partnern veranstaltet EASY SOFTWARE eine bundesweite Veranstaltungsreihe. Aktuelle Termine und weitere Informationen finden Sie auf der Serviceseite www.einfach-archivieren.de. Unten stehende EASY-Partner können Sie natürlich auch direkt kontaktieren.

Kiel • Hamburg • Lübeck

WMD Vertrieb GmbH Workflow Management & Document Consulting Ernst-Ziese-Str. 15 22926 Ahrensburg Ansprechpartner: Andreas Karge Tel. 04102/ 8838- 0 Fax. 04102/ 8838- 12 eMail: [email protected] Internet: www.wmdwork.de

isn GmbH Informations- u. System-Management Nord Kiel • Hamburg • Lübeck Ansprechpartner: Lorenz Roth Tel. 0431/6703-0 Fax. 0431/6703-199 eMail: [email protected] Internet: www.isn.de

RÖTH Dokumenten Management Wuppertal GmbH Saarbrücker Str. 40-42 42289 Wuppertal Ansprechpartner: Detlef Deisler Tel. 0202/584-165 Fax. 0202/584-163 eMail: [email protected] Internet: www.roeth-dms.de

ipi GmbH Innovativer Partner im Informationsmanagement An der Brücke 4 91586 Lichtenau Ansprechpartner: Siegmar Kullack Tel. 09827/92787-0 Fax. 09827/92787-9000 eMail: [email protected] Internet: www.ipi-gmbh.com

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REPORT

EASY SOFTWARE in the first six months: EASY SOFTWARE im ersten Halbjahr:

11 percent sales growth Umsatzanstieg um 11 Prozent A

ls Folge der weltweit festzustellenden Konjunkturabkühlung wurden die Wachstumsprognosen der Wirtschaftsinstitute in den vergangenen Monaten mehrfach zurückgenommen. Der IT-Markt hat sich von diesem Trend nicht abkoppeln können. So stand das erste Halbjahr auch für die EASY SOFTWARE Gruppe im Zeichen konjunkturbedingter Auftragsverzögerungen, die dazu führten, dass die Gruppe ihre ursprünglichen Umsatzpläne nicht gänzlich realisieren konnte. Die Umsatzerlöse des EASY Konzerns stiegen in den ersten sechs Monaten – trotz der allgemeinen Konjunkturabkühlung – auf 38,54 Mio. DM. Sie lagen damit um 11% über dem Umsatz des vergleichbaren Vorjahreszeitraumes (2000: 34,66 Mio. DM), jedoch unter unserer Planung. Die konzernweite Gesamtleistung nach Aktivierung der Software-Entwicklungskosten erhöhte sich gegenüber dem Vorjahrszeitraum um 14%auf 44,06 Mio. DM (2000:38,65 Mio. DM). 12

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s a result of the world-wide economic slowdown, the growth forecasts issued by economic institutions were repeatedly retracted during the past months. The IT market could not escape this trend. Therefore, the first half of the year was influenced by delayed orders due to the economic situation for the EASY SOFTWARE group as well; as a result, the group could not completely attain its original sales goals. In spite of the general economic decline, the sales revenues of the EASY group increased in the first six months to DM 38.54 million. They exceeded the revenue of the same period in the previous year by 11% (2000: DM 34.66 million), although they did not meet the target figures. The total turnover and operating revenue of the group after inclusion of the software development expenses increased by 12% to DM 44.06 million as compared to the previous year (2000: DM 38.65 million).

Advance concessions to open up market prospects The gross profit of DM 32.65 million almost matched that of the previous year (2000: DM 32.88 million). Besides sales fluctuations and increased personnel expenses, the earnings side was affected by substantial advance concessions to open up future market prospects. This includes the completely new software version EASYWARE 3.20. At the same time, EASY has made preparations to meet customer requirements resulting from the new legislation regarding digital archiving which will come into effect as of January 1, 2002. Unusual operating expenses and depreciation were another factor to be considered. For the EBIT operating result of DM -9.39 million (2000: DM 2.43 million) alone, precautionary allocations to allowances for doubtful accounts made a difference of DM -2.57 million. As a onetime effect, the portfolio write-down for own stock from the buy-back program decreased the financial result by DM 1.1 million. As a result of the listed factors, the first six months ended with a group period deficit of DM 6.63 million after deferred taxes (versus a period surplus of DM 0.84 million in 2000). Based on the company's 5,403,000 shares, this corresponds to a calculated result of Euro -0.63 per share (2000: Euro 0.08).

Vorleistungen zur Erschließung künftiger Marktpotentiale Das Rohergebnis lag mit 32,65 Mio. DM nahezu auf Vorjahresniveau (2000: 32,88 Mio. DM). Auf der Ertragsseite wirkten sich – neben den Umsatzabweichungen sowie einem gestiegenen Personalaufwand – beträchtliche Vorleistungen zur Erschließung künftiger Marktpotenziale aus. Hierzu gehört unter anderem die komplett neue Software-Version EASYWARE 3.20. Parallel hat sich EASY für die Kundenanforderungen aus der ab 1. Januar 2002 wirksamen neuen Gesetzgebung zur digitalen Archivierung gerüstet. Hinzu kamen erhebliche Sondereffekte bei Aufwendungen und Abschreibungen. So schlugen allein beim Betriebsergebnis EBIT von -9,39 Mio. DM (2000: 2,43 Mio. DM) die vorsorglich vorgenommenen Einstellungen in Wertberichtigungen auf Forderungen mit -2,57 Mio. DM zu Buche. Als Einmaleffekt minderte die Abschreibung auf eigene Wertpapiere aus dem Aktienrückkaufprogramm das Finanzergebnis um 1,1 Mio. DM. In Folge der genannten Punkte ergab sich nach Berücksichtigung latenter Steuern für das erste Halbjahr ein Konzern-Periodenfehlbetrag von 6,63 Mio. DM (Periodenüberschuss 2000: 0,84 Mio. DM). Auf Basis der 5.403.000 Aktien des Unternehmens entspricht dies einem rechnerischen Ergebnis pro Aktie von -0,63 Euro (2000 : 0,08 Euro).

Fortentwicklung des EASYWARE-Produktangebotes Konzernweit investierte EASY 7,86 Mio. DM (2000: 11,71 Mio. DM) in Sachanlagen sowie den Bereich Forschung und Entwicklung. Der Schwerpunkt der Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten lag bei der Fortentwicklung des EASYWARE-Produktangebotes. Ein Kernpunkt der Innovation ist die Anbindung der EASY-Produkte an das Internet. Ein wichtiger Schritt voran war dabei die Entwicklung und Markteinführung des Neuproduktes EASY-EXCHANGE, mit dem sich der gesamte elektronische Mailverkehr von Unternehmen einschließlich anhängender Dokumente und Dateien automatisch und revisionssicher in zentralen oder persönlichen EASY-Archiven speichern lässt.

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REPORT

Markus Hanisch, Senior Executive/Vorstand Sales & Marketing

Dirk Vollmering, Senior Executive/Vorstand Product Development

Further development of the EASYWARE range of products Within the group, EASY invested DM 7.86 million (2000: DM 11.71 million) in tangible assets as well as the research and development sector. Research and development activities primarily focused on the further development of the EASYWARE range of products. Internet integration of EASY products is a key point in the innovation processes. An important step in this direction was the development and market introduction of the new product EASY EXCHANGE which allows to store all electronic mail communications within a company including attached documents and files automatically and in a revision-proof manner in public or personal EASY archives. EASY EXCHANGE thus focuses on an issue which is bound to gain considerable importance in the future. According to a survey published by the market research firm Forrester Research, businesses will send out more than 200 billion e-mail communications in the year 2004. Even now, e-mail is already the most frequently used communication medium in business life. This trend towards using e-mail is reinforced by future legislation (signature law, safekeeping regulations for digital documents) which requires businesses to provide for revisionproof storage of e-mail communications.

More direct approach to target groups in Sales Sales activities centered on the exploitation of the additional sales prospects which arise from the amendment of the German fiscal code. These measures combine the expertise within the EASY group with the possibilities offered by our sales partners.

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Jörg Michael Pläsker, Senior Executive/Vorstand Corporate Communications & Investor Relations

Michael Kaiser, Senior Executive/Vorstand Finance & Administration

EASY-EXCHANGE setzt damit an einem Punkt an, dessen Bedeutung in Zukunft noch deutlich zunehmen wird. Nach einer Studie des Marktforschungsunternehmens Forrester Research dürften im Jahr 2004 mehr als 200 Mrd. E-Mails von Unternehmen versendet werden. Die E-Mail ist bereits jetzt das meistgenutzte Kommunikationsmedium im Geschäftsleben. Verstärkt wird der Trend zum E-Mail-Einsatz durch die künftigen rechtlichen Regelungen (Signaturgesetz, Aufbewahrungspflicht digitaler Dokumente), die von Unternehmen eine revisionssichere Ablage von E-Mails fordern.

Verstärkte zielgruppengerechte Direktansprache im Vertrieb Die Erschließung der zusätzlichen Absatzchancen aus der Novellierung der Abgabenordnung stand im Mittelpunkt der Vertriebsaktivitäten. Die hierauf gerichteten Maßnahmen bündeln die Möglichkeiten der EASY Gruppe mit denen der Vertriebspartner. Um die Marktpräsenz weiter zu verstärken, wurde die Kooperationsausrichtung fortgesetzt. So arbeitet EASY jetzt enger mit der SAP Systems Integration AG (SAP SI) zusammen und kooperiert mit der Jet-Form Corporation für integrierte Lösungsangebote mit Document Output Management (DOM) und elektronische Archivierung. Über die EASY SOLUTIONS AG wurde eine strategische Zusammenarbeit mit der ALLDATA Service GmbH im SAP-Umfeld vereinbart. Ergänzend zum Partnervertrieb sind die Direktvertriebsaktivitäten mit Produkten und Lösungen zu sehen. Sie werden dazu beitragen, den vorhandenen Firmenkundenkreis mit mehr als 6.000 Netzwerkinstallationen über ertragsstarke Aktivitäten wie Beratung und Dienstleistungen zu erweitern. So wurde insbesondere durch EASY SOLUTIONS die zielgruppengerechte Direktansprache mit DMS-Lösungen für definierte Branchen verstärkt.

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REPORT To reinforce our market presence even more, we have continued to place our emphasis on cooperation. Thus, EASY is now cooperating more closely with SAP Systems Integration AG (SAP SI) and also collaborates with JetForm Corporation to offer integrated solutions with Document Output Management (DOM) and electronic archiving. Through EASY SOLUTIONS AG, strategic cooperation was established with ALLDATA Service GmbH in the SAP environment. Direct sales activities involving products and solutions complement sales through partners. They will contribute to the expansion of the existing clientele with more than 6,000 network installations through highly profitable activities such as consulting and services. EASY SOLUTIONS in particular reinforced the target group oriented direct approach with DMS solutions for specific sectors.

SOLSYS Österreich Mit Wirkung zum 31. Mai 2001 wurde Mitte August die 51-prozentige Beteiligung der EASY SOFTWARE AG an der österreichischen SOLSYS Solution Systems GmbH an den Mitgesellschafter Erwin Stern, Geschäftsführer der SOLSYS in Wien, verkauft. Die Anteile waren Mitte 1999 erworben worden, um mit dem Hauptprodukt von SOLSYS, der DMS-Software Visual EASY 400, auch den IBM AS/400-Markt bearbeiten zu können. Seit dem Zeitpunkt der Mehrheitsbeteiligung ist jedoch die Einsatzbreite der EASY-eigenen DMS-Standardsoftware EASYWARE ständig vergrößert worden, so dass inzwischen das EASYWARE-Angebot auch im IBM AS/400-Umfeld eingesetzt werden kann. Für EASY erübrigte sich damit ein weiteres Engagement in die SOLSYS.

SOLSYS Austria Basis für profitables Gesamtjahr 2002 Effective May 31, 2001, EASY SOFTWARE AG's 51% participation in the Austrian company SOLSYS Solution System GmbH was sold to co-proprietor Erwin Stern who is the CEO of SOLSYS in Vienna. These shares had been acquired in mid-1999 in order to be able to cover the IBM AS/400 market as well through SOLSYS' main product, the DMS software Visual EASY 400. Since the time this majority holding was acquired, however, the range of functions covered by EASYWARE, EASY's own DMS standard software, has been constantly increased, and the EASYWARE package can now be implemented in the IBM AS/400 environment as well. Further involvement of EASY in the SOLSYS business was thereby made redundant.

Basis for a profitable year 2002

Die strategische und operative Ausrichtung für weiteres Wachstum des Unternehmens steht im Zeichen verstärkter Ergebnisorientierung. Um die notwendigen Voraussetzungen zu schaffen, wurde noch im ersten Halbjahr eine Reihe zusätzlicher Kostensenkungsmaßnahmen eingeleitet. Dazu gehören allgemeine Einsparungen, die im Laufe des Gesamtjahres wirksam werden, sowie eine Inventur sämtlicher Aktivitäten des Unternehmens. Parallel soll aber der Anteil ertragsstarker Aktivitäten wie Beratung und Dienstleistungen plangemäß weiter erhöht werden. Das Engagement in diesem Bereich baut EASY gemeinsam mit leistungsstarken Partnern aus. Vor diesem Hintergrund geht EASY davon aus, für das zweite Halbjahr ein positives Ergebnis zu erzielen. Für 2002 soll somit – selbst auf dem Niveau des diesjährigen, konjunkturbedingt reduzierten Umsatzes – die Basis für ein profitables Gesamtgeschäftsjahr geschaffen werden.-

Both the strategic and operative organization of the company's continued growth will be increasingly resultoriented. To lay the groundwork for this, a number of additional cost-cutting measures were introduced during the first six months of this year; these include general savings which will become effective during the course of the entire year, as well as audits regarding all of the company's activities. At the same time, the proportion of highly profitable activities such as consulting and services is to be increased as planned. EASY is reinforcing its commitment in this sector in collaboration with powerful partners. Against this background, EASY is confident that the second half of the year will bring positive results. The company aims to provide the basis for a profitable allover business year 2002 – even on the level of this year's sales revenue, which was reduced due to economic factors.-

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SUCCESS STORY

Pionierleistungen mit EASY-Archiv im Uni-Klinikum Regensburg Blitzschneller Zugriff auf Patientenakten im digitalen Archiv

Pioneering EASY ARCHIVE implementation in the Regensburg University Clinic Lightning-fast access to patient files in the digital archive

Numerous archiving projects in connection with the SAP trade solution for hospitals

Zahlreiche Archivprojekte in der Branchenlösung von SAP für den Klinikbetrieb

The Regensburg university clinic is among the

Als

first major German hospitals to make the

Deutschlands verwirklicht die Regensburger

dream of a fully digitized patient file come true,

Universitätsklinik schrittweise den Traum einer

step by step. This means that all relevant

voll digitalisierten Patientenakte. Und zwar so,

results and records such as doctor's communi-

dass alle relevanten Befunde und Aufzeichnun-

cations, surgery reports, X-ray or pathological

gen wie zum Beispiel Arztbriefe, OP-Berichte,

results – which must otherwise be pulled from

Befunde der Röntgendiagnostik oder der Patho-

paper archives, costing much effort and time –

logie – die sonst mühsam und zeitaufwendig

are available at the touch of a button, thanks

aus den Papierarchiven gezogen werden müs-

to a perfect symbiosis between EASY ARCHIVE

sen – auf Knopfdruck verfügbar sind. Dafür

and the SAP IS- H*MED trade solution.

geht die Branchenlösung IS-H*MED von SAP

eines

der

ersten

Großkrankenhäuser

eine perfekte Symbiose mit EASY-ARCHIV ein.

Früher als andere setzten die Regensburger auf die Branchenlösung von SAP – als Pilotpartner trug man seinerzeit schon zur Weiterentwicklung der umfassenden Standardsoftware für den Klinikbetrieb bei. Regensburg besaß im Jahr 1992 weltweit die erste Krankenhausinstallation von SAP. Heute arbeiten über 600 Krankenhäuser in 20 Ländern der Erde mit diesem System. In Regensburg sind 825 Anwender registriert, etwa 400 davon angemeldet. Der konsequente Einsatz der SAP-Lösung war schließlich auch der Anlass, sich intensiver mit dem Thema Archivierung zu beschäftigen. 16

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REPORT Earlier than others, Regensburg decided to use the SAP trade solution – as a pilot partner, the clinic has actually contributed to the development of this comprehensive standard software for hospitals. In 1992, the SAP hospital implementation in Regensburg was the first world-wide. More than 600 hospitals in 20 countries all over the world are working with this system today. The Regensburg system counts 825 named users and some 400 concurrent users. The consistent use of the SAP solution eventually provided the initial impulse to look more closely into archiving.

Euro transition: Initial project for EASY ARCHIVE During the planning for the Euro transition, it was recommended to transfer the bulk of stored data to an archive to avoid system crashes due to huge amounts of data during the transition. This initial issue has led to a great number of other archiving projects. Today, the load is taken off the active database by storing all data not needed every day in a different location. The archive also contains electronic patient files. The main point is to make all documents which are stored in the system – including patient records from SAP plus half a million doctor's communications, surgery reports and X-ray results – available in such a way that doctors can retrieve all information even during unexpected crashes or maintenance downtimes. Even if SAP does not respond – for instance, in the course of a version upgrade – doctors in the emergency room and specialist departments can still access all patient information through the EASY archive. In routine operation, the EASY archive also provides documents that were generated before the introduction of IS-H*MED and those from earlier information systems as well as the "brief digital record" – in a user-friendly, intelligible manner and with the familiar SAP interface. Moreover, as part of a general downtime concept, EASY ARCHIVE creates a complete electronic patient file for the user which also contains all SAP documents.

"Brief digital record": Everything at a glance in a matter of seconds Another exciting feature is known as "brief digital record" in Regensburg. "For this project, we have received incredibly positive

Euroumstellung: Initialprojekt für EASY-ARCHIV Bei der Planung der Euroumstellung kam die Empfehlung auf den Tisch, vor der Umsetzung der Systeme die gespeicherten Datenbestände in ein Archiv zu transferieren, damit nicht aufgrund der hohen Datenmengen im Laufe der Umstellung die Systeme lahmgelegt werden. Inzwischen hat diese anfängliche Problemstellung zu einer Vielzahl anderer Archivierungsprojekte geführt. Gezielt wird heute die aktive Datenbank entlastet – alle Daten, die nicht jeden Tag benötigt werden, werden ausgelagert. Daneben gibt es im Archiv elektronische Krankenakten. Hier geht es vor allem darum, alle im System gespeicherten Dokumente – also Patientendaten aus SAP plus eine halbe Million Arztbriefe, Operationsberichte, Röntgenbefunde – so verfügbar zu machen, dass auch bei einem ungeplanten Ausfall oder in einem Wartungsfenster alle Informationen für den Arzt abrufbar bleiben. Selbst wenn SAP, zum Beispiel im Laufe eines Releasewechsels, nicht "ansprechbar" ist, können die Ärzte in der Notaufnahme und in den Fachkliniken über das EASY-Archiv auf alle Patienteninformationen zugreifen. Im Routinebetrieb erweitert das EASY-Archiv – für den Benutzer völlig transparent und mit der gewohnten SAP-Oberfläche – die "SAP-Befundliste" einerseits um Dokumente aus der Zeit vor der IS-H*MED-Einführung und aus vorgelagerten Informationssystemen, andererseits um die "digitale Kurzakte". Darüber hinaus erstellt EASY-ARCHIV im Rahmen eines Ausfallkonzeptes für den Anwender eine komplette elektronische Krankenakte, die auch alle SAP-Dokumente enthält.

"Digitale Kurzakte": In Sekundenschnelle alles im Blick Nicht weniger spannend ist ein anderes Thema, das in Regensburg unter dem Stichwort "digitale Kurzakte" geführt wird. "Auf dieses Projekt haben wir eine ungeheuer positive Resonanz, viele Ärzte sind regelrecht begeistert von diesem System, das den schnellen Zugriff auf ältere Dokumente erlaubt", sagt Dr. Athanassios Tsakpinis, Leiter der Abteilung DV-Med für das Rechenzentrum der Universität Regensburg. Nicht alle Unterlagen und Papiere werden auf Dauer ins Archiv gelegt. Nach einigen Jahren wird ein großer Teil mikroverfilmt. Parallel dazu schicken die Datenverarbeiter im Uniklinikum die wichtigsten Dokumente durch einen Scanner und legen sie ins Archiv. Diese digitale Kurzakte ist direkt aus dem SAP-System abrufbar und klärt den Arzt schon bei der Aufnahme eines Patienten schnell und gezielt über mögliche Vorerkrankungen und eingeleitete Therapien auf. Und auch die Einschätzungen von Kollegen, die den

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feedback; many doctors are waxing enthusiastic about this system which provides fast access to older documents", says Dr. Athanassios Tsakpinis who heads the IT-Med department of the Regensburg University data processing center. Not all records and papers are stored indefinitely. After a few years, a major part of them is copied on microfilm. At the same time, the clinic's data processing staff scans the most important documents and archives them electronically. This brief digital record can be called directly from the SAP system and promptly provides physicians with specific information regarding any previous illnesses and therapies when a patient is admitted. Likewise, opinions of colleagues who have previously treated the patient are readily available.

Visual aids for doctors: Pictures straight from the heart Change of scene: Henning M. is lying on an operating table while the Regensburg cardiology team is inserting a heart catheter. Doctors are tracing the path of a miniature camera through his veins on a monitor. Once it reaches the heart, the problem zone becomes evident. Several coronary arteries are clogged – vessels which supply the cardiac muscle with blood. The visual impressions from this catheter probe determine further treatment, possible surgery, medication and dosage. In the case of Henning M., these "pictures straight from the heart" certainly do say more than a thousand words. The most important images from this probe are immediately placed in the electronic archive – and every member of the Regensburg team of physicians can access this background information at any time. This is another project where EASY ARCHIVE closely collaborates with the SAP healthcare solution IS-H*MED. In this context, it is used as a picture library. The heart catheter project is only a first step soon, this method will be used in Regensburg wherever additional image data can help support doctors' decisions.

Research: Creating a photo archive Speaking of picture libraries: in the course of their teaching and research careers, many Regensburg physicians have gathered an abundance of slides which illustrate clinical pictures and case histories. "Some departments have well over 10,000 slides stashed away in their closets," explains Dr. Tsakpinis. "Finding the image you need there right away and within grasp is not an easy venture." Therefore, in the future, the clinic's IT staff will create a picture and documentation archive into which all conventional and already digitized slides will be relocated. "In this context, the great advantage 18

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Patienten zu einem anderen Zeitpunkt behandelt haben, sind auf diese Weise schnell verfügbar.

Entscheidungshilfe für den Arzt: Bilder, die von Herzen kommen Szenenwechsel: Henning M. liegt im OP und das Regensburger Kardiologie-Team setzt einen Herzkatheter. Auf einem Monitor verfolgen die Ärzte den Weg, den eine Minikamera durch die Adern nimmt. Am Herzen angekommen, erkennen sie schnell die Problembereiche. Einige Koronargefäße sind verstopft – Adern, die den Herzmuskel mit Blut versorgen. Die visuellen Eindrücke aus der Katheteruntersuchung entscheiden über die weitere Behandlung, über Operationen, die Gabe von Medikamenten und deren Dosierung. Die "Bilder aus dem Inneren des Herzens" sagen auch im Fall von Henning M. mehr als tausend Worte. Die wichtigsten Aufnahmen aus der Untersuchung werden direkt ins elektronische Archiv gestellt, so dass jeder im Regensburger Behandlungsteam alle Hintergründe kennt. Auch im Rahmen dieses Projektes geht EASY-ARCHIV eine enge Verbindung mit der medizinischen Branchenlösung von SAP (ISH*MED) ein. Es wird sozusagen als Bildarchiv genutzt. Das Herzkatheterprojekt ist ein erster Schritt bald soll dieses Verfahren in Regensburg überall dort zum Einsatz kommen, wo zusätzliche Bildinformationen den Arzt in seinen Entscheidungen unterstützen.

Forschungsarbeit: Recherche im großen Fotoarchiv Apropos Bildarchiv: Viele Mediziner aus Regensburg haben im Laufe ihrer Lehr- und Forschungstätigkeit eine Fülle von Dias gesammelt, die Krankheitsbilder und -verläufe illustrieren. "An manchen Lehrstühlen lagern weit über 10.000 Dias in den Schränken", sagt Dr. Tsakpinis. "Dort auf Anhieb und mit einem Griff das richtige Bild zu finden, ist

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of EASY is the fact that, through interfaces, the slides can be linked to text, or additional information can be entered directly, and later be retrieved via a full-text search," says Dr. Tsakpinis. "We believe that this service offers immense advantages to many hospitals." Thus, EASY archives not only facilitate the treatment of patients; they also simplify research and teaching.

Positive experiences throughout: This calls for new projects Following the positive experiences with the EASY archive, all kinds of other uses are being considered, and several concrete plans for new projects are in the making. Soon, EASY will not only deal with minutes of board meetings and administrative paperwork; the IT staff is about to tackle the archiving of SAP records as well. Invoices, packing slips and similar documents will then also be accessed via EASY ARCHIVE. The fast interaction between SAP and EASY, which is administrationfriendly and barely noticeable for the user, is one of the factors which make the Regensburg installation so successful that it attracts many IT insiders from the healthcare sector. Dr. Athanassios Tsakpinis: "Our success is based on the fact that everything is controlled from the SAP mask. The user does not even notice when something comes from the archive." This aspect, incidentally, was the decisive factor for the intensive collaboration between the Regensburg clinic and EASY SOFTWARE AG. On the other hand – and that is the second crucial advantage – data can be retrieved even when the SAP system is temporarily not available.

High acceptance: The team of physicians values the logical structure of the system Due to the simple and intuitive handling and the considerable added value offered by this solution, acceptance has been enormous. Dr. Tsakpinis: "Our systems are widely used because, to name just one example, an emergency room physician will greatly benefit from having the entire case history of a patience at her fingertips within a matter of seconds!"-

schwierig." In Zukunft wird deshalb die IT-Mannschaft des Klinikums ein Bild- und Dokumentationsarchiv aufbauen, in das dann alle konventionellen und bereits digital zur Verfügung stehenden Dias verlagert werden. "Der Vorteil von EASY ist in diesem Zusammenhang, dass man über Schnittstellen die Dias mit Texten verknüpfen oder direkt zusätzliche Informationen eingeben kann - die dann über die Volltextsuche zu recherchieren sind", so Dr. Tsakpinis. "Wir glauben, dass diese Dienstleistung für viele Kliniken ungeheure Vorteile bringt." EASY-Archive erleichtern also nicht nur den Praxisbetrieb, sondern unterstützen ebenso Forschung und Lehre.

Durchweg positive Erfahrungen: Das ruft nach neuen Projekten Nach den positiven Erfahrungen mit dem EASY-Archiv gibt es jede Menge weiterer Überlegungen, die in einigen Fällen schon in ganz konkrete Projektpläne münden. So werden bald nicht nur Vorstandsprotokolle und Papiere der Verwaltung in die EASY-Welt überführt; die IT-Mitarbeiter gehen demnächst auch die Belegarchivierung in SAP an - das heißt, Rechnungen, Lieferscheine und ähnliche Dokumente sind dann ebenfalls über EASY-ARCHIV abzurufen. Hier wird sich ebenfalls das schnelle, administrationsfreundliche und für den Anwender kaum spürbare Zusammenspiel von SAP und EASY bemerkbar machen. Das übrigens ist einer der Gründe, die die Installation in Regensburg so erfolgreich machen, dass viele IT-Insider aus dem Klinikbereich an die Donau pilgern. Dr. Athanassios Tsakpinis: "Unser Erfolg liegt gerade darin, dass alles von der SAP-Maske aus gesteuert wird. Der Anwender selbst merkt überhaupt nicht, wenn etwas aus dem Archiv kommt." Dieser Aspekt war dann auch entscheidend für die intensive Zusammenarbeit der Regensburger mit der EASY SOFTWARE AG. Andererseits aber – und das ist der zweite entscheidende Vorteil – können die Datenbestände auch dann durchsucht werden, wenn das SAP-System einmal nicht verfügbar ist.

Hohe Akzeptanz: Das Ärzteteam schätzt den logischen Aufbau des Systems Aufgrund der leichten und logischen Bedienbarkeit und des deutlichen Mehrwerts dieser Lösung ist die Akzeptanz enorm. Dr. Tsakpinis: "Unsere Systeme werden umfassend genutzt, denn natürlich profitiert ein Arzt in der Notaufnahme – nur um ein Beispiel zu nennen – ganz entschieden davon, wenn er einfach per Knopfdruck in Sekundenschnelle Einblick in die gesamte Krankengeschichte eines Patienten hat!"-

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NEWS

E A S Y - f o r m y S A P. c o m

EASY SOFTWARE participates in key SAP events to emphasize its

presence in the SAP arena EASY SOFTWARE demonstriert

Präsenz im SAP-Umfeld mit Teilnahme an den wichtigsten SAP-Veranstaltungen The steadily rising installation figures in the

Die stetig steigenden Installationszahlen im SAP-

SAP environment prove that EASY SOFTWARE

Umfeld beweisen, dass die EASY SOFTWARE sich

has been able to establish itself as a renowned

mehr und mehr als namhafter und kompetenter

and competent provider of archive solutions in

Anbieter von Archiv-lösungen im SAP-Umfeld

the SAP arena and is reinforcing its presence

etabliert hat und dies weiterhin forciert. Eine

there. These efforts are emphasized by colla-

Entwicklungskooperation

boration with SAP in the development of the

Umfeld des SAP DocFinders sowie Entwicklun-

SAP DocFinder as well as the development of

gen zusätzlicher Module wie SmartLink oder

additional modules such as SmartLink, or sup-

ergänzender Features wie XPOST unterstreichen

plementary features such as XPOST. Moreover,

diese Anstrengungen. Zusätzlich wird sich EASY

EASY will contribute to the most crucial events

bei den wichtigsten Veranstaltungen zum

revolving around SAP.

Thema SAP einbringen.

der

The dates in detail:

Die Termine im einzelnen:

DSAG Congress in the ICC in Berlin from September 4–5, 2001

DSAG Kongress im ICC in Berlin vom 4.–5. September 2001

The German SAP User Group (Deutsche SAP Anwender Gruppe) held its annual congress in Berlin this time. EASY SOFTWARE had already attended this event in Düsseldorf last year; this repeated participation shows EASY's growing commitment especially in the user environment. Some 1000 participants, including many SAP customers, attended this conference which focused mainly on mySAP.com. Despite SAP's great efforts to render their 20

mit

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SAP

im

Die Deutsche SAP Anwender Gruppe veranstaltete ihren alljährlichen Kongress dieses Mal in Berlin. Nachdem EASY SOFTWARE bereits im letzten Jahr in Düsseldorf mit dabei war, dokumentiert die neuerliche Teilnahme das zunehmende Engagement gerade auch im Anwenderumfeld. Zu dieser Tagung wurden rund 1000 Teilnehmer bzw. SAP-Kunden begrüßt. Schwerpunktthema des Kongresses war mySAP.com. Trotz großer Anstrengungen der SAP,

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NEWS new product strategy transparent, many SAP customers still wonder how it is going to affect their own business processes: What costs will arise, what benefits are offered, and what does a migration look like? Besides attending workshops and discussion forums, participants could seek information and advice in the accompanying exhibition. Very recently, DSAG has also reacted to the change of German legislation; a series of workshops have been scheduled, focusing on "New regulations regarding the Principles of Data Access and Auditability of Digital Records (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, GDPdU)". EASY SOFTWARE participated in the first of these workshops on September 18.-

EASY Jetform Webinar – Output Pak for SAP of September 18, 2001 The issue of Output Management in the SAP environment enables EASY to offer complementary solutions even to established customers. EASY and Jetform have scheduled a joint one-hour "WEB event" to present this solution. This new form of event which makes use of the Internet enables IT managers to gather information concerning an additional, complementary solution to enhance their IT landscapes. Other events in this form are planned.-

NOTE:

Transparenz in die neue Produktstrategie zu bringen, ist vielen SAP Kunden noch unklar, welche Veränderungen sich für die eigenen Unternehmensprozesse ergeben: Welche Kosten sind damit verbunden, welcher Nutzen entsteht, und wie sieht eine Migration aus? Neben den Arbeitskreisen und Diskussionsforen konnten sich die Teilnehmer parallel in der Ausstellung informieren und beraten lassen. Ganz neu hat die DSAG nun auch auf die Gesetzesänderung reagiert: die "Neuregelung der Grundsätze zum Daten-zugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) bildet den Themenschwerpunkt einer Reihe von Arbeitskreisen, an denen zum ersten Termin am 18. September auch EASY SOFTWARE teilnahm.-

EASY Jetform Webinar – Output Pak für SAP vom 18. September 2001 Das Thema Output-Management im SAP-Umfeld ermöglicht EASY, auch bei Bestandskunden Zusatzlösungen anbieten zu können. In einem einstündigen "WEBEvent" wird gemeinsam mit Jetform zur Vorstellung dieser Lösung eingeladen. Diese neue Form der Veranstaltung über das Internet ermöglicht den IT-Verantwortlichen, sich selbst mit geringstem Zeit- und Kostenaufwand über eine ergänzende Zusatzlösung für ihre IT-Landschaft zu informieren. Weitere Veranstaltungen in dieser Form sind in der Planung.-

HINWEIS:

Against the background of the recent terrorist attacks in the USA, SAP AG has decided to cancel and reschedule several upcoming events. These include the SAP Info Day for Document Management and Archiving in the SAP University in St. Leon-Rot on September 20, 2001, and the SAP TechED conference in Vienna, Austria, which had been scheduled for September 25-27, 2001.

Vor dem Hintergrund der Terroranschläge in den USA hat die SAP AG einige Veranstaltungen vorläufig abgesagt. Dazu gehören der für den 20. September 2001 geplante Infotag Dokumentenmanagement und Archivierung in der SAP University in St. Leon-Rot und die für den 25.-27. September 2001 geplante SAP TechED-Konferenz in Wien.

Both events will take place at a later date which is yet to be announced by SAP. At the time of printing, the new dates were not yet available.

Beide Veranstaltungen werden zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden, der von SAP noch bekanntgegeben wird. Bei Redaktionsschluss lagen die neuen Termine noch nicht vor.

For further information, please refer to www.sap.com/germany. Besides these events which focus on SAP exclusively, EASY will also participate in all other key events; these include DMS Expo in Essen as well as the Systems fair where EASY is represented through its partners. For further, current information regarding EASY SOFTWARE in the SAP environment, please refer to www.easy.de/sap.

Weitere Informationen unter www.sap.de Neben diesen ausschließlich auf SAP fokussierten Veranstaltungen ist EASY gleichzeitig auf allen wichtigen Veranstaltungen präsent; dazu gehört die DMS Expo in Essen wie auch die Systems-Messe, an der EASY über Partner beteiligt ist. Weiter Informationen zu EASY SOFTWARE im SAPUmfeld finden Sie aktuell unter www.easy.de/sap. I N D E X

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EASY-PORTAL PORTAL solution as an information base for more than 2000 trading partners

PORTAL-Lösung als Informationsbasis für über 2000 Handelspartner

T

he Hengstenberg group is a distributor for vehicle, motor and hydraulic parts. On more than 12,000 square meters, the Essen-based company is storing well over 100,000 articles which are guaranteed to be shipped to authorized trading partners within 24 hours. Especially urgent orders within a 100 km range are even fulfilled within no more than two hours. Moreover, the Hengstenberg group offers consulting regarding environmental issues and waste disposal as well as workplace safety problems. "For quite a while now, we have been trying to find a solution which will allow us to update our website in-house and without great effort whenever necessary," explains CEO Michael Höfmann. "The key factor in our decision to purchase the PORTAL solution was the simple operation of the software."-

D

ie Hengstenberg-Gruppe ist Anbieter auf dem Sektor der Fahrzeug-, Motoren- und Hydraulikteile. Auf über 12.000 Quadratmetern lagert die Essener Firma mehr als 100.000 Artikel, die innerhalb von 24 Stunden in jedem Falle an den autorisierten Handelspartner geliefert werden. Besonders eilige Bestellungen im Umkreis von 100 Kilometern liefert das Unternehmen sogar in einem Zeitraum von lediglich zwei Stunden. Darüber hinaus steht die Hengstenberg-Gruppe für Unternehmensberatungen in Umwelt- und Entsorgungsfragen sowie auf dem Sektor der Arbeitssicherheit zur Verfügung. "Wir haben schon seit geraumer Zeit nach einer Lösung gesucht, die es uns ermöglicht, unsere Website selbständig und ohne großen Aufwand zu aktualisieren wann immer das notwendig ist", erklärt Geschäftsführer Michael Höfmann. "Ausschlaggebend für die Kaufentscheidung der PORTAL-Lösung war die leichte Handhabung der Software."-

Michael Höfmann 22

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S O F T WA R E

Rainer E. Barucha, CEO of NEUTRASOFT: "Our new web presence shows dynamics, sparkle, and innovation. In particular, it distinguishes itself through its modern communication platform. By choosing EASY PORTAL as a platform for our customer forum, we are offering our customers extensive retrieval of information and an active part in designing our solution concepts."

Rainer E. Barucha, Geschäftsführer von NEU TRASOFT: "Unser neuer Web-Auftritt ist gekennzeichnet durch Dynamik, Schwung und Innovation. Die neue Webpräsenz zeichnet sich in besonderer Weise durch die moderne Kommunikationsplattform aus. Mit der Entscheidung für das EASY-PORTAL als Plattform für unser Kundenforum ermöglichen wir unseren Kunden eine umfangreiche Informationsabfrage und eine aktive Mitgestaltung bei der Konzeption unserer Lösungen."

TeleBeL GmbH is an affiliate of Tropolys GmbH, an association of regional telecommunication companies. In collaboration with the EASY partner BOG Münster/Osnabrück, TeleBeL was the first carrier within the Tropolys group to implement the archiving system EASY ARCHIVE for revision-proof archiving of customer invoices, customer records and other documents since the beginning of 2000. In order to be able to link other carriers from the association, such as TeleLev of Leverkusen, TeleBel decided to go with the product EASY PORTAL. Web access to shared archives for TeleLev and other linked carriers is implemented in the initial phase of the project. Authorized customer access to certain archives and joint web presences will be realized during the second phase.

"Im ersten Schritt haben wir unseren InternetAuftritt mit EASY-PORTAL realisiert. Die Anbindung des Shops an unser ERP-System (Navision) erfolgt in den nächsten Wochen. Uns hat besonders das gute Preis-Leistungsverhältnis von EASYPORTAL überzeugt. Das haben wir bei anderen Produkten nicht gefunden." Wolfgang Herbers, Teamleiter Marketing, S4P solutions for partners ag

"In the first step, we have realized our Internet presence with EASY PORTAL. The linkage of the shop to our ERP system (Navision) will follow in the next few weeks. We were particularly impressed with the good price/performance ratio of EASY PORTAL. We have not found this with other products." Wolfgang Herbers, Team Leader, S4P solutions for partners ag

„“

Die TeleBeL GmbH ist eine Tochtergesellschaft in einem Verbund von regionalen Telekommunikationsgesellschaften, der Tropolys GmbH. Als erster Carrier im Verbund der Tropolys hat die TeleBeL gemeinsam mit dem EASY-Partner BOG Münster/Osnabrück seit Anfang 2000 das Archivierungssystem EASY-ARCHIV für die revisionssichere Archivierung von Kundenrechnungen, Kundenakten und anderen Dokumente implementiert. Um weitere Carrier des Verbundes, wie z.B. die TeleLev aus Leverkusen, anbinden zu können, entschied sich die TeleBel für das Produkt EASY-PORTAL. In der ersten Phase des Projektes wird ein Zugriff auf freigegebene Archive per Web für die TeleLev und weitere angeschlossene Carrier realisiert. In der zweiten Phase werden mit der Portallösung autorisierter Kundenzugriff auf bestimmte Archive sowie gemeinsame Web-Auftritte verwirklicht. I N D E X

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REPORT

News from the German Finance Ministry:

Unannounced visits from tax inspectors to curb tax Neues von Bundesfinanzministerium:

Unangekündigte Besuche des Finanzamts sollen Steuerbetrug The German Finance Ministry means business: Since electronic archiving of PC created tax-relevant documents will become obligatory as of January 1, 2002 (cf. INDEX No. 28) as part of the amended tax bill and revenue code, German tax authorities will be given the right – in addition to direct data access – to conduct unannounced audits to put a stop to tax fraud. Yet another reason for enterprises to archive their tax-relevant documents electronically, and to ensure speedy data access at any time. On August 15, 2001, the German parliament passed the act on combating tax cuts (Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetz - StVBG). To counter value-added tax fraud in particular, improved and coordinated control procedures are to ensure speedy and efficient action on the part of the revenue administration. Value-added tax (VAT) amounts to some 30% of total tax revenues and is thus one of the most significant revenue sources of the government, Länder, and communities. Experts estimate that some DM 22 billion are lost to the revenue department every year because of VAT fraud. Such fraud starts with pre-tax deductions as part of valueadded tax reimbursements as practiced to date. A reseller who purchases goods including 16% tax will be able to obtain reimbursement for most of this tax from the revenue department when reselling the goods. In principle, this tax should be paid only once, by the consumer, and remitted to the tax authorities by the last retailer. This takes a burden off small businesses in particular during large investments, as they are not obliged to make advance payment to the revenue department. Tax dodgers make use of this principle, forwarding goods through a chain of fake businesses. These middlemen invoice each other for sales tax which in reality they have never paid ("round robin transactions"), then dissolve their companies and disappear. As an unpleasant sideeffect, products become ever cheaper, for each middleman will keep only half of the profit to himself, while the other half is passed on to the next merchant as a discount. Not only does this distort competition, but it also seriously imperils legal jobs with tax-compliant companies who will be unable to keep up with the low prices offered by unfair competitors. 24

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To restrict this kind of fraud, pre-tax deduction amounts are not to be paid out that easily any more, and tax auditors will have the right to carry out unannounced audits. The revenue department has hitherto been obliged to announce its visits in advance, giving swindlers plenty of time to make provision to feign "ordinary" companies with many employees. In future, newly founded companies in particular will have to prepare for stricter control. This makes it even more advantageous if tax auditors are able to conveniently access tax-relevant data through an electronic archiving system. Remember: with effect from 01/01/2002, the German revenue department will have the right to view digital accounting records of tax payers on the spot during tax audits, and examine all taxrelevant documents via the data processing system.Das Bundesfinanzministerium macht Ernst: Nachdem man im Zuge der novellierten Steuergesetzgebung und Abgabenordnung die elektronische Archivierung am PC erstellter steuerrelevanter Unterlagen zum 01. 01. 2002 verbindlich festgeschrieben hat (vgl. INDEX No. 28), sollen die Finanzämter nun neben dem direkten Datenzugriff auch die Möglichkeit zu unangemeldeten Kontrollen erhalten, um dem Steuerbetrug Einhalt zu gebieten. Ein Grund mehr für Unternehmen, ihre steuerrelevanten Dokumente elektronisch zu archivieren und einen raschen Datenzugriff jederzeit zu gewährleisten. Am 15. August 2001 hat das Bundeskabinett das Gesetz zur Bekämpfung von Steuerverkürzungen (Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetz – StVBG) beschlossen. Um speziell dem Missbrauch bei der Umsatzsteuer entgegenzutreten, soll mit verbesserten und koordinierten Kontrollverfahren ein schnelles, effizientes Handeln der Steuerverwaltung gewährleistet werden. Die Umsatzsteuer macht gut 30% der gesamten Steuereinnahmen aus und ist damit eine der bedeutendsten Einnahmequellen von Bund, Ländern und Gemeinden.

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REPORT

Unterwegs im "Namen des Gesetzes" EASY-Roadshow stößt auf große Resonanz

fraud eindämmen Experten schätzen, dass dem Fiskus durch Umsatzsteuerbetrug jedes Jahr rund 22 Mrd. DM entgehen. Ansatzpunkt für derartige Steuerhinterziehung ist der sogenannte Vorsteuerabzug als Teil der bisherigen Umsatzsteuererstattung: Kauft ein Zwischenhändler eine Ware mit 16% Mehrwertsteuer, kann er sich einen Großteil davon bei Weiterverkauf vom Finanzamt erstatten lassen. Grundsätzlich soll die Steuer nur einmal vom Endverbraucher erhoben und vom letzten Verkäufer beim Finanzamt abgeführt werden; vor allem kleinere Unternehmen werden so bei großen Investitionen entlastet, weil sie beim Weiterverkauf nicht in Vorlage für den Fiskus treten müssen. Steuerbetrüger machen sich dieses Prinzip zu Nutze und reichen die Ware durch eine ganze Kette von Scheinfirmen weiter. Diese Zwischenhändler stellen sich dann untereinander eine Umsatzsteuer in Rechnung, die sie in Wahrheit gar nicht bezahlt haben ("Karussell-Geschäfte"). Anschließend lösen sie die Firma auf und tauchen ab. Unangenehmer Nebeneffekt: Das Produkt wird immer billiger, denn jeder Zwischenhändler behält nur eine Hälfte des Gewinns für sich, die andere wird in Form eines Preisnachlasses an den nächsten Händler weitergegeben. So kommt es nicht nur zu einer Wettbewerbsverzerrung, sondern auch zu einer massiven Bedrohung der legalen Arbeitsplätze bei den steuerehrlichen Unternehmen, die mit den Niedrigpreisen der unlauteren Konkurrenz nicht mithalten können. Um diese Form des Betrugs zu begrenzen, sollen die Beträge aus dem Vorsteuerabzug nicht mehr so rasch ausgezahlt werden und zudem Steuerprüfer das Recht bekommen, unangemeldet zu kontrollieren. Bislang musste die Finanzbehörde ihren Besuch vorher ankündigen – Betrüger hatten so ausreichend Zeit, Vorkehrungen zu treffen, um einen "normalen" Geschäftsbetrieb mit vielen Mitarbeitern vorzutäuschen. Speziell neu gegründete Unternehmen müssen in Zukunft mit verstärkten Kontrollen rechnen. Um so vorteilhafter, wenn der Steuerprüfer jederzeit komfortabel über ein elektronisches Archivierungssystem auf steuerrelevante Daten zugreifen kann, denn wie gesagt: Ab dem 01.01.2002 hat die Finanzbehörde das Recht, im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen vor Ort Einsicht in die datenverarbeitungsgestützte Buchhaltung des Steuerpflichtigen zu nehmen und alle steuerlich relevanten Unterlagen über das Datenverarbeitungssystem zu prüfen.-

Nach dem erfolgreichen Auftakt der Roadshow zur neuen Gesetzgebung in Hamburg traf das Team von EASY-Vertriebsleiter Rudi Menz auch in Frankfurt und Hannover auf starkes Interesse. Im Zusammenspiel mit den EASY-Vertriebspartnern wird auch in den nächsten Wochen weiterhin direkt vor Ort über die neue Gesetzgebung zum Thema elektronische Archivierung steuerrelevanter Dokumente informiert. Die nächsten Termine der Roadshow: PLZ 2 Veranstaltungsort: Airport Hotel Hamburg, Flughafenstr. 47, 22415 Hamburg Datum: Di, 16.10.2001 Kontakt: Visiondata business Consult AG , Tel. 040 52701-0 Veranstaltungsort: Hotel Bellevue, Bismarckallee 2, 24105 Kiel Datum: Do, 18.10.2001 Kontakt: Visiondata business Consult AG, Tel. 040 52701-0 PLZ 6 Veranstaltungsort: Kurhaus Wiesbaden, Kurhausplatz 1, 65189 Wiesbaden Datum: 08.10.2001 Kontakt: CFT Consulting GmbH, Tel: 0611 97210-15 PLZ 7 Veranstaltungsort: IHK Nordschwarzwald, Dr.-Brandenburg-Str. 6, 75173 Pforzheim Datum: 14. November 2001 Kontakt: Stiegele GmbH, Tel: 07231 4907-0 PLZ 8 Augsburg Veranstaltungsort: Augsburger Kongresshalle, Gögginger Str. 10, 86159 Augsburg Datum: 10.10.2001 Kontakt: CFT Consulting GmbH, Tel: 08234 9669-0 PLZ 9 Nürnberg Veranstaltungsort: Maritim Hotel, Frauentorgraben 11, 90443 Nürnberg Datum: 09.10.2001 Kontakt: Henrichsen AG Business Solutions, Tel: 0911 64163-0 Melden Sie sich an! Eine aktuelle Übersicht sowie weitere Infos finden Sie auf der Serviceseite www.einfach-archivieren.de. I N D E X

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REPORT

Simplifying Every-Day Office Life with Konica and EASY

Electronic Mail Distribution through the Copier KONICA und EASY vereinfachen Büroalltag

Elektronische Postverteilung per Kopierer

EASY SOFTWARE AG of Mülheim and Konica

Die Mülheimer EASY SOFTWARE AG und die

Business Machines Deutschland GmbH of

Konica Business Machines Deutschland GmbH,

Hamburg are setting new standards for elec-

Hamburg, setzen neue Maßstäbe für die

tronic mail distribution in companies and

elektronische Postverteilung in Unternehmen

public administrations. Automated acquisi-

und Behörden. Mit Konicas jüngster Gene-

tion and distribution of incoming mail and

ration der digitalen Kopierer und dem Ein-

documents will be as simple as photocopying

satz von EASY-Software wird das automatische

using Konica´s latest generation of digital

Erfassen und Verteilen von Eingangspost und

copying machines in combination with EASY

Dokumenten so einfach wie das Fotoko-

software. These new functions will be on dis-

pieren. Zu sehen sind die neuen Funktionen

play on September 26 through 28 at this

auf der diesjährigen DMS EXPO in Essen,

year´s DMS EXPO fair in Essen (EASY booth

vom 26. bis 28. September, am EASY-Stand

1040, Hall 1).

1040 in Halle 1. I N D E X

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REPORT

Aside from their copying function, Konica’s new digital copying machines support sending faxes as well as network printing. Their functional scope includes the use of scanners and saving digital data on the internal hard disk from which they are forwarded to the connected network in short intervals, automatically classified and addressed by the EASY CAPTURE acquisition software, and forwarded through EASY DMS. Now the data can be processed by the recipient, and then stored in a revisionproof manner through EASY ARCHIVE. The EASY module IQ classify even allows fully automated mail distribution: an employee merely places the stack of incoming mail in the automatic paperfeed of the copying machine; in mere seconds, the documents are consecutively scanned, digitized and temporarily stored on the copier’s internal hard disk by simply pressing a button. Following the transfer to the network, IQ classify will automatically recognize the type of document – for instance, invoices, orders, letters or news articles - and will sort the incoming documents, forwarding them to the respective department’s electronic mailbox via EASY DMS: for example, invoices to the Accounts Department, or orders to the Sales Department. Digital acquisition and distribution of incoming mail will now become even simpler: A mailroom employee writes the recipient’s name or phone extension on incoming documents and circles it. Having done that, s/he puts the letter on the copying machine starting its operation in the same way as when making a photocopy. Thus, the process of mail distribution is completed. Documents are automatically digitized, assigned, and forwarded to the recipient’s personal mailbox.

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This innovative development, which will increase the efficiency of office processes, is the result of technological cooperation between EASY SOFTWARE and Konica Business Machines since 1999. "These components make highly effective and automated mail distribution possible without any IT knowledge – and at a very attractive price at that," comments Birgit Eigebrecht, Product Manager of Konica Business Machines Deutschland GmbH, on this development.-

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REPORT

Das digitale Erfassen und Verteilen der eingehenden Post wird nun noch leichter: Ein Mitarbeiter der Poststelle schreibt auf ein eingegangenes Schriftstück die telefonische Durchwahl oder den Namen des Empfängers und markiert den Eintrag mit einem Kringel. Dann legt er das Blatt auf den Kopierer und setzt ihn mit Knopfdruck in Betrieb, eben wie beim Erstellen einer Fotokopie. Damit ist der Postverteilungsvorgang für ihn beendet. Das Dokument wird automatisch digitalisiert, zugeordnet und an das persönliche Postfach des Adressaten weitergeleitet. Neben der Kopierfunktion unterstützen die neuen digitalen Kopierer von Konica das Versenden von Faxen und das Drucken im Netzwerk. Zu ihrem Funktionsumfang zählt auch der Einsatz als Scanner mit Speichermöglichkeit der digitalen Daten auf der internen Festplatte. Von hier werden sie in kurzen Zeitabständen an das angeschlossene Netzwerk weitergeleitet, durch die Erfassungssoftware EASY-CAPTURE automatisch klassifiziert und adressiert, über EASY-DMS weitergeleitet und können nun vom Empfänger bearbeitet und anschließend mit EASY-ARCHIV revisionssicher abgelegt werden.

Mit dem EASY-Modul IQ classify ist sogar die vollautomatische Postverteilung möglich: Ein Mitarbeiter legt lediglich den Stapel mit der Eingangspost auf den automatischen Einzug des Kopierers. Auf Knopfdruck werden die Schriftstücke sekundenschnell nacheinander gescannt, digitalisiert und auf der internen Festplatte des Kopierers zwischengespeichert. Nach der Übertragung ins Netzwerk erkennt IQ classify automatisch den Dokumententyp – beispielsweise Rechnung, Auftrag, Brief oder Presseartikel – sortiert die eingegangenen Dokumente und leitet sie über EASY-DMS an das elektronische Postfach der zuständigen Abteilung weiter, etwa eine Rechnung an die Buchhaltung oder einen Auftrag an den Vertrieb. Diese innovative Entwicklung zur Effizienzsteigerung der Büroabläufe ist ein Ergebnis der seit 1999 bestehenden Technologiepartnerschaft zwischen EASY SOFTWARE und Konica Business Machines. "Mit diesen Komponenten ist eine äußerst effektive, automatische Postverteilung ohne DV-Kenntnisse zu realisieren und das in einem preislich sehr interessanten Rahmen", so Birgit Eigebrecht, Produktmanagerin bei der Konica Business Machines Deutschland GmbH zu der Entwicklung.-

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IMPRESSUM

COUPON

DATES/TERMINE

Mr/Ms/Herr/Frau :

Forum de la Geide (FR)

0

10.10. – 12.10.2001

2

Company/Firma:

Street/Straße:

Tel./Fax/E-Mail:

15.10. – 19.10.2001

1

SYSTEMS München (D)

0

City/State/Zip/PLZ/Ort:

INPRINT / IMPRESSUM

FAX: +49(0)2 08/45 01 6-90 If you are interested in EASY CAPTURE, EASY ARCHIVE, EASY DMS, EASY WEB, EASY APPLICATIONS the INDEX magazine, the annual report of 2000 or our course schedule, simply fax us this coupon to the number given above or send it to: Wenn Sie Interesse an EASY-CAPTURE, EASY-ARCHIV, EASY-DMS, EASY-WEB, EASY-APPLIKATIONEN, dem INDEX-Magazin, dem Jahresbericht 2000 oder an unserem Schulungsprogramm haben, faxen Sie uns den Coupon einfach an die Faxnummer oder senden Sie ihn an: EASY SOFTWARE AG, Am Hauptbahnhof 4, D-45468 Mülheim a. d. Ruhr †

I am interested in EASYWARE Ich habe Interesse an EASYWARE

†

EASY ARCHIVE

†

EASY DMS

†

EASY CAPTURE

†

EASY WEB

†

EASY APPLICATIONS

PUBLISHER / HERAUSGEBER: EASY SOFTWARE AG Am Hauptbahnhof 4 45468 Mülheim an der Ruhr Tel: +49-(0)208-45016-0 Fax: +49-(0)208-45016-90 E-Mail: [email protected] EDITORS / REDAKTION: Frank Schroweg (Chief editor / Chefredakteur) Gabriele Kahn Jürgen Kurschinski Marina Marscheider Britta Maaß Thomas Meysel Sabine Nowak Waldemar Porschke (Fotos) Joachim Urra DUTY EDITOR / CHEF VOM DIENST Jörg Münker Tel: +49-(0)208-45016-442 Fax: +49-(0)208-45988-442 E-Mail: [email protected] ADVERTISING / ANZEIGENVERKAUF Sabine Nowak Tel: +49-(0)208-45016-453 Fax: +49-(0)208-45988-450 E-Mail: [email protected]

Please send me your INDEX magazine to the above address Bitte senden Sie mir das INDEX-Magazin an obige Adresse

†

†

30

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†

Index-Online (PDF file by e-mail)

†

Index Magazin Printversion (posted by mail)

Please send me your course schedule Bitte senden Sie mir das Schulungsprogramm

LAYOUT: Simone Schmitz Jörg Münker PRINTED BY / DRUCK: WAZ-Druck, Duisburg PRINT RUN / AUFLAGE: 25.000 Valid price list / Es gilt die Anzeigenpreisliste

Please send me your current annual report Bitte senden Sie mir den aktuellen Geschäftsbericht 2 9

3/2001.

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COURSES/SEMINARE

Name of the course

SEMINARBEZEICHNUNG

Course No.

Duration

DI 0536

4

Sem.-Nr.

Dauer

Price

Preis (EUR)

October

November

08.10.– 11.10.

05.11.– 08.11. B 03.12.– 06.12.

Oktober

November

December

Dezember

Vertriebspartner-Seminare Grundlagen und Systemadministration

1.750,00

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Fortgeschrittene Systemadministration

SL 0636

2

875,00

19.11.– 20.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY-COLD

DI 0521

1

450,00

12.10.

09.11. B

07.12.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Support Workshop

DI 0540

1

450,00

17.10.

14.11.

12.12.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

PHB Workshop

DI 0527

2

1250,00

18.10.– 19.10.

15.11.– 16.11.

13.12.– 14.12.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Release Workshop 3.2*

SL 0600

2

500,00

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Verfahrensdokumentation

SL 0827

1

875,00

30.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY-CAPTURE Einstieg und Administration

SL 0601

2

875,00

15.10.– 16.10.

12.11.– 13.11.

10.12.– 11.12.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY-CAPTURE Fortgeschrittene Administration

SL 0526

1

450,00

21.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY-DMS Einstieg und Administration

SL 0603

2

875,00

09.10.– 10.10.

18.12.– 19.12.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY-DMS Fortgeschrittene Administration

SL 0604

2

875,00

20.12.– 21.12.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY-WEB

DI 0605

1

450,00

23.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY for mySAP.com Sales Workshop

SL 0633

1

450,00

30.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY for mySAP.com Archiv Produkt Workshop

SL 0634

3

1850,00

26.11.– 28.11. B

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY for mySAP.com Archiv Projekt Workshop

SL 0635

2

1250,00

29.11.– 30.11. B

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

UpToDate Workshop Sales Partner mySAP.com*

SL 0637

1

250,00

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

UpToDate Workshop Project Partner mySAP.com*

SL 0638

1

250,00

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY for Lotus Notes Sales Workshop

SL 0606

1

450,00

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY for Lotus Notes Workshop

SL 0607

2

875,00

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY Product und Sales Workshop

SL 0610

3

1300,00

29.10.– 31.10.

27.11.– 29.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Der DMS-Markt: Trends und Technologien

SL 0611

1

450,00

02.11./26.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Release Workshop für Vertriebsbeauftragte

SL 0612

1

255,00

14.11./27.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Systemtechniker-Seminar

SL 0613

2

1200,00

12.11.– 13.11.

10.12.– 11.12.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASYWARE Installation und Konfiguration

SL 0614

2

875,00

15.11.– 16.11.

13.12.– 14.12.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ScanOptic: Technologie-Workshop

SL 0615

1

600,00

22.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Microsoft SQL-Server Grundlagen

SL 0800

2

1000,00

27.11.– 28.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY-PORTAL

SL 0645

5

2250,00

22.10.– 26.10.

05.11.– 09.11.

03.12.– 07.12.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY-EXCHANGE Workshop

SL 0642

1

450,00

02.10.

02.11./23.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY-AUTOMATION Workshop

SL 0646

1

450,00

19.10.

14.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY-LINK objects MS Visual Basic

SL 0643

1

450,00

15.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY-LINK objects MS C++

SL 0644

1

450,00

16.11.

End-Anwender-Seminare __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Grundwissen für Anwender

DI 0101

1

450,00

23.10. B

20.11.

18.12.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Systemadministration für Anwender

DI 0103

3

1300,00

24.10.– 26.10. B 21.11.– 23.11.

19.12.– 21.12.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Fortgeschrittene Systemadministration für Anwender

DI 0104

1

450,00

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Release Workshop 3.11 für Anwender

SL 0110

3

700,00

16.10.–18.10.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Release Workshop 3.2 für Anwender*

SL 0616

2

500,00

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY-DMS Anwendung und Administration

SL 0617

2

875,00

09.10.– 10.10.

18.12.– 19.12.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY-AUTOMATION Workshop für Anwender

SL 0647

1

450,00

13.11.

Courses for English-speaking customers __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Basics and System Administration

SL 0639

4

1750,00

19.11.– 22.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY COLD

DI 0512

1

450,00

23.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY CAPTURE Basics and Administration

SL 0621

2

875,00

26.11.– 27.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Support Workshop

DI 0519

1

450,00

28.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Project Handbook Workshop

SL 0619

2

1250,00

29.11.– 30.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY WEB

SL 0624

1

450,00

23.11.

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY for mySAP.com Sales Workshop

SL 0625

1

450,00

22.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY for mySAP.com Archive Product Workshop

SL 0626

3

1850,00

10.12.– 12.12.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY for mySAP.com Archive Project Workshop

SL 0627

2

1250,00

13.12.– 14.12.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY Product and Sales Workshop

SL 0630

3

1300,00

19.11.– 21.11.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Release Workshop 3.2*

SL 0620

2

500,00

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EASY EXCHANGE Workshop

SL 0648

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450,00

12.10.

* Zusatztermine sowie Termine für Release Workshops werden über das EASY PartnerNet, Mailings oder das Internet bekannt gegeben. * Additional dates, as well as the schedule for release workshops, will be announced via the EASY PartnerNet, mailings or the Internet. Hinweise: Die Terminangaben beziehen sich immer auf den ersten Tag der Seminarveranstaltung. Die Termine, die mit einem „B“ gekennzeichnet sind, finden in unserer Geschäftsstelle in Berlin statt. Note: The given dates refer to the first day of the respective courses. The courses marked with “B“ will take place at our Berlin branch.

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