Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg
Leitfaden
Abteilung Personalentwicklung und Dual Career Service Personaldezernat der Universität Heidelberg Zentrale Universitätsverwaltung http://www.zuv.uni-heidelberg.de/personal/entwicklung/ Stand: 12/2010
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Inhaltsverzeichnis Vorwort....................................................................................................................................1 1.
Der Einarbeitungsprozess .............................................................................................2
2.
Rollen und Aufgaben im Einarbeitungsprozess..........................................................3 Die Rolle der Führungskraft ............................................................................................3 Die Rolle der Startbegleiter .............................................................................................3
3.
Die Arbeitshilfen der Personalentwicklung .................................................................4 Checklisten zur Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen......................................................4 Veranstaltungen und Trainings für neue MitarbeiterInnen ..............................................4 Weiterführende Informationen für neue MitarbeiterInnen................................................4 Downloads auf unserer Homepage .................................................................................4
4.
Literaturauswahl.............................................................................................................5
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Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Universität Heidelberg
Vorwort Die Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg folgt als älteste Universität Deutschlands dem Leitmotiv „Zukunft. Seit 1386“. Mit ihrem breiten Fächerspektrum verkörpert sie in klassischer Weise den Gedanken der Universitas. Schon heute nimmt sie auf vielen Feldern national und international eine Spitzenposition ein. Um diesen exzellenten Standard halten und weiterentwickeln zu können, ist die Universität auf ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angewiesen. Wir wünschen uns deshalb zufriedene und motivierte Beschäftigte, die sich mit dem lebendigen Geist der Ruperto Carola identifizieren. Ein solches Zugehörigkeitsgefühl entsteht jedoch nicht von selbst, es wird bei neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern maßgeblich davon geprägt, wie die ersten Wochen und Monate im neuen Arbeitsumfeld wahrgenommen und erlebt werden. Die Startphase ist bei den neuen Beschäftigten üblicherweise mit hoher Motivation und Leistungsbereitschaft verbunden. Doch nur wenn sich unsere neuen Beschäftigten angenommen und gut eingearbeitet fühlen, gelingt es diese Motivation dauerhaft aufrecht zu erhalten. Unser Ziel muss es deshalb sein, die Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen bewusst positiv zu gestalten. Zur Strukturierung dieses Prozesses hat die Abteilung Personalentwicklung und Dual Career Service des Personaldezernats für Sie den vorliegenden Leitfaden und weitere Arbeitshilfen
für
den
Einarbeitungsprozess
erstellt.
Gerne
beraten
Sie
die
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung bei individuellen Einarbeitungsfragen.
Senni Hundt Personaldezernentin
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Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Universität Heidelberg
1. Der Einarbeitungsprozess Neueinstellungen sind heute in vielen Universitätsbereichen eine Routineaufgabe. Dementsprechend sind viele der Arbeitsschritte im Einstellungsprozess bekannt und laufen mehr oder weniger automatisch ab. Doch gerade wenn mehrere Personen mit der Einarbeitung betraut sind, gehen Punkte im Tagesgeschäft leicht unter oder es bedarf häufiger Abstimmungen. Für die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter ist dagegen der zukünftige Arbeitsplatz
meist
mit
offenen
Fragen
verbunden:
Was
erwartet
mich?
Welche Aufgaben kommen auf mich zu? Wie wird das neue Kollegium sein? Die Art und Weise wie vor allem die erste Zeit im neuen Arbeitsumfeld erlebt wird, ist prägend
für
das
weitere
Arbeitsverhältnis
und
die
Arbeitszufriedenheit
der
Beschäftigten. Neben der fachlichen Einarbeitung und der organisatorischen Einbindung ist auch die soziale Eingliederung am Arbeitsplatz bedeutsam. Untersuchungen zeigen, dass der Erfolg der Einarbeitung maßgeblich von Möglichkeiten abhängt, soziale Kontakte aufzubauen. Neue Kolleginnen und Kollegen werden aber nicht automatisch zu integrierten Mitgliedern eines bestehenden Teams und können auch nicht von Beginn an ihre volle Arbeitskraft einbringen. Erst nach und nach lernt der oder die „Neue“ das Kollegium kennen, weiß, wer seine Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner sind und macht sich mit den „Spielregeln“ der Einrichtung vertraut. Erfolgreiche Einarbeitung bedeutet, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter ihre bzw. seine Stelle und die damit verbundenen Aufgaben genau kennt und diese sicher und selbständig bewältigen kann. Idealerweise kennt sie oder er darüber hinaus die „Philosophie“ der universitären Einrichtung und hat einen breiten Überblick über die Gesamtuniversität gewonnen. Auf dieser Basis kann sich ein Loyalitäts- und Zugehörigkeitsgefühl gegenüber der Universität entwickeln. Grundsätzlich
bringt
eine
zielgerichtete
Mitarbeitereinführung
für
alle
am
Einarbeitungsprozess Beteiligten Vorteile: •
Die oder der neue Beschäftigte wird strukturiert an ihre oder seine Aufgaben herangeführt und erhält einen klaren Orientierungsrahmen.
•
Für Vorgesetzte und ihr Team wird klar festgelegt, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und wer bestimmte Personen und Themen vorstellt.
Mit einer erfolgreichen Einarbeitung kann im besten Fall frühzeitiger Fluktuation oder innerer Kündigung vorgebeugt werden und die Einarbeitungsphase für das gesamte Team effizienter und zur größeren Zufriedenheit aller gestaltet werden.
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Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Universität Heidelberg
2. Rollen und Aufgaben im Einarbeitungsprozess Die Einarbeitung neuer Beschäftigter ist eine Führungsaufgabe. Dennoch können viele Aufgaben auch von einer Startbegleiterin oder einem Startbegleiter übernommen werden.
Die Rolle der Führungskraft Wie eingangs beschrieben, ist die Einarbeitung neuer Beschäftigter prinzipiell eine Führungsaufgabe. Dementsprechend sollte der oder die Vorgesetzte den gesamten Einarbeitungsprozess steuern und planen. Dafür sind, gegebenenfalls mit dem Kollegium, wichtige Inhalte und Schritte in einem Einarbeitungsplan schriftlich festzuhalten. Unsere Empfehlung ist folgende Vorgehensweise: •
Erstellung eines Einarbeitungsplans mit Hilfe unserer Checklisten und der darin je Zeitabschnitt festgelegten Aufgaben
•
Auswahl einer Person aus Ihrem Mitarbeiterteam als Startbegleitung – Sie als Führungskraft bleiben ansprechbar, wenn sich übergeordnete Fragen ergeben
•
Intensivere Begleitung der inhaltlichen Arbeit Ihrer neuen Mitarbeiterin oder Ihres neuen Mitarbeiters in den ersten Wochen
Die intensive Begleitung Ihrer neuen Mitarbeiterin oder Ihres neuen Mitarbeiters bietet Ihnen neben der besseren Steuerbarkeit des Einarbeitungsprozesses den Vorteil, ein realistisches Bild von den Leistungen und Talenten Ihres neuen Mitarbeiters oder Ihrer neuen Mitarbeiterin zu gewinnen. Diese Einschätzung liefert Ihnen eine gute Grundlage für die Entscheidung, ob Sie die Übernahme des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin nach der Probezeit befürworten.
Die Rolle der Startbegleiter Optimal eignet sich für die Startbegleitung ein Mitglied des Teams, das innerhalb der Universität Heidelberg gut vernetzt ist und nach Möglichkeit auch den Arbeitsbereich der neuen Kollegin oder des neuen Kollegen kennt. Neben den organisatorischen Aufgaben wie z.B. der Ausstattung des Arbeitsplatzes, sollte der vorrangige Auftrag an die Startbegleiter die soziale Integration der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters sein. Die Funktion der Startbegleitung beansprucht Zeit, die sowohl vom Vorgesetzten als auch von der Startbegleitung selbst bei der Aufgabenverteilung mit eingeplant werden sollte. Diese Zeit ist jedoch sinnvoll investiert, bedenkt man, dass die neue Kollegin oder der neue Kollege mit einer gezielten Einarbeitung schneller in der Lage ist, selbständig zu arbeiten.
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Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Universität Heidelberg
3. Die Arbeitshilfen der Personalentwicklung Zu Ihrer Unterstützung im Einarbeitungsprozess haben wir neben diesem Leitfaden ein umfangreiches Angebot entwickelt, das folgende Bausteine enthält:
Checklisten zur Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen Die Checklisten dienen Ihnen als Planungs- und Kontrollinstrument für die Einarbeitung. Bereits vor Arbeitsbeginn gibt es eine Vielzahl von Aufgaben zu bewältigen, andere Themen gewinnen erst am ersten Arbeitstag oder in der Zeit danach an Bedeutung. Die von uns entwickelten Checklisten zur Einarbeitung haben wir deshalb in drei Zeitschritte gegliedert. Wir gehen allerdings davon aus, dass die Einarbeitungszeit und die Aufgabe der besonderen Begleitung der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters erst mit Abschluss der Probezeit endgültig abgeschlossen sind.
Veranstaltungen und Trainings für neue MitarbeiterInnen Die
Zentrale
Universitätsverwaltung
bietet
im
Rahmen
des
internen
Bildungsprogramms der Universität ein umfangreiches Veranstaltungsprogramm speziell für neue Beschäftigte an. Ziel ist es, neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen Einblick in wichtige Themen und zentrale Abläufe der Universität zu gewährleisten.
Weiterführende Informationen für neue MitarbeiterInnen Wir haben hilfreiche Informationen und Links zusammengestellt, die Sie Ihrer neuen Mitarbeiterin oder Ihrem neuen Mitarbeiter ausgedruckt als eine Art „Startpaket“ bei ihrem bzw. seinem Arbeitsbeginn an die Hand geben können. Die Unterlagen sollen der oder dem neuen Beschäftigten die Orientierung am und rund um den Arbeitsplatz an der Universität erleichtern. Selbstverständlich können Sie die Materialien auch selbst für die Einarbeitung nutzen.
Informationen und Downloads auf unserer Homepage Zugang zu allen Arbeitshilfen und Materialien finden Sie auf unserer Homepage zur Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/personal/entwicklung/einarbeitung.html
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Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Universität Heidelberg
4. Literaturauswahl
Berthel, Jürgen/ Becker, Fred G. (2007): Personal-Management. Grundzüge für Konzeptionen betrieblicher Personalarbeit. Stuttgart: Schäffer-Poeschel Verlag.
Kieser, Alfred/ Nagel, Rüdiger/ Krüger, Karl-Heinz (1990): Die Einführung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen. Frankfurt am Main: Kommentator-Verlag.
Nicolai, Christiana (2006): Personalmanagement. Stuttgart: Lucius & Lucius
Rehn, Marie-Luise (1990): Die Eingliederung neuer Mitarbeiter. München: Rainer Hampp Verlag
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EINARBEITUNG NEUER MITARBEITERINNEN UND MITARBEITER Checkliste für Vorgesetzte Vor dem ersten Arbeitstag Die Einarbeitung planen Was ist zu erledigen bzw. wird benötigt?
Bis wann?
Erledigt
Delegiert
Anmerkungen
Termin zur Begrüßung vereinbaren Abteilung bzw. Arbeitsgruppe über Name, Funktion und Eintrittstermin des neuen Mitarbeiters informieren ggf. „Steckbrief“ des neuen Mitarbeiters versenden
ggf. Rundmail verfassen
Arbeitsplatz festlegen (Wo soll der neue Mitarbeiter sitzen?) ggf. Ansprechpartner sondieren: Wer kann welches (fachliche) Know-How vemitteln?
Erste Schritte bzw. Aufgaben für die ersten Wochen überlegen und Einarbeitungsplan erstellen Startbegleitung festlegen und mit dieser Gespräch zu Aufgaben, Ablauf und Einarbeitungsplan führen
1. Tag: Uhrzeit und Ort nennen
Information mit Hinweis auf erste geplante Aktivitäten und ersten Arbeitstag an den neuen Mitarbeiter geben (z.B. per E-Mail)
Wer ist erster Ansprechpartner (ggf. Kontaktdaten nennen?)
In der ersten Arbeitswoche Begrüßung und Erstgespräch Was ist zu erledigen bzw. wird benötigt?
Bis wann?
Erledigt
Delegiert
Vorstellung des neuen Kollegen bei: Startbegleiter Kollegium Ansprechpartnern in benachbarten Abteilungen Ansprechpartnern in Serviceabteilungen
Anmerkungen ggf „HändeschüttelListe“ vorbereiten und zur Orientierung an die Hand geben
ggf. anhand des Einarbeitungsplans
Aufgabengebiet vorstellen und erläutern Entscheidungsbefugnisse und Kompetenzen des neuen Mitarbeiters, des Vorgesetzten und der Kollegen erläutern
Organigramm der ZUV:
Organisatorische Einordnung und Aufgaben der Einheit im Gesamtüberblick erläutern und innerhalb der Universität verorten
http://www.zuv.uniheidelberg.de/md/zuv/orga nisation/organigram_zuv_2 010-10-01.pdf
Informationen zur Universität:
Überblick über die Universität geben
http://www.uniheidelberg.de/univ/
Nach dem ersten Monat Was ist zu erledigen bzw. wird benötigt? Gespräch zum Stand der Einarbeitung führen: Ist weitere Einarbeitung nötig? Weiterbildungsbedarf besprechen und ggf. geeignete Maßnahmen sondieren
bis wann?
Abt. 5.3 Personalentwicklung und Dual Career Service http://www.zuv.uni-heidelberg.de/personal/entwicklung/einarbeitung.html
Erledigt
Delegiert
Anmerkungen Internes Bildungsprogramm der Universität: www.weiterbildung.unihd.de
Stand 12/2010
EINARBEITUNG NEUER MITARBEITERINNEN UND MITARBEITER Checkliste für Startbegleiter Vor dem ersten Arbeitstag Arbeitsplatz und Ausstattung Was ist zu erledigen bzw. wird benötigt?
Bis wann?
Falls noch nicht vorhanden, Anschaffung von: Schreibtisch und Bürostuhl Sonstigen Möbeln (Aktenschrank, Schreibtischcontainer…)
Erledigt
Delegiert
Anmerkungen Vorlauf von ca. 3 Wochen einplanen!
Büromaterialien beschaffen: Schreibtischlampe, Papierkorb Schreibutensilien, Papier Kalender und Sonstiges (Locher, Tacker, etc.) Schlüssel organisieren: Zimmer- und Gebäudeschlüssel Spindschlüssel Dokumente beantragen bzw. erstellen: Urlaubskarte Türschild/ Namensschild
Vorlauf einplanen!
ggf. Vorlauf einplanen
Aufnahme des neuen Mitarbeiters in abteilungsinterne Postumläufe und E-MailVerteiler Telefon: ggf. Telefonapparat beantragen Beantragung der Telefonfreischaltung (Auslandszugang notwendig?, Welche Displayanzeige wird gewünscht?) Installation des Telefons DV-Ausstattung beantragen bzw. bereitstellen: Computer (Mac oder PC?) Bildschirm, Tastatur, Maus Drucker Programme und Zugänge beantragen: Welche Programme/ Lizenzen werden benötigt? (MS-Office, SAP, PVS, VPNClient…) Welche Zugänge/ Log-Ins werden benötigt (Ordnerberechtigungen, URZKennung, Log-In an verschiedenen Rechnern/ Servern…) Internetzugang und E-Mail-Account beantragen Aufnahme in LSF und Website-Listing
Abt. 5.3 Personalentwicklung und Dual Career Service http://www.zuv.uni-heidelberg.de/personal/entwicklung/einarbeitung.html
Mit dem Telefonbeauftragten des Instituts Kontakt aufnehmen Vorlauf einplanen!
Vorlauf von mindestens 3 Wochen einplanen
Mit dem EDVBeauftragten des Instituts Kontakt aufnehmen Vorlauf einplanen
Vorlauf einplanen
Stand 12/2010
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EINARBEITUNG NEUER MITARBEITERINNEN UND MITARBEITER Checkliste für Startbegleiter In der ersten Arbeitswoche Orientierung geben und Regeln erläutern Was ist zu erledigen bzw. wird benötigt?
Bis wann?
Erledigt
Delegiert
Anmerkungen
Überblick zu Abteilungsorganisation: Interne Besprechungen und Jour Fixe Postfächer Garderobe Materialbeschaffung Vernichtung vertraulicher Daten Geburtstagsliste ggf. Fotowand Überblick zu elektronischer Organisation: Elektronisches Ablagesystem Brief- und Präsentationsvorlagen, Corporate Design Formulare und Vordrucke HIS-Zugang Outlook Exchange Webmail Server Überblick zu technischen Geräten: Telefon- und Faxgerät Kopiergerät Kaffee-/ Spülmaschine Nennung von Ansprechpartnern, z.B.: Hausmeister Druckerei Zentrale Universitätsverwaltung allgemein Personalabteilung der Zentralen Universitätsverwaltung Störungsstelle Abteilung Sicherheitswesen Universitätsbibliothek (Hinweise zu Nutzung) Zentrallager Regelungen und Daten, z.B.: Arbeitszeitblatt und Pausenregelungen Urlaub (ggf. Urlaubskarte aushändigen) Krankheit Verhaltensregeln im Notfall Datenschutz Antragsstellung (z.B. Dienstreisen, Jobticket, Parkberechtigung…) Notfallnummern notieren (ggf. Karteikarte anlegen) Rund um den Arbeitsplatz: Sozialräume (Kaffeeküche etc. zeigen) Mensa, Einkaufsmöglichkeiten/ Unishop… Gemeinsam Campus Card besorgen
Überblick zu Serviceeinrichtungen der Universität geben
Download des WelcomePackages mit nützlichen Hinweisen und Links auf: http://www.zuv.uniheidelberg.de/personal/ent wicklung/einarbeitung.html
Eigene Aufgaben:
Abt. 5.3 Personalentwicklung und Dual Career Service http://www.zuv.uni-heidelberg.de/personal/entwicklung/einarbeitung.html
Stand 12/2010
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EINARBEITUNG NEUER MITARBEITERINNEN UND MITARBEITER Checkliste für Startbegleiter Insbesondere für MitarbeiterInnen im Labor Was ist zu erledigen bzw. wird benötigt?
bis wann?
Betriebsärztlicher Dienst: Einstellungsuntersuchung (Termin)
Erledigt
Delegiert
Anmerkungen Tel.: 114-89 66 http://www.klinikum.uniheidelberg.de/Betriebsaerz tlicher-Dienst.1727.0.html
Einführung zur Laborsicherheit geben: Geräte und Handhabung Sicherheitseinweisung (Essen, Handschuhe,…) Strahlenschutzeinweisung Verantwortlichkeiten Materialbeschaffung und Bestellwesen Entsorgung Persönliche Schutzausrüstung übergeben (Schutzkleidung, Schutzbrille) Hilfreiche Hinweise zur Abteilung Sicherheitswesen: Für Fragen rund um das Thema Sicherheit am (Labor-) Arbeitsplatz; Telefon: 54-2170
Ansprechpartner und Materialien zum Download unter: http://www.sicherheit.unihd.de/info.htm
Eigene Aufgaben im Bereich Labor:
Weiterbildungsmaßnahmen: -TopLab
Abt. 5.3 Personalentwicklung und Dual Career Service http://www.zuv.uni-heidelberg.de/personal/entwicklung/einarbeitung.html
TopLab: Ansprechpartner, Seminarangebot und Materialien zum Download unter: http://www.toplab.unihd.de/
Stand 12/2010
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EINARBEITUNG NEUER MITARBEITERINNEN UND MITARBEITER AnsprechpartnerInnen im Einarbeitungsprozess
Funktion
AnsprechpartnerInnen
Telefon : (54-)
Email / Homepage:
ZEN TRALE UN IVERSITÄ TSVERWALTUNG ( ZUV) Beschaffungsstelle:
Bücher/Möbel
Sandra Diehm
2118
[email protected]
EDV
Thomas Schraysshuen
2120
[email protected]
Wolfgang Steubing
2106
[email protected] [email protected] /
Dienstfahrzeuge-ZUV EDVAbteilung:
ZUVInfrastruktur
Horst Elfner / Samuel Klamer
3162 / 3429
(ZUV)
Homepage
Christian Watzke
4017
[email protected]
Geschäftsleitender Beamter
Jürgen Brachmann
2104
[email protected]
Hausdruckerei
Stefanie Etzel
2502
[email protected]
Internes Bildungsprogramm
Katharina Bitter
3700
[email protected]
Jobticket
Ingrid Senn
Parkberechtigung
Annette Bartonek Elvira Lieder
3665
[email protected] [email protected]
Personalangelegenheiten
Personaldezernat D5
3136
http://www.zuv.uniheidelberg.de/personal/dienstleistung/ansprec hpartner.html
Poststelle
Wolfgang Steubing
2106
[email protected]
Projektbüro Exzellenzinitiative
Dr. Beate Sandler
3152
[email protected]
Raumbuchung ZUV
Birgit Artner
2107
[email protected]
Raumvergabe alte Universität
Rosa Hagstedt
19012
[email protected]
Raumvergabe Hörsäle
Elvira Lieder
3665
[email protected]
Registratur
Hans Bender
2187
[email protected]
Reinigungsdienst
Michael Dombrowski
4048
[email protected]
Schlüsselverwaltung
Harry Weinkötz
2186
[email protected]
Telefon
URZ-Team Telefon
Unimobil
Ines Braunecker
2153
http://www.zuv.uniheidelberg.de/service/unimobil/
Beauftragte für Chancengleichheit
Ulrike Beck
3660
http://www.uniheidelberg.de/einrichtungen/organe/bfc/
Gleichstellungsbeauftragte
Prof. Dr. Jadranka Gvozdanovic
7697
http://www.uniheidelberg.de/gleichstellungsbeauftragte/
Personalrat
Hermino Katzenstein
8272
http://personalrat.uni-hd.de/
Schwerbehindertenvertretung
Theo Schmitt
2125
http://personalrat.unihd.de/Schwbhvertretung.html
[email protected]
[email protected]
http://www.urz.uni-heidelberg.de/telefon/
INTERESSENVERTRETUNGEN
Abt. 5.3 Personalentwicklung und Dual Career Service http://www.zuv.uni-heidelberg.de/personal/entwicklung/einarbeitung.html
Stand 12/ 2010
EINARBEITUNG NEUER MITARBEITERINNEN UND MITARBEITER Arbeiten und Leben an der Ruperto Carola W ISSEN SCHA FT AN D ER RU PERTO CAROLA Exzellenzinitiative http://www.uniheidelberg.de/excellence/ concept/index_de.html Ruperto Carola http://www.uniheidelberg.de/presse/ruc a Studium Generale http://www.uniheidelberg.de/termine/studi um_generale.html Internationales Wissenschaftsforum http://www.iwh.uni-hd.de/ Gasthörerstatus für Vorlesungen http://www.uniheidelberg.de/md/studium/ download/mblatt_gasthoer er.pdf
Die Universität Heidelberg hat im Zuge der Exzellenzinitiative von Bund und Ländern zusätzliche finanzielle Mittel zur Förderung der Forschung und des wissenschaftlichen Nachwuchses erhalten. Das Forschungsmagazin Ruperto Carola berichtet über neue wissenschaftliche Erkenntnisse, Forschungsvorhaben und stellt Themen aus den Geistes- und Sozialwissenschaften, den Naturwissenschaften und der Medizin vor. Es erscheint dreimal jährlich und kann über die Pressestelle abonniert werden. Das Studium Generale ist eine Vortragsreihe der Universität Heidelberg, die sich an alle Mitglieder der Universität und an die interessierte Öffentlichkeit richtet. Die Vorträge eines Semesters stehen unter einem gemeinsamen Thema, das von Wissenschaftlern aus der Sicht ihres Faches behandelt wird. Das internationale Wissenschaftsforum bietet regelmäßig Symposien, Workshops, Konferenzen oder Gesprächskreise zu verschiedenen Themengebieten an.
Als GasthörerIn können Sie universitären Lehrveranstaltungen auch ohne Hochschulzugangsberechtigung besuchen. Für ein Gasthörerstudium wird pro Semester eine Gebühr erhoben, die sich nach der Anzahl der belegten wöchentlichen Vorlesungsstunden richtet.
G E SCH ICHT E D ER UN I V ERS I TÄT Universitätsarchiv http://www.uniheidelberg.de/uniarchiv/
Im Universitätsarchiv werden Unterlagen von bleibendem Wert verwahrt. Hierzu zählen unter anderem Geschäftsbücher, Akten oder wichtige Urkunden. Die Benutzung des Archivs steht jedem Interessierten offen.
Universitätsmuseum http://www.uniheidelberg.de/einrichtunge n/museen/universitaetsmu seum.html
Im Erdgeschoß der Alten Universität befindet sich das Universitätsmuseum, das die Geschichte der Ruperta Carola dokumentiert. Interessierte erhalten einen historischen Überblick von der Epoche der Pfälzer Kurfürsten bis zur heutigen Zeit.
I NF ORMA TI ON & R ECH ERCH E Interne Wohnungsbörse http://www.zuv.uniheidelberg.de/service/wo hnungsangebote.html
Kommunikation und Marketing http://www.uniheidelberg.de/einrichtung en/rektorat/kum/index1.ht ml
Wohnungs- und Immobilienangebote von privaten Vermittlern oder Verkäufern werden auf den Seiten der internen Wohnungsbörse für Beschäftigte der Universität zur Verfügung gestellt.
Die Stabsstelle Kommunikation und Marketing (KuM) ist für die interne und externe Kommunikation der Universität zuständig. Sie beinhaltet die Pressestelle, die InternetRedaktion sowie die Bereiche Corporate Publishing, Corporate Design, Marketing und Veranstaltungsmanagement.
Abt. 5.3 Personalentwicklung und Dual Career Service 1 http://www.zuv.uni-heidelberg.de/personal/entwicklung/
Stand 12/2010
EINARBEITUNG NEUER MITARBEITERINNEN UND MITARBEITER Arbeiten und Leben an der Ruperto Carola
LSF: Lehre, Studium und Forschung http://lsf.uniheidelberg.de/qisserver/r ds?state=user&type=8&to pitem=locallinks&itemTex t=+Startseite+
Das LSF ist das zentrale Informationssystem der Universität. Sowohl Beschäftigte als auch Studierende haben Zugriff darauf. Im Arbeitsalltag besonders hilfreich sind Einrichtungsverzeichnis, Gebäude- und Raum- sowie die Personensuche.
Stellenangebote
Über den Stellenmarkt der Universität Heidelberg erhalten Sie Zugang zu den aktuellen Stellenausschreibungen der wissenschaftlichen und nicht-wissenschaftlichen Einrichtungen der Universität.
http://www.uniheidelberg.de/stellenmarkt/ Universitätsbibliothek http://www.ub.uniheidelberg.de/
Veranstaltungskalender http://www.uniheidelberg.de/termine/inde x.html
Die Universitätsbibliothek (UB) ist die Zentralbibliothek der Universität und zugleich die älteste und größte wissenschaftliche Universalbibliothek Baden-Württembergs. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität können sich einen Benutzerausweis nach Vorlage des Arbeitsvertrages ausstellen lassen und mit diesem kostenfrei auf Medien zugreifen oder diese ausleihen. Im Veranstaltungskalender der Universität Heidelberg sind Veranstaltungen und Termine zu Konzerten, Vorträgen, Rektoratsveranstaltungen und der Vortragsreihe des Studium Generale aufgeführt.
LERN EN & LEHR EN Hochschuldidaktisches Zentrum http://www.hdzbawue.de/hdz/ Internationales Studienzentrum http://www.uniheidelberg.de/zentral/isz/i ndex.html Internes Bildungsprogramm http://www.weiterbildung. uni-hd.de/ Universitätsrechenzentrum http://web.urz.uniheidelberg.de/service/first. html
Wissenschaftliche Weiterbildung http://www.uniheidelberg.de/wisswb/ Zentrales Sprachlabor http://www.uniheidelberg.de/institute/fak 9/zsl/
Die MitarbeiterInnen des HDZ unterstützen Sie durch Programmveranstaltungen und Beratungsangebote dabei, Ihre persönlichen Kompetenzen in der Lehre weiter zu entwickeln und zu reflektieren.
Das ISZ bietet Deutschkurse und Sprachprüfungen zur sprachlichen und fachlichen Vorbereitung auf ein Studium in Deutschland. Darüber hinaus werden Sonderkurse für Beschäftigte der Universität Heidelberg angeboten.
Beschäftigte der Universität Heidelberg haben die Möglichkeit, die Seminare des internen Bildungsprogramms kostenlos zu besuchen. Die Themen richten sich nach unterschiedlichen Bedürfnissen und Anforderungen am Arbeitsplatz. Für die Kurse ist eine Anmeldung erforderlich. Das Universitätsrechenzentrum leistet Beratung und gibt Informationen zu Viren- und Datenschutz. Darüber hinaus gibt es ein Schulungsangebot zu unterschiedlichen Themen (z.B. Programmierung, Imperia etc.).
Die Universität bietet berufsbegleitende, postgraduelle Weiterbildungsprogramme an und unterstützt universitäre Institute und andere Kooperationspartner u.a. bei der Programmentwicklung und -durchführung sowie der Vermarktung. Sprachkurse in 12 verschiedenen Fremdsprachen werden am zentralen Sprachlabor angeboten. Darüber hinaus können Seminare zu rhetorischer Kommunikation, Sprechbildung und Sprachtherapie belegt werden. Für die Kurse ist eine Teilnahmegebühr zu entrichten.
Abt. 5.3 Personalentwicklung und Dual Career Service 2 http://www.zuv.uni-heidelberg.de/personal/entwicklung/
Stand 12/2010
EINARBEITUNG NEUER MITARBEITERINNEN UND MITARBEITER Arbeiten und Leben an der Ruperto Carola
Ideenmanagement http://www.ideenmanage ment.uni-hd.de/
Das Ideenmanagement der Universität Heidelberg richtet sich an die Beschäftigten mit dem Ziel, deren Kenntnisse und Erfahrungen über ihre eigentlichen Aufgaben hinaus zum Wohle der Universität und ihrer Mitglieder in Form von Verbesserungsvorschlägen einzubringen.
B ERATUNG & VERTR ETUN G Beauftragte für Chancengleichheit http://www.uniheidelberg.de/einrichtung en/organe/bfc/index.html Gleichstellungsbeauftragte http://www.uniheidelberg.de/gleichstellu ngsbeauftragte/ Personalrat http://personalrat.unihd.de/
Die Beauftragte für Chancengleichheit ist Ansprechpartnerin für alle Frauen im wissenschaftsunterstützenden Bereich aus Verwaltung, Labor und Technik.
Die Gleichstellungsbeauftragte ist für die Gleichstellung von Studentinnen, Wissenschaftlerinnen und dem weiblichen wissenschaftlichen Nachwuchs zuständig : Das Gleichstellungsbüro berät unter anderem zu Fragen der Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Der Personalrat bietet Beratung hinsichtlich Fragen, die im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses entstehen..
Personalabteilung http://www.zuv.uniheidelberg.de/personal/in dex.html Schwerbehindertenvertretung http://personalrat.unihd.de/Schwbhvertretung. html
Die Personalabteilung beantwortet Fragen zu Tarifverträgen, Arbeitszeiten, Arbeitsplatz sowie Konflikten am Arbeitsplatz
Die Schwerbehindertenvertretung ist Ansprechpartner für Menschen mit Beeinträchtigung und steht als Beratungsstelle für alle Bereiche, die Behinderungen betreffen, zur Verfügung.
E S S EN & T R IN K EN Mensen und Cafés http://www.studentenwerk .uni-heidelberg.de/
Das Studentenwerk der Universität bietet ein reichhaltiges Angebot und betreibt in Heidelberg vier Mensen und neun Cafés.
CampusCard
Die CampusCard ist eine Chipkarte, die dem bargeldlosen Zahlungsverkehr in den Mensen, Cafés und an den Getränkeautomaten des Studentenwerks dient. Darüber hinaus können einige Kopier- und Druckgeräte in den Bibliotheken nur über die CampusCard bedient werden.
http://www.studentenwerk .uni-heidelberg.de/
SPORT & GESUNDHEIT Betriebsärztlicher Dienst http://www.klinikum.uniheidelberg.de/Betriebsaer ztlicherDienst.1727.0.html?&L=d e
Der betriebsärztliche Dienst des Universitätsklinikums Heidelberg und der Universität Heidelberg ist zuständig für arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen und bietet darüber hinaus weitere medizinische Dienste für die Beschäftigten der Universität an.
Hochschulsport
Das Angebot des Hochschulsports kann von Beschäftigten und Studierenden der Universität Heidelberg genutzt werden. Je nach Sportart ist eine Voranmeldung erforderlich. Im Hochschulsportbüro kann gegen Vorlage des Arbeitsvertrages ein Bedienstetensportausweis ausgestellt werden.
http://www.issw.uniheidelberg.de/hsp/
Abt. 5.3 Personalentwicklung und Dual Career Service 3 http://www.zuv.uni-heidelberg.de/personal/entwicklung/
Stand 12/2010
EINARBEITUNG NEUER MITARBEITERINNEN UND MITARBEITER Arbeiten und Leben an der Ruperto Carola Abteilung 3.3 Sicherheitswesen http://www.sicherheit.unihd.de/
Die Abteilung 3.3 Sicherheitswesen ist Ansprechpartner für alle arbeitsschutz- und sicherheitsrelevanten Fragestellungen. Ihr gehört der Beauftragte für die biologische Sicherheit an. Auf Wunsch führt die Sicherheitsabteilung einen Ergonomie-Check für Ihren Arbeitsplatz durch. Sie können sich hierzu direkt an die Abteilung wenden.
K IND & K EG E L Bündnis für Familie http://www.familieheidelberg.de/front_conte nt.php?idart=191 GrüneSchule Heidelberg http://grueneschule.bot.u niheidelberg.de/index.php
Das „Bündnis für Familie Heidelberg“ zählt über 150 Akteure aus Unternehmen, lokalen Institutionen, Verwaltung, Politik und engagierten BürgerInnen, die auf Familienfreundlichkeit setzen. Gemeinsam engagieren sich insgesamt neun Arbeitsgruppen für ein positives Klima für Familien. Ein Arbeitsschwerpunkt im Bündnis für Familie Heidelberg ist das Thema „Perspektiven für Alleinerziehende“. GrüneSchuleHeidelberg steht für das vielfältige öffentliche Bildungsangebot des Botanischen Gartens der Universität Heidelberg und bietet Ferienprogramme für Kinder im Alter von 7-11 Jahren.
Ferienbetreuung http://www.uniheidelberg.de/einrichtung en/kinderhaus/ferienbetre uung.html Kinderhaus http://www.uniheidelberg.de/einrichtung en/kinderhaus/index.html Kinderuni http://www.kinderuniheidelberg.de/
Wenn der Kindergarten kurzfristig ein paar Tage oder die Schule an den Brückentagen geschlossen ist, dann muss es manchmal von heute auf morgen eine Lösung für die Kinderbetreuung geben. Sowohl für Kleinkinder als auch für Schulkinder finden Sie bei der Ferienbetreuung für diese Fälle Betreuungsangebote. Das Kinderhaus bietet Kindern, deren Eltern an der Universität Heidelberg beschäftigt sind, eine umfassende Betreuung auf dem Campus „Im Neuenheimer Feld“. Die Öffnungszeiten von Kinderkrippe und Kindertagesstätte sind flexibel an die Arbeitszeiten der Hochschule angepasst. Die Kinderuni Heidelberg bietet Vorträge für interessierte Kinder und Jugendliche im Alter von 10-13 Jahren.
S O N ST I G ES Universitätsshop http://www.unishop.unihd.de/index.htm
Der Universitätsshop ist der offizielle Online-Shop der Universität Heidelberg und verfügt über ein Sortiment an Textilien, Geschenkartikeln und Schreibwaren.
Abt. 5.3 Personalentwicklung und Dual Career Service 4 http://www.zuv.uni-heidelberg.de/personal/entwicklung/
Stand 12/2010
Ihre Ansprechpartner in der Universitätsverwaltung Dezernate und Stabsstellen
Die Kanzlerin ist hauptamtliches Mitglied des Rektorats für den Bereich der Wirtschafts- und Personalverwaltung, Leiterin der Zentralen Universitätsverwaltung und Beauftragte für den Haushalt.
Kontaktdaten Dr. Marina Frost Kanzlerin Tel.: +49 6221 54-2100 / 2001 Fax: +49 6221 54-2618 Mail:
[email protected] Referent der Kanzlerin Matthias Rolle Tel.: +49 6221 54-3107 Fax: +49 6221 54-2618 Mail:
[email protected] Vorzimmer der Kanzlerin Henriette Visser Tel.: +49 6221 54-2100 / 2001 Fax: +49 6221 54-2618 Mail:
[email protected]
D1 Cornelia Stöcklein Leiterin des Dezernats für Rechts- und Gremienangelegenheiten Zentrale Universitätsverwaltung Seminarstraße. 2 69117 Heidelberg Tel.: +49 6221 54-2111 Fax: +49 6221 54-2688 Mail:
[email protected]
Neben der Bearbeitung rechtlicher Angelegenheiten sind im Dezernat die Geschäftsstelle des Senats, die Betreuung der Universitätskommissionen und –ausschüsse und die Organisation der Gremienwahlen angesiedelt.
Unsere Angebote Das Dezernat 1 ist als Verwaltungseinheit der Kanzlerin der Universität Heidelberg unterstellt. Neben spezifischen Aufgabengebieten ist das Dezernat 1 verantwortlich für ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
Hochschulrechtliche Angelegenheiten Kooperationsverträge Satzungen der Institute und sonstigen Einrichtungen (insbesondere Verwaltungsund Benutzungsordnungen Fragen geistigen Eigentums/Urheberrecht Zivil-, verwaltungs- und strafrechtliche Angelegenheiten einschließlich Prozessführung Arbeitsrechtliche Angelegenheiten (insbesondere Prozessführung) Angelegenheiten der Universitätsorgane Rektorat und Senat sowie von deren Ausschüssen und Kommissionen Gremienwahlen Mitteilungsblatt des Rektors Ansprechpartner für die Fakultäten in verwaltungstechnischen Fragen
Das Dezernat ist zudem Geschäftsstelle der Senatskommission zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis und zum Umgang mit wissenschaftlichem Fehlverhalten und dabei Ansprechpartner für alle Verfahrensangelegenheiten.
D2 Dr. Andreas Barz Leiter des Dezernats für Studium und Lehre Kommissarischer Direktor des Zentrums für Studienberatung und Weiterbildung Zentrale Universitätsverwaltung Seminarstraße. 2 69117 Heidelberg Tel.: +49 6221 54-2314 Fax: +49 6221 54-3576 E-Mail:
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Dr. Barz leitet seit 2001 das Zentrum für Studienberatung und Weiterbildung und seit 2004 das Dezernat für Studium und Lehre. Mit seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern berät er Sie bei allen Fragen zu Studium und Lehre. Angebote für Studieninteressierte und Studierende
Angebote für Fakultäten und Institute
Service-Center Telefon- und E-Mail-Portal Bewerbungs-Portal Journal@RupertoCarola Internet-Portal
Juristische und administrative Beratung bei der Entwicklung von Zulassungs-/Auswahlordnungen Prüfungs- und Studienordnungen Gebührenordnungen Promotions- und Habilitationsordnungen
Studierendenadministration Bewerbung, Zulassung Immatrikulation, Beurlaubung, Exmatrikulation Studiengebühren Beratung, Information, Workshopangebote Für Studieninteressierte Für Studierende Career Service
Unsere Angebote im Internet http://www.uni-heidelberg.de/studium/ http://www.zuv.uniheidelberg.de/studium/index.html
Unterstützung bei den Aufgaben in Studium und Lehre durch Schlüsselkompetenz-Bausteine für gestufte Studiengänge und für die Graduiertenakademie Angebote der Hochschuldidaktische Weiterbildung Beratung bei der Entwicklung und Umsetzung von Angeboten der Wissenschaftlichen Weiterbildung Unsere Angebote im Internet http://www.uni-heidelberg.de/studium/ http://www.zuv.uniheidelberg.de/studium/index.html
D3 Dr. Nicole Sommerschuh, Leiterin des Dezernats für Planung und Budgetierung, Bau- und Liegenschaften, Sicherheitswesen Zentrale Universitätsverwaltung, Seminarstr. 2, 69117 Heidelberg Tel. 06221 54-3159 Fax 06221 54-2618
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Das Aufgabenspektrum des Dezernats ist breit gefächert: Planung und Budgetierung In diesem Bereich werden die Struktur- und Entwicklungsplanung der Universität, das Heidelberg-spezifische Modell der dezentralen Ressourcenverantwortung (sog. IMPULSE-Projekt) sowie die Einführung des Qualitätsmanagementsystems konzeptionell und organisatorisch begleitet. Darüber hinaus werden hier die Studienplatzkapazitäten aller Studiengänge berechnet. Bau- und Liegenschaften Bei der Festlegung und ggf. Renovierung Ihrer neuen Arbeitsräume haben Sie die Kolleginnen und Kollegen der Bauabteilung vielleicht bereits kennengelernt. Dieser Bereich hat darüber hinaus jedoch noch weitere Aufgaben und steht Ihnen diesbezüglich gerne zur Verfügung: • Bauplanung für die gesamte Universität (gemeinsam mit dem Universitätsbauamt) • Erarbeitung von Nutzungskonzepten für Neubauten und in vorhandenen Gebäuden sowie Betreuung des universitätsinternen Raummarktmodells • Ansprechpartner für Bauunterhaltungsmaßnahmen • Vergabe der Hörsäle, soweit sie zentral vergeben werden • Betreuung der Außenanlagen der Universität, einschließlich der Parkplätze und Vergabe von Parkberechtigungen Darüber hinaus ermittelt seit kurzem ein Energiebeauftragter Einsparpotenziale bei Energieverbräuchen und berät über energetische Maßnahmen bei Neubauten oder Sanierungen. Sicherheitswesen Insbesondere Wissenschaftler aus den Natur- und Lebenswissenschaften finden hier ihre Ansprechpartner für alle arbeitsschutz- und sicherheitsrelevanten Fragestellungen sowie den Beauftragten für die biologische Sicherheit. Die Kolleginnen und Kollegen sind in Räumen des Theoretikums, INF 325, für Sie erreichbar und vor allem in folgenden Bereichen für Sie da: • Beratung in Fragen des Arbeitsschutzes, insbesondere der Laborsicherheit, der Arbeitsmittel (Schutzausrüstungen) sowie der Arbeitsplatzgestaltung • Beratung in Fragen zum Umgang mit Gefahrstoffen, Betäubungsmitteln, Sonderabfällen, Strahlenschutz (gemeinsam mit dem Zentralbereich Neuenheimer Feld) u.ä. • Beratung und Begleitung bei Einholung behördlicher Genehmigungen, insbesondere für Forschungsprojekte mit gentechnisch veränderten Organismen • regelmäßige und anlassbezogene Begehungen der Arbeitsstätten zur Gewährleistung der Arbeitssicherheit
D4 Tim Krützfeldt Finanzdezernent Zentrale Universitätsverwaltung Seminarstr. 2 69117 Heidelberg Tel.: +49 6221 54-2323 Fax: +49 6221 54-2618 Mail:
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Herr Krützfeldt leitet das Dezernat für Finanz- und Wirtschaftsangelegenheiten. In dem Dezernat sind die Abteilung für Budget- und Wirtschaftsangelegenheiten einschließlich der zentralen Beschaffungsstelle und die Finanzbuchhaltung mit der internen Barkasse angesiedelt.
Zum Aufgabenspektrum des Dezernats zählen u. a.: • • • • • • • • • • • • • • •
Information/Beratung zu Haushaltsangelegenheiten und der Mittelbewirtschaftung Verwaltungsaufgaben i. Z. m. der Bereitstellung von Landesmitteln Beschaffung von wissenschaftlichen Geräten einschl. der Beschaffung von Großgeräten (ehemals HBFG) Beschaffung von nichtwissenschaftlichem Bedarf einschl. der Beschaffung von Büromöbeln Organisation von Entsorgungsmaßnahmen Verlagerung und Übereignung von Geräten buchhalterische Erfassung und Nachweis der Anlagen der Universität Bearbeitung von Steuerangelegenheiten Rechnungserfassung sowie in- und ausländischer Zahlungsverkehr Buchung der Zahlungseingänge (u. a. der Drittmittel) sowie die Prüfung und Bestätigung von Verwendungsnachweisen kaufmännischer Jahresabschluss Buchung der Personalkosten Buchung des Leistungsaustausches im internen Markt SAP-Systembetreuung für die Module FI (Finanzbuchhaltung), PSM FM (Haushaltsmanagement), MM (Materialwirtschaft), FI-AA (Anlagenbuchhaltung) Beratung und Schulungen zu Steuerthemen, Buchführung, Berichtswesen
Wichtige Informationen und Formulare stehen Ihnen zur Verfügung unter: • http://www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/index.html
D5 Senni Hundt Leiterin des Personaldezernats Stellvertretende Kanzlerin Zentrale Universitätsverwaltung Seminarstr. 2 69117 Heidelberg Tel.: +49 6221 54-3182 Fax: +49 6221 54-2618
[email protected]
Als Leiterin des Personaldezernats steht Frau Hundt zusammen mit ihren Mitarbeiter/innen in Fragen der Personaladministration gerne zur Verfügung. Hierzu gehören •
die Berufung und Erhaltung von Professorinnen und Professoren -
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der Personalentwicklung -
•
Zentrale Koordination und Begleitung der Berufungs- und Erhaltungsverhandlungen von Professorinnen und Professoren in den Bereichen des persönlichen Gehaltes sowie der Ausstattung der Professur mit Personal- und Sachmitteln. Beratung in Besoldungsfragen der Professoren/innen (W-Besoldung)
In der Abteilung Personalentwicklung und Dual Career Service kümmern wir uns nicht nur um die Aus- Fort- und Weiterbildung der Mitarbeiter/innen, sondern unterstützen die Partnerinnen/Partner von Professorinnen und Professoren bei der Karriereplanung
die "klassische" Personalverwaltung, von der Einstellung bis zur Beendigung eines Dienst- oder Beschäftigungsverhältnisses, z.B. -
in Beamtenangelegenheiten in Angelegenheiten der Beschäftigten für die Beschäftigung von Hilfskräften Reisekostenbearbeitung
Auf unseren Webseiten finden Sie aktuelle Informationen, Formulare sowie die jeweils für Sie zuständigen Ansprechpartner/innen: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/personal/
D6 Dr. Sigurd Weinreich Leiter des Dezernats für Forschung und Projektmanagement Zentrale Universitätsverwaltung Seminarstraße. 2 69117 Heidelberg Tel.: +49 6221 54-2145 Fax: +49 6221 54-3599 Mail:
[email protected] URL : http://www.zuv.uni-heidelberg.de/forschung
Dezernat für Forschung und Projektmanagement Das Forschungsdezernat informiert Sie über Förderprogramme und berät Sie bei Antragsverfahren und in Rechtsfragen der Forschungsförderung. Es unterstützt die Institutsverwaltungen bei der Projektadministration und übernimmt bei größeren Forschungsprojekten auch Aufgaben bei der Projektkoordination. Über das Dezernat können Sie Anschubfinanzierungsmittel zur Vorbereitung von Drittmittelvorhaben beantragen. Im Forschungsdezernat ist auch das Projektbüro Exzellenzinitiative angesiedelt, das Sie bei allen Fragen der Umsetzung der Exzellenzprojekte unterstützt sowie die Vorbereitung der Exzellenzinitiative II betreut. Das Dezernat ist darüber hinaus auch verantwortlich für den Wissens- und Technologietransfer sowie für das Gründerzentrum der Universität. Wenn Sie einen Kongress oder eine andere wissenschaftliche Veranstaltung planen, dann unterstützt Sie das Dezernat mit dem Veranstaltungsmanagement der Universität. Sekretariat: Julia Wilhelm Tel.: +49 6221 54-2146 Fax: +49 6221 54-3599 Mail:
[email protected] Abteilungen & Stabsstellen: Stabsstelle Projektbüro Exzellenzinitiative Leitung: Dr. Verena Schultz-Coulon; Dr. Sigurd Weinreich Tel.: +49 6221 54-2424; +49 6221 54-2145 Mail:
[email protected] Mail:
[email protected] Abteilung 6.1: Grundlagenforschung (DFG und Landesförderung); Industriekooperationen; Verträge; Beratung Leiter: Dr. Norbert Huber Tel.: +49 6221 54-2157 Mail:
[email protected] Abteilung 6.2: Angewandte Forschung (EU, Ministerien und Stiftungen); EU-Anträge und Projektmanagement; Beratung Leiterin: Dr. Verena Schultz-Coulon Tel.: +49 6221 54-2424 Mail:
[email protected] Abteilung 6.3: Technologietransfer/Veranstaltungsmanagement; Messen; Gründerzentrum Leiter: Dr. Jörg Kraus Tel.: +49 6221 54-2204 Mail :
[email protected]
D7 Dr. H. Joachim Gerke Leiter des Dezernats „Internationale Angelegenheiten / Akademisches Auslandsamt“ Leiter des Internationalen Ferienkurses für deutsche Sprache und Kultur Administrativer Direktor der Graduiertenakademie Zentrale Universitätsverwaltung Seminarstr. 2 69117 Heidelberg Tel.: +49 6221 54-2335 Fax: +49 6221 54-2332 Mail:
[email protected]
Das Dezernat „Internationale Angelegenheiten / Akademisches Auslandsamt“ ist zuständig für folgende Bereiche: • Grundsatzfragen der Internationalisierung • Zulassung und Sekretariat für ausländische Studierende • Beratung und Betreuung ausländischer Studierender und Gastwissenschaftler • Betreuung ausländischer Besuchergruppen • Auslandsstudium und Auslandspraktika, internationale Austauschprogramme • Internationale Partnerschaften, Kooperationen und Netzwerke • Internationale Studienangebote und Zentren der Universität im Ausland • Internationales Hochschulmarketing • Heidelberg Alumni International • Internationaler Ferienkurs für deutsche Sprache und Kultur • Geschäftsstelle der Graduiertenakademie Wir beraten Sie zu • Fragen des Ausländerstudiums und des Aufenthalts von ausländischen Wissenschaftlern (Rekrutierung, Auswahlverfahren, Zulassung, Aufenthalts- und Ausländerrecht, Deutschkurse, Unterbringung, Betreuungsangebote, Veranstaltungsprogramm, Studiengebühren, Stipendien, Beihilfen etc.) • Fragen des Auslandstudiums • internationalen Kooperationsabkommen • Fördermöglichkeiten für internationale Zusammenarbeit • Internationalisierung des Studienangebots • Pflege der Kontakte zu ausländischen Alumni • Durchführung von Sommerkurs-Angeboten • Einrichtung von Graduiertenschulen und strukturierten Promotionsprogrammen • berufsrelevanten Qualifizierungsangebote für Doktoranden • gemeinsamen Promotionsverfahren mit ausländischen Universitäten
D8 Jochen Ridinger Leiter des Dezernats „Beziehungspflege – Stiftungen - Vermögen“ Zentrale Universitätsverwaltung Seminarstraße 2 69117 Heidelberg Tel. : +49 6221 54-2160 Fax : +49 6221 54-3666 Mail:
[email protected]
Die Aufgaben des Dezernats für Beziehungspflege – Stiftungen – Vermögen sind vielfältig und erstrecken sich von der Vermögensverwaltung, dem Stiftungsmanagement und der Betreuung von Freunden und Förderern über das Fundraising, das Kampagnenmarketing und den Aufbau eines universitätsweiten Alumni-Managements bis hin zu Bau und Bewirtschaftung der Gästehäuser. So werden im Dezernat die Vermögen der über siebzig unselbständigen Stiftungen der Universität (Körperschaftsvermögen) sowie der drei rechtlich selbständigen Stiftungen verwaltet. Zu den Kernaufgaben des Vermögens- und Stiftungsmanagements zählen neben der eigenständigen Durchführung von für die Universität strategisch wichtigen (Bau-) Projekten, die Beratung und Unterstützung in allen Spenden-, Zuwendungs- und Stiftungsangelegenheiten. Das Dezernat ist somit auch Ansprechpartner für Studenten, Absolventen, Professoren, Mitarbeiter und Förderer, die sich der Universität freundschaftlich verbunden fühlen und diese Beziehung durch Unterstützung von Fördereinrichtungen und –projekten langfristig pflegen möchten. Leistungen des Dezernats: Stiftungs- u. Vermögensmanagement (Frau Christina Zinkgraf, Tel. 54-2159, E-Mail:
[email protected]) Beratung bei Fragen in Spenden-, Stiftungs-, Erb- und Nachlass-Angelegenheiten Stiftungsneugründungen und Zustiftungen Haus- und Wohnungsangebote für Uni-Mitarbeiter Universitäre Geschenkartikel im Uni-Shop (Augustinergasse 2) Universitätsmuseum und Studentenkarzer Vergabe des Uni-Mobils Recherche/Kampagnen (N.N.) Ständig aktualisierte Bereitstellung einer Übersicht über individuelle Förderer, Stiftungen, Fördervereine Beziehungspflege (Frau Dr. Gabi Thiekötter, Tel. 54-2163, E-Mail:
[email protected]) Hilfe bei der Unterbringung von Gästen im Gästehaus der Universität INF 370/371 Vergabe des Seminarraums im Gästehaus INF 370 Unterstützung und Koordinierung bei der Ansprache von Förderern/Fördereinrichtungen Patenschaften für Studiengebühren Beratung und Hilfe bei der Durchführung von Examens-/Promotionsfeiern Stiftungsmarketing, Kampagnemarketing, Strategie Fundraising & Projektmanagement (Frau Dr. Tanja Fichtner, Tel. 54-2135, E-Mail:
[email protected]) Strategische Unterstützung bei der Ausgestaltung von Fundraisingkonzepten Konzeption und Koordination eines universitätsweiten Alumni-Netzwerkes Im Web Gesamtpalette unseres Angebots: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/d8/index.html
CO Michael Albrecht Leiter der Stabsstelle Controlling Zentrale Universitätsverwaltung Seminarstr. 2 69117 Heidelberg Tel. +49 6221 54-2155 Fax: +49 6221 54-2618 Mail:
[email protected]
Gerne helfe ich Ihnen weiter bei •
Fragen rund um das Globalbudget Ihrer wissenschaftlichen Einrichtung („Blaues Heft“), o insbesondere bei Fragen zur Berechnung gemäß Budgetierungsmodell Berechnung des Basis- und Verhandlungsbudgets sowie des Formelteils mit den Indikatoren Studierenden, Prüfungen, Drittmittel und Promotionen o Berechnung des Strukturbeitrags ans Rektorat, der Rücklage für mögliche Landesverluste, Mittelschöpfung aus freien Stellen, …
•
Fragen zu den Budgetverhandlungen zwischen Rektorat und wissenschaftlicher Einrichtung, insbesondere zu den Unterlagen der Zentralen Universitätsverwaltung
•
Fragen zum Führungsinformationssystem (FIS) der Universität Heidelberg
•
Fragen, Anforderungen und Definitionen bzgl. Zahlen, Daten, Fakten über Ihre wissenschaftliche Einrichtung und der Universität Heidelberg
IR N.N. Stabsstelle Innenrevision Zentrale Universitätsverwaltung Seminarstr. 2 69117 Heidelberg Tel.: +49 (0) 6221 54-5000 Fax: +49 (0) 6221 54-2618
Die Innenrevision ist direkt der/dem Kanzler/in zugeordnet. Sie erbringt unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen. Die Zuständigkeit der Innenrevision umfasst den gesamten Hochschulbereich (ohne Universitätsklinikum Heidelberg).
Arbeitsschwerpunkte • • • • • • • •
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Ordnungsmäßigkeitsprüfungen. System- und Organisationsprüfungen. Kassenaufsicht und Kassenprüfungen. Prüfung der Geldannahmestellen und Handkassen. Prüfung des Körperschaftsvermögens. Prüfung von Nachweisen über die Verwendung von Drittmitteln und Preisgeldern. Prüfung der Cost Statements von Forschungsprojekten ab dem 5. Rahmenprogramm der Europäischen Union incl. Marie-Curie-Programme auf der Grundlage der jeweils gültigen Financial Guidelines mit anschließender Erteilung der Audit-Zertifikate. Landesrechnungshof (LRH) - Koordination von Anfragen und Anforderungen - Begleitung bei Erhebungen vor Ort - Auswertung der Prüfungsmitteilungen - Einholen und Versand der Stellungnahmen - Sachstandsmitteilungen an LRH und/oder MWK. Sonderprüfungen. Präventive Beratung.
GB Jürgen Brachmann Leiter der Stabsstelle Geschäftsleitender Beamter Zentrale Universitätsverwaltung Seminarstraße 2 69117 Heidelberg Tel.: +49 6221 54-2104 Fax: +49 6221 54-2618 Mail:
[email protected]
Der Aufgabenbereich des Geschäftsleitenden Beamten umfasst die Lösung von organisatorischen Fragestellungen für die Zentrale Universitätsverwaltung sowie die universitären Einrichtungen und betrifft insbesondere Bereiche wie z.B. Belegung der Räumlichkeiten der Gesellschaftshäuser, Hausdruckerei, Poststelle. Nachstehend sind die Bereiche genannt, die auch Dienstleistungen für die universitären Einrichtungen erbringen: Vergabe der Gesellschaftshäuser (Tel. 54-2104, Vorzimmer GB, E-mail:
[email protected]) Für universitäre Veranstaltungen mit festlichem Charakter (Empfang, Abendessen im Rahmen eines Symposiums etc.) stehen im Haus Buhl sowie in der Villa Poensgen Räumlichkeiten zur Verfügung. Bei Fragen zum Benutzerkreis, zu den Kosten, zur Teilnehmerzahl, zur Belegung und Durchführung solcher Veranstaltungen gibt das Vorzimmer des GB (Kontaktadresse siehe oben) Auskunft. Hausdruckerei (Tel. 54-2502, E-Mail:
[email protected]) Zum Angebotsspektrum der Hausdruckerei gehören u.a. folgende Dienstleistungen: • Drucke (einseitig, doppelseitig) in schwarz/weiß und in Farbe in den Formaten DIN A3 bis DIN A6 mit Endverarbeitungen wie einfache Heftungen, Buchheftungen, • Druck von Visitenkarten (Mustervorlage ist erhältlich über das Vorzimmer des Geschäftsleitenden Beamten, Tel. 542104), • Erstellung von Broschüren. Spezielle Druckwünsche oder Fragen im Zusammenhang mit der Erteilung von Druckaufträgen lassen sich am besten im Vorfeld in einem persönlichen Gespräch in der Hausdruckerei klären. Auch für Beratungen steht die Hausdruckerei jederzeit zur Verfügung. Poststelle (Tel. 54-2106, E-Mail:
[email protected]) Die Poststelle erledigt neben den anfallenden Aufgaben im Zusammenhang mit Postein- und -ausgang auch Aufgaben wie Kuvertieren, Etikettieren, Falten, Rillen, Perforieren unter Einsatz der entsprechenden technischen Geräte. Auch für Fragen des Versands von Massenpostsachen ist die Poststelle der richtige Ansprechpartner. Wichtig: rechtzeitige vorherige Kontaktaufnahme zur Klärung der Rahmenbedingungen. Über die Poststelle sind alle an der Universität benötigten Vordrucke zu erhalten, sofern diese nicht im Internet in Form von pdf. –doc. oder -rtf. - Dateien abrufbar sind und ausgedruckt werden können (siehe hierzu unter: http://www.zuv.uni-heidelberg.de/personal/formulare).
