Daha fazla bilgi için tıklayın

YENİLİĞE GİDEN YOLDA BAŞARI ÖYKÜLERİ

Toyota başarısının altında yatan iki bileşen:

Kaizen felsefesi ve IBM Lotus yazılımı Artık Toyota’da belirli ve elektronik onay mekanizmaları var. Lotus sayesinde karmaşayı engellemek mümkün oldu. “Bu uygulamadan önce herkes elinde bir belge ile oradan oraya- örneğin sadece bir araç alabilmek için- koşturmak zorundaydı. İlk senelerde elektronik ortamda onay almak insanlara zor gelmişti. Şimdi ise onay mekanizmaları belli ve bu bir şirket kültürü haline geldi. Onayların kağıt ortamında takip edildiğini düşünürsek, faydasını son derece rahatlıkla görebiliriz. Kısacası karmaşayı engelleyen bir durum söz konusu.” Toyota Proje Yönetim ve Operasyon Birim Yöneticisi Esin Yıldız

Esin Yıldız Toyota Proje Yönetim ve Operasyon Birim Yöneticisi Esra Avcı IBM Türk Lotus Ürünleri Yöneticisi Barış Erdim Toyota Bilgi Sistemleri ve Kurumsal Planlama Müdürü Erkan Aytürk Toyota Yazılım ve Uygulama Geliştirme Birim Yöneticisi Karin Elmas Tahmincioğlu Bilgi Birikim Sistemleri Kurumsal Satış Yöneticisi

Toyota Pazarlama ve Satış A.Ş’nin ülkemizdeki ortaklık yapısı, yüzde 65 ALJ Lubnatsi Pazarlama ve Satış A.Ş, yüzde 25 Toyota Avrupa ve yüzde 10 Mitsui&Co hisse payından oluşuyor. Bugün Toyota Pazarlama ve Satış A.Ş, Türkiye sathına yayılmış geniş bayi teşkilatıyla Toyota marka otomobillerin pazarlama, satış ve satış sonrası hizmet faaliyetlerini yürütmektedir. Şirket, Toyota Bayileri ile toplam 60 Toyota Plaza’da hizmet vermektedir. Kalite, sağlamlık ve güvenilirlik stratejileriyle kendini özdeşleştiren kurum, bu stratejiyle paralel bir atılım yaparak 1998’de Lotus yazılımı kullanmaya başladı. Daha henüz belge yönetimi diye bir şey gelişmemişken mevcut doküman kütüphanelerini özelleştirerek bayilere bir doküman kütüphanesi çözümü geliştirdi. Bu tarih belki de pek çoğunun daha interneti yeni keşfettiği yıllardı. Toyota’nın bu öngörülü ve inovatif yaklaşımının altında Japon Kaizen felsefesi, yani her işi bir öncekinden daha iyi yapmanın yöntemlerini bulmak ve devreye sokmak, hatta bir şirket kültürü ve alışkanlığı haline getirebilme hedefi yatmaktadır. Toyota’nın yeniliklere ve yeni teknolojilere açık bir şirket olması Toyota-IBM buluşmasının birinci nedeniydi. Şirketin e-posta ortamına geçmesiyle beraber Lotus Notes kullanmaya başlayan Toyota bugün sadece merkez ofislerinde değil bütün bayilerinde Lotus üzerinde geliştirdiği uygulamalardan faydalanmaktadır. Artık tüm bültenleri, sirkülerleri bu kütüphane üzerinden

yayımlamakta ve dosya alışverişlerini yine bu kütüphane üzerinden yürütmektedir. Otomatik ve geliştirilmiş iş süreçleri için Lotus Workflow Uzun yıllar önce başlayan IBM-Toyota beraberliği gelişerek günümüze geldi. Toyota 2003’te Lotus Workflow platformunu kullanmaya başladı ve bu ürün ile artık şirketin iş akışında önemli yer tutan izinler, araç takipleri, performans değerlendirmeleri, hedef sistemleri ve kullanıcı talepleri gibi süreçler artık takip edilebiliyor. Takip ve kontrol artan bir ihtiyaçtır IBM platformları üzerinde yaratılan yaklaşık 500.000 sanal form, Toyota için büyük kolaylıklar sağlıyor. Toyota Proje Yönetim ve Operasyon Birim Yöneticisi Esin Yıldız bu kolaylıkları şöyle özetliyor: “Bu uygulamadan önce herkes elinde bir belge ile oradan oraya örneğin sadece bir araç alabilmek için koşturmak zorundaydı. İlk senelerde elektronik ortamda onay almak insanlara zor gelmişti Artık Toyota’da onay mekanizmaları belirli ve bu bir şirket kültürü haline geldi. Onaylar kağıt ortamında takip edilmiyor. Lotus ile karmaşayı engelleyen bir durum oluşturuldu. Daha sanal, daha mobil... Lotus Workflow’da değişim Toyota Bilgi Sistemleri ve Kurumsal Planlama Müdürü Barış Erdim “Workflow’un kullanıcılar açısından en önemli özelliği basit olması. Araç alımı sadece birkaç onay sürecinden sonra

halledilebiliyor. Ayrıca performans değerlendirme hedeflerinin girilmesi, ağırlıklarının hesaplanması gibi daha birçok husus var. Platform bu anlamda pek çok işlemin basitleştirilmesini ve hızlanmasını sağladı.Bu sene içerisinde çeşitli projelerimiz var. Bir tanesi Workflow formlarının mobil cihazlar ve web üzerinden onaylanabiliyor olması. Amacımız formların onay sürecinin her yerden devam etmesini sağlamak” diye anlatıyor. Mesajlaşmak için değil, denetim için: Lotus Notes Lotus Notes Toyota iş akışları açısından sadece ofis içi iletişim veya mesajlaşma gibi bir kullanımdan daha öte bir anlam taşıyor. IBM, zaman içerisinde Toyota kullanıcılarının hayatlarını daha da kolaylaştırdı. “Özellikle Lotus Notes’un yönetici tarafındaki kolaylıkları nedeniyle bu sistemden çok memnunuz. Lotus 8 versiyonunda son kullanıcı arayüzüne IBM daha fazla ağırlık verdiği için kullancılar oldukça rahatladılar. Tüm bunlar IBM’in verdiği ekstra bir çabanın sonucudur” diye açıklıyor Toyota Yazılım ve Uygulama Geliştirme Birim Yöneticisi Erkan Aytürk. Toyota’nın 1000 kullanıcısı kendi teknolojilerinin patronu Toyota’da IBM teknolojisini kullananlar sadece üst yönetim veya BT departmanları değil. “Bayilerle birlikte 1000 kişilik bir kullanıcı topluluğundan bahsedebiliriz” diyen Yazılım ve Uygulama Geliştirme Birim Yöneticisi Erkan Aytürk “Yeni versiyon geçişlerinin takibini de biz yapıyoruz, çünkü sunucu bizim merkezimizde ve buradan yönetiliyor. IBM’den alınan lisanslar daha sonra kullanıcı sayısına göre bayilere faturalandırılıyor. Genellikle standart bir kullanıcı profilimiz var: genel müdür, bayi sahibi, satış, servis, yedek parça, finans diye ayrılmış tanımlamalarımız mevcut” diye ekliyor. Lotus Traveller Toyota iki yıldır Lotus Traveller kullanıyor. Bu hizmet ile çalışanların her marka mobil cihaz üzerinden e-posta erişimleri mümkün kılıyor. Diğer uygulamalardan bir farkı çalışanlara özel cihaz vermesine gerek kalmadan da çalışanların kendi cihazları üzerinden erişimlerinin sağlanabilmesidir. Toyota’ya özel Lotus Notes tasarımı: Türkiye’de tek Toyota Proje Yönetim ve Operasyon Birim Yöneticisi Esin Yıldız, normalde basit bir arayüzle gelen Lotus Notes Domino sunucusuyla ilgili olarak “bazı özelleştirmeler sayesinde, görünüşü

birebir portal havasında olan bir arayüz olarak tasarlandı. Bütün uygulamaları bu arayüzün arkasına bir bağlantı vererek sağladık. Birçok kez IBM’den gelen sorumlu satış temsilcileri veya ürün müdürlerinden aldığımız geri bildirimlere göre bu arayüzün Türkiye’de bir eşinin daha olmadığını öğrendik” şeklinde konuşuyor. “Bu arayüz sanki arka tarafta gerçekten bir web uygulaması çalışıyormuş, sanki bir portal varmış hissi veriyor. Bu özellikle son kullanıcı açısından bir avantaj yaratıyor” diyen Esin Yıldız “Kullanıcıların bu platforma daha çabuk adapte olmasını nedenlerinden biri de budur” diyerek tasarımın en büyük avantajını açıklıyor. İş akışının her alanına Lotus yazılımı ile erişilebilir Toyota’nın IBM Lotus yazılımından faydalandığı alanlar oldukça çeşitli. Telefon listesi, yemek menüsü, insan kaynaklarına sıkça sorulan sorular ve cevaplarının sayfaları, eğitim belgelerinin bağlantı adresleri, sirkülerler, bayilere duyurular, online teknik destek kütüphanesi, anahtar sözcüklerle tanımlanan bakım kılavuzları, müşteri ilişkileri uygulamaları ilk akla gelenler. Özellikle teknisyenlerin daha önce karşılaştığı sorunların ve çözüm yollarının bir bilgi havuzunda toplanması büyük kolaylıklar sağlıyor. Toyota müşteri memnuniyetinde birinci sırada Müşteri memnuniyeti ve müşteriye yakınlık, bugün şirketlerin başarısı için belki de en ciddi kriterlerin başında geliyor. IBM Lotus Notes, özellikle bu alana hizmet eden işlevlere sahip. Bu işlevler kısaca şu şekilde özetlenebilir: müşteri şikayetlerinin karşılanması, gerekirse başka departmanlara aktarılması ve ön analizinin yapılması, ilk yanıt sürecinin başlatılması ve analiz edilerek sorunun detayına inilmesi. Toyota için önemli olan bir başka unsur da sorunları giderme sürecin ne kadar kısalabileceği. Dolayısıyla, sadece şikâyetlerin alınarak, sonuçlarının yazıldığı bir platformdan bahsetmiyoruz; şikayetlerin ne sürede kapandığı da takip ediliyor. Toyota Bilgi Sistemleri ve Kurumsal Planlama Müdürü Barış Erdim “MS, Oracle ve IBM entegrasyonlarını yapmadan önce bir kişinin bir raporu hazırlaması yaklaşık 20 gün sürebiliyordu. Çünkü tek tek kontrol ediliyor ve sayılıyordu. Bu entegrasyon ile raporların oluşturulma süreci çok daha hızlandı. Müşteri ilişkileri açısından örnek gösterebilecek bir uygulamadır” diyor.

Genel Bakış Gereksinim Toyota’nın iş akışı süreçlerini düzenleyecek bir yazılım sisteminin kurulması, geliştirilmesi ve güncellenmesi ihtiyacı vardı. Bu yazılım ile idari işler, finansal süreçler ve performans değerlendirme gibi konuların yanı sıra personel ilişkilerini de güçlendirmesi, onay sürelerini ve takipleri elektronik ortamda gerçekleştirerek kolaylaştırmaya gidilebilmesi mümkün olacaktı. Çözüm IBM Lotus yazılımının birçok ürünü, Toyota’ya özel tasarımlar ve içeriklerle zenginleştirildi. Lotus Workflow ile onay süreçlerini otomatik yürütebilmek mümkün kılındığı gibi, yüz binlerce sanal formdan faydalanarak, kağıt trafiği ve zaman kaybı en aza indirgendi. Toyota için tasarlanmış bir arayüz sayesinde Lotus Notes ile son kullanıcı adaptasyon sorununa çözüm bulundu. Toyota gibi büyük şirketlerde sıkça karşılaşılan zaman çakışmaları, kaynak yönetimi ve organizasyon zorlukları ile başa çıkabilmek için Lotus Domino ile şirket içi rezervasyon ve organizasyon kolaylıkları sunuldu. Toyota’nın iş süreçleri otomatikleştirildi, geliştirildi ve daha etkin yönetilmeye başlandı. Şirket içi işbirliği platformunun sağlanabilmesinin ötesinde bayilerle birlikte farklı lokasyonlarda çalışan kişilerin de bulundukları yerden bağımsız olarak aynı ortamda sürekli bir arada çalışabiliyor hissi yaratıldı. Böylece kişilere ulaşabilmek kolaylaştı, bilgi almak için bekleme süreçleri ve zaman kaybı gibi problemlerin de önüne geçildi. Bu da verimli bir işbirliği platformu sağladı. Avantaj Tüm Lotus uygulamaları tek platform üzerinden sunularak, daha kısa zamanda ve ek kaynak ihtiyacı duyulmadan iş yapabilme avantajları sağlandı. Toyota’nın global anlamda da her zaman en önem verdiği konu olan müşteri memnuniyeti elektronik ortamda Lotus’un sunduğu çözümlerle en üst düzeye taşıdı. ISO kalite standartlarına uygun denetim ve izleme fırsatları yaratıldı ve son kullanıcıya sunulan basit ve özel tasarımlarla, kullanıcı ve ürün arasında bir bağ oluşturuldu.

Çözüm bileşenleri Yazılım Lotus Yazılım Seti: • Lotus Workflow • Lotus Notes • Lotus Domino • Lotus Traveller

Bilgi Birikim Sistemleri Hakkında 1992 yılından beri bilgi teknolojileri sektöründe varlığını sürdüren Bilgi Birikim Sistemleri (BBS) geniş, bilgili, sertifikalı bir teknik kadrosuyla ilerleyen teknolojinin en son yeniliklerini kendi birikimine eklemek amacıyla hem nitelik, hem de nicelik olarak sürekli kendini geliştirmeyi hedefler. Çözüm ortaklığını yaptığı üretici firmalara ait donanım, ürün ve lisans tedariki , özel uygulama geliştirme hizmetleri, network ve güvenlik çözümleri, teknik ve sistem destek hizmetleri, bakım anlaşmaları, dışkaynak temini, danışmanlık ve servis büro hizmetleri veren BBS’nin çözüm ve ürün portföyünde dünyanın lider markalar yer alır. Bu markaların sundukları çözümleri gerçekleştirebilmenin önkoşulu olan teknik altyapıyı oluşturmak, şirketin en önem verdiği konulardan birisidir. Bu amaçla her türlü eğitim ve seminer faaliyeti izleyerek teknik donanıma sahip elemanlar ile hizmet veren bir firma yapısına bürünmüştür. Satış gücü ve hizmet kapasitesi yüksek bir firma olmak, müşteri memnuniyetini en üst düzeyde sağlamak, işin iyileştirilmesi yönünde gerekli adımları atmak, ilgili mekanizmaları dinamik ve işlevli tutmak gibi ilkeleri benimseyerek hareket eder. 

Denetim platformu Lotus ile başarı yakalıyor Kağıt ortamı kaliteli iş akışı ve işin güvenliği açısından çok fazla şey vaat edebilen bir ortam değildir. Çok fazla kağıt trafiği yaratır ve revizyon gerektirir. Ayrıca ISO standardının getirdiği belgelere herkesin ulaşmaması veya değişiklik yapmaması gibi gereklilikler de vardır. Bu projede Bilgi Birikim Sistemleri, IBM’in Çözüm Ortağı rolünü üstlenerek tüm bu yazılımın Toyota için mümkün kılınmasında büyük rol oynadı. Bilgi Birikim Sistemleri’nin Kurumsal Satış Yöneticisi Karin Elmas Tahmincioğlu “Kalite standartlarına göre, yapılması gereken işler kapsamında kalite dokümantasyonun hazırlanıp, gözden geçirilmesi, onaylanıp yayınlanması, uygunsuzluklarla ilgili önleyici faaliyet formlarının yaratılması, toplantı yönetiminin ve müşteri şikâyetleriyle ilgili uygulamaların yapılması gerekir. Bu uygulama için ister kişi bazında, ister departman bazında yetkilendirme yapılabilir. Ancak yetki verilen kişi kendisine verilen yetki kadar uygulama yapabilir. Bu hem Lotus’un hem de uygulamanın bir özelliğidir. ISO ve onun gereklerinden biri olan bu özellik, zaten Lotus ile de çok güzel örtüşüyor” diye açıklıyor. Toyota kadar kalabalık şirketlerde bunu kontrol etmek daha da zordur. Bilgi Birikim Sistemleri’nden Karin Elmas Tahmincioğlu ekliyor: “Büyük kurumlarda, yeni belge adı altında gelen ıslak imzalı bir kağıt parçası, kalite sorumluları için zor takip edilen bir iştir. Lotus üzerinde yapıldığında yürürlükteki belgelere yetkililer dışında kesinlikle erişilemiyor. Revizyonlar arkada yapılıyor, onay süreçleri işletiliyor ve otomatik olarak revizyonlu yeni belge yürürlüğe sokulurken eskisi için ‘yürürlükten kaldırılmıştır’ ibaresi eklenerek arşive atılıyor.” İşte size kalite-kontrol açısından karşı karşıya kalınan ciddi bir sıkıntıya pratik bir çözüm.

Bir haftada kurumsal unvan değişikliği Bu kadar büyük bir şirket için eski unvanlar ile ilgili tüm dokümanlardaki ibarelerin Toyota’ya çevrilmesi ve logoların değiştirilmesi kolay değildir. Dijital ortamda bile pek çok alanda, Lotus Notes kullanıcı kimliklerinde bu ibareler vardı. Toyota Yazılım ve Uygulama Geliştirme Birim Yöneticisi Erkan Aytürk “Lotus Notes ile yaklaşık bir haftada içerisinde tüm kimlik bilgilerinde tanımlı olan eski bilgilerini Toyota’ya çevirdik ve problem yaşamadık” diyerek başarılı geçiş dönemini dile getiriyor. Lotus Domino ile şirket içi rezervasyon! Çalışanların toplantı odası veya projeksiyon cihazları talepleri ve rezervasyonları Lotus Domino ile otomatik olarak belirlenerek, seçilebiliyor. Sistemin bir başka güzelliği sanal ortamda toplantı yaratıldığı zaman kişilerin seçilebilmesi, toplam kişi sayısına göre oda kapasitelerinin belirlenmesi ve bir fizibilite çıkarılabilmesi. Toyota’nın tek platform ile maksimum iş yapma becerisi Teknolojileri sunan şirket kadar, alan tarafın teknolojik yetileri de alınan sonuçları en düzeye çıkarma yolunda önemli bir etkendir. Bu noktada IBM Türk Lotus Ürünleri Yöneticisi Esra Avcı’nın sözlerine de kulak verelim: “IBM Türk olarak stratejimiz gerek Domino tarafında gerekse de Notes tarafında, farklı farklı uygulamalar kullanmak yerine hepsini aynı platform üzerinde sunabilmektir. Çok sevindiricidir ki, Toyota bu noktada aslında yapılabilecek maksimum çalışmayı yaparak hizmetlerimizi tek bir platform üzerinde, üstelik sadece şirket çalışanları içerisinde değil, bayiler de dahil olmak üzere, bir işbirliği platformu olarak kullanıyor.”

© Copyright IBM Corporation 2010 IBM Türk Limited Şirketi Büyükdere Caddesi Yapı Kredi Plaza, B Blok Levent, İstanbul 34330 Türkiye Mart 2011 Her Hakkı Saklıdır IBM ve IBM logosu International Business Machines Corporation şirketinin ABD’deki ve/veya diğer ülkelerdeki ticari markalarıdır. Bu belgede IBM ürünlerine veya hizmetlerine yapılan atıflar, IBM’in söz konusu ürün veya hizmetleri faaliyet gösterdiği tüm ülkelerde sunacağı anlamını taşımaz.

Lütfen Geri Dönüştürün