7. Dezember 2007
Betriebseinheit Hausmeisterdienste - Konzept zur Organisation und Arbeitsweise - AUSZUG -
Redaktion: Heiko Martin HSM-Mar Betriebseinheit Hausmeisterdienste - kommissarische Leitung 0.428.75-9031
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Inhalt Inhalt.........................................................................................................................................2 1.
Anlass.................................................................................................................................3
2.
Dienstleistungsverständnis...................................................................................................3
3.
Aufgaben der Betriebseinheit ..............................................................................................3 3.1
Kernaufgaben ............................................................................................................3
3.2
Standort- bzw. fakultätsbezogene Aufgaben ...............................................................3
3.3
Zuständigkeitsverteilung zwischen dem Servicebereich Baumanagement und der Betriebseinheit Hausmeisterdienste .............................................................................4
3.3.1 BM – Team Bauen ......................................................................................................4 3.3.2 BM – Team Haustechnik .............................................................................................4 4.
Sicherstellung des Dienstleistungsangebot (Vertretungsregelungen)......................................7
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1. Anlass
Bis zur Bildung der zentralen Betriebseinheit waren die Hausmeisterdienste an der HAW Hamburg dezentral unter Verantwortung der einzelnen Fakultätsverwaltungen (früher Fachbereichsverwaltungen) organisiert. Dabei waren die Hausmeister, Betriebsarbeiter bzw. vereinzelten Reinigungskräfte den Verwaltungsleitungen zugeordnet. An den jeweiligen Standorten standen für die anfallenden Hausmeistertätigkeiten unterschiedlichen Personalausstattungen zur Verfügung. Je nach Ausgestaltung fiel daher das jeweilige Leistungsangebot sehr unterschiedlich aus. Dieses Ungleichgewicht zwischen den Standorten/Fakultäten trat immer dann besonders deutlich zu Tage, wenn es durch Krankheit oder Urlaub zu personellen Engpässen kam. Vertretungen für solche Fälle wurden meist nicht oder nur in Einzelfällen zwischen den Fakultäten abgesprochen und eine Zusammenarbeit der verschiedenen Hausmeistereien für größere Projekte fand nur sehr indirekt statt. Außerdem führte die dezentrale Organisation der Hausmeistereien u.a. dazu, dass die Kommunikation mit dem Baumanagement, mit der Haustechnik und der Bewirtschaftung entsprechend gewidmeter Mittel nur sehr indirekt funktioniert und es dadurch zu erheblichen Informationsverlusten kam. Auch der Schulungsstand der einzelnen Hausmeister und ihre Zuarbeit zu verschiedenen arbeitssicherheitstechnischen Maßnahmen stellte sich in der bisherigen Organisationsform defizitär dar.
2. Dienstleistungsverständnis
Zur Entwicklung eines gemeinsamen Selbstverständnisses innerhalb der Betriebseinheit wurde mit den Hausmeistern und Betriebsarbeitern am 29./30. Juni 2007 ein extern moderierter Workshop durchgeführt. Im Ergebnis dieser Veranstaltung möchten sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hausmeisterdienste als persönliche Allround-Dienstleister verstehen, die sich mit ihrem Haus identifizieren und identifizieren möchten. Zudem wird Dienstleistung dabei mit folgenden Kriterien gleichgesetzt: • nicht nur für den Kunden, sondern auch mit den Kunden zu arbeiten, • einen Wert in der Arbeit zu sehen und mit Spaß zu arbeiten, • sich verantwortlich zu fühlen, • Aufgaben von sich aus sehen und selbstständig zu handeln, • Aktivität und Initiative zu zeigen, • Aufgaben termingerecht nach Dringlichkeit abzuarbeiten, • Aufgaben ohne Murren zu übernehmen, • mit den Kunden respektvoll umzugehen und ihr Anliegen zu akzeptieren, • ein gutes und schönes Umfeld zu gestalten, • auf die Atmosphäre im Haus zu achten.
3. Aufgaben der Betriebseinheit 3.1 Kernaufgaben • • • • • • • •
Schließdienst für die Häuser, soweit dieser nicht durch externe Dienstleister übernommen wird. Beaufsichtigung der Reinigungsleistung Kleinreparaturen und Erneuerung von Leuchtmitteln Vorbereitung von Räumen für die verschiedenen Anforderungen Pflege der Außenanlagen soweit nicht die Aufgaben an Dienstleister vergeben sind. Müllbeseitigung und Sauberkeit der Liegenschaft sicherstellen Annahme und Abwickelung von Transporten (Umfang ?) Baukoordination
3.2 Standort- bzw. fakultätsbezogene Aufgaben •
In einigen Bereichen: Postdienst vorzunehmen ???????
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• •
Schlüsselverwaltung Vergabe und Wartung von Schließberechtigungen für digitale Chipkarten
3.3 Zuständigkeitsverteilung zwischen dem Servicebereich Baumanagement und der Betriebseinheit Hausmeisterdienste 3.3.1 BM – Team Bauen Zur Abgrenzung der von der Betriebseinheit Hausmeisterdienste durchzuführende Aufgaben gegenüber den Aufgaben des Servicebereiches Baumanagement, TEAM BAUEN, wurde der Kriterienkatalog „Eigenleistungen des Bedarfsträgers bei der Unterhaltung baulicher und technischer Anlagen“ veröffentlicht in den Baufachlichen Informationen 5/2005 der Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt zugrunde gelegt. Kleine Hochbaumaßnahmen aus der Kostengruppe 300 nach DIN 276, die aus den jährlichen Bauunterhaltungslisten (BBN) hervorgehen, werden weiterhin in Abstimmung mit der Leitung der Betriebseinheit durch die Hausmeistereien der jeweiligen Standorte eigenverantwortlich abgewickelt. Zur Aufgabe der Betriebseinheit und der Hausmeister vor Ort gehört ggf. die Angebotseinholung, die Beauftragung in Abstimmung mit BM, die Bauüberwachung und -abnahme sowie die Prüfung der Rechnung (fachlich und rechnerisch). Rechnungsempfänger ist das Baumanagement. Alles was über den Kriterienkatalog hinausgeht, wird als Baubedarf beim Baumanagement angemeldet. Eine Ausnahme hiervon stellen alle Maßnahmen zur Vermeidung einer konkreten, unmittelbaren Gefährdung (Notmaßnahmen) dar. Raumändernde Umbauten, Bauteilveränderungen sowie Bauschäden im Außen- als auch Innenbereich sind grundsätzlich nur unter Hinzuziehung des beim Baumanagement vorhandenen Bausachverstandes zulässig. 3.3.2 BM – Team Haustechnik Zur Abgrenzung der von der Betriebseinheit Hausmeisterdienste durchzuführende Aufgaben gegenüber den Aufgaben des Servicebereiches Baumanagement, TEAM HAUSTECHNIK, wurde der Kriterienkatalog „Eigenleistungen des Bedarfsträgers bei der Unterhaltung baulicher und technischer Anlagen“ veröffentlicht in den Baufachlichen Informationen 5/2005 der Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt zugrunde gelegt. verantwortlich Bezeichnung Erläuterung GruppieHT HSM rung nach 1 bauliche EinrichtunBetreiber 334, X DIN 276 gen mit FunktionsanBeispiel: Türen, Fenster, Toranlagen, Schran344, X X (bis Ankenanlagen, Regalanlagen usw. trieb 346, 2 schluss ) 531 ÆBetrieb inkl. X - Beseitigung geringfügiger Mängel, wenn ausschließlich normale Abnutzung vorliegt, X - kleinere, einfache Instandhaltungs- / Instandsetzungsarbeiten X - Ersatz und Ergänzung von Zubehör (Unterstützung durch HT) sanitärtechnische An- Betreiber (außer Handfeuerlöscher) 410 X lagen X Die Hausmeister (HSM) steht als erster Ansprechpartner für die Nutzer zur Verfügung. Außerdem sind sie i.d.R. näher vor Ort, können eine erste Schadensanalyse vornehmen und abschätzen, welcher Aufwand erforderlich ist. 1
Betreiber = verantwortlich für den Betrieb, Instandhaltung/Instandsetzung, ggf. Wartung, Prüfungen; Rechnungsempfänger 2 Anschluss = Zuleitung bis Einspeiseklemme / Steuerung
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Bezeichnung
Erläuterung Kleineren Reparaturen ausführen/ beauftragen - Austausch von Sanitärobjekten - Austausch von Wasserhähnen - Austausch von Dichtungen, Perlatoren etc. - Befestigen von losen Einrichtungen (Schrauben nachziehen) Stellt die Hausmeisterei fest, dass sie nicht in der Lage sind, einen aufgetretenen Schaden zu beheben, da entweder spezielles Werkzeug oder Fachkenntnisse benötigt werden, wenden sie sich an die HT, um abzuklären, ob die vorgehaltene Fachkraft für Gas-, Wasser-, Sanitärinstallationen zur Verfügung steht oder durch die HT eine Vergabe an Externe durchgeführt werden sollte. Rohr Verstopfung Bei Verstopfungen wird zusammen mit der Haustechnik geklärt, ob die Hausmeisterei in Eigenleistung tätig wird (z.B. Papier steckt sichtbar im Abfluss) oder die Haustechnik bzw. eine Fremdfirma die Beseitigung übernimmt. Beschaffung, Wartung, Montage von Handfeuerlöschgeräten
heizungstechnische und raumlufttechnische Anlagen
elektrotechnische Anlagen
Betreiber HSM erster Ansprechpartner für die Nutzer. Außerdem sind sie i.d.R. näher vor Ort, können eine erste Schadensanalyse vornehmen und abschätzen, welcher Aufwand erforderlich ist. Heizung (1. + 2.) - Prüfung, ob Thermostatkopf öffnet ggf. diese austauschen. - wenn kein Erfolg, (Info an Haustechnik) Æalle weiteren Maßnahmen durch die Haustechnik. RLT-Anlagen Ænur Info an die Haustechnik Betreiber, der Anlagenverantwortliche (siehe VDE 0105) - Reparaturen, Neuinstallation, Umbau, Fehlersuche nur über Anlagenverantwortliche - Erstprüfung bei einfachen Störungen oder nicht funktionierenden Licht, Gerät oder Steckdose, ob Sicherung ausgelöst hat oder eine andere Ursache vorliegt. Bei ausgelöster Sicherung (Schraubsicherungen und Automaten bis 230V Nennspannung und 35A Nennstrom)
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Gruppierung nach DIN 276
verantwortlich HT HSM X
X
X
X
X
X X
420
X
X X
430 440
X X X X
Bezeichnung
Sicherheitseinrichtungen - Brandmeldeanlagen
- Einbruchmeldeanlagen
- Sicherheitsbeleuchtung
- ELA-Anlagen (sicherheitstechn.
Erläuterung versucht die Hausmeisterei zunächst durch Wiedereinschalten der Sicherung das Problem zu beheben. Ist dies erfolglos oder die Sicherung löst nach kurzer Zeit erneut aus, wird der Anlagenverantwortliche (Haustechnik) informiert und übernimmt den Fall. - Sicherungen mit Nennspannung > 230V bzw. Nennstrom > 35A dürfen nur vom Anlagenverantwortlichen ersetzt bzw. wieder eingeschaltet werden. - Wenn Ursache für Störung keine ausgelöste Sicherung oder eine Sicherung löst immer wieder aus (mehrmals im Monat/ Jahr) Æ Abschaltung des betreffenden Stromkreises (in Abhängigkeit vom Nennstrom) ÆSicherung raus bzw. Automat abschalten und Benachrichtigung an Anlagenverantwortliche (Haustechnik). - Leuchtmitteltausch bei allen Innen- und Außenlampen Bei speziellem Werkzeug oder Fachkenntnisse für einen Leuchtmitteltausch (z.B. explosionsgeschützte „Ex“ Leuchten), Austausch zusammen mit Haustechnik.
Betreiber - Instandhaltung/ Reparatur - bei Bedarf Abschaltung bzw. Wiedereinschaltung von Melder/ Linien (eingewiesene Personen der Hausmeisterei) ÆInformation an Haustechnik - Quittierung von Störungen (eingewiesene Personen der Hausmeisterei) ÆInformation an Haustechnik Betreiber - Instandhaltung/ Reparatur - bei Bedarf Abschaltung bzw. Wiedereinschaltung von Melder/ Bereiche (eingewiesene Personen der Haustechnik) ÆInformation an Hausmeisterei - Quittierung von Störungen (eingewiesene Personen der Haustechnik) ÆInformation an Hausmeisterei Betreiber - Instandhaltung/ Reparatur - Leuchtmitteltausch (Leuchten die nach Leuchtmitteltausch nicht funktionieren, werden an die Haustechnik gemeldet.) Betreiber - Instandhaltung/ Reparatur
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Gruppierung nach DIN 276
verantwortlich HT HSM X
X
X
X
X 445
X X
456
X X X
X
X
X
X
X X X
X
X
456
442 445 454
X X
X X
X
Bezeichnung Einrichtung) - Notstromversorgung - Feuerlöschanlagen
- Aufzuganlagen
Laboreinrichtungen/ -betrieb
Erläuterung - Bedienung für Durchsagen durch eingewiesene Personen Betreiber - Instandhaltung/ Reparatur Betreiber ist die Haustechnik - Instandhaltung/ Reparatur - Sprinkleranlage BT 5 erfolgt die tägliche/ Prüfung durch die Hausmeisterei. Alle anderen Prüfungen sind per Wartungsvertrag vergeben. Betreiber - Instandhaltung/ Reparatur - Personenbefreiung (unterstützt durch Aufzugswärter der Haustechnik) - Weiterleitung von Störungsmeldungen an die Hausmeisterei, wenn Aufschaltung auf die GLT. Form der Weiterleitung (Anzahl/ Art der Störung, SMS/ eMail) wird im Einzelnen abgestimmt. Der Betrieb, die Überwachung, Wartung, Instandhaltung und Reparatur von Laboreinrichtungen liegt in der Verantwortung des jeweiligen Labors. Die Haustechnik stellt nur die benötigten TGA-Anschlüsse zur Verfügung. Zur Laboreinrichtung zählen z.B.: - Not- / Augenduschen - Labor-/ Versuchsgeräte und -aufbauten - Klimakammern - Sicherheitsschränke (Lösemittel, Chemikalien, Gasflaschen etc.) - Gasversorgung (technische Gase)
Gruppierung nach DIN 276 442 414
verantwortlich HT HSM X X X X X X
461 463 X
4. Sicherstellung des Dienstleistungsangebot (Vertretungsregelungen)
Grundsätzlich sind die Vertretungen innerhalb der Hausmeistereien durch das vorhandene Personal abzudecken. Nur in Ausnahmefällen können Bedarfe durch Zukäufe externer Mitarbeiter gedeckt werden. Für eine kontinuierliche und kurzfristige Vertretungsmöglichkeit werden drei Vertretungsgruppen (Teams) eingerichtet. Alle Vertretungsbedarfe sind im ersten Schritt innerhalb der Teams abzuklären. Team 1 BERLINER TOR 5 Rainer Michalik Rainer Gerbendorf Ana Jureta
STIFTSTRAßE 69 Wolfgang Bergemann Eugen Haeusser Doris Wilken Yeter Karakurt
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LOHBRÜGGER KIRCHSTRAßE 65 Reinald Eggers Peer Mecklenburg Alberto Lieback Nurten Cebeci
X
X X X
Team 2 BERLINER TOR 7, 7A, 9 Lutz Madera Saime Kilic Bernd Adolphsen Peter Woschczytzki
BERLINER TOR 11, 13, 21 Max Dettler Waldemar Laber Isabel Pires Alexander Krämer Kazikli Ucar Sevim Durucan
Team 3 SAARLANDSTRAßE 30 ARMGARTSTRAßE 24 / WARTENAU 15 Dieter Mende Uwe Halupczok Johann Gutsche Gustav Lohrens Zur Abstimmung der jeweiligen Vertretungsbedarfe innerhalb der Teams werden jeweils Koordinatoren benannt, die die Notwendigkeiten anpassen sollen und ggf. schlichtend aktiv sind. Team 1: Rainer Michalik Team 2: Lutz Madera Team 3: Dieter Mende
Prozess zur Vertretungsabstimmung:
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