Auch VIPs sind Menschen Do‘s and Dont‘s bei VIP Events
Carsten Knieriem, Managing Director MCI Stuttgart 1 for Event Management Circle, 20.02.2007, Nottwil
Übersicht 1. Standortbestimmung 2. Kategorien von VIPs 3. Auswahlkriterien 4. Ansprache und Einbindung 5. Do´s & Dont´s
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1. Standortbestimmung
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1. Standortbestimmung •
Deutlich steigende Zahl an Events mit VIP-Beteiligung: – Homogenität der Güter / der Anlässe – Business über Beziehungen / Networking – Auf- und Ausbau der Beziehung zur Öffentlichkeit – Das besondere Erlebnis
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VIP-Beteiligung am Puls der Zeit: – VIPs erzeugen erhöhtes Interesse (Einladungsphase / Medien / Öffentlichkeit) – VIPs haben hohen medialen Impact (Meinungsbildner) – VIPs dienen als Multiplikatoren – VIPs repräsentieren einen gesellschaftlichen und/oder finanziellen Stellenwert ! Inflationärer Gebrauch des Begriffs: ‘VIP’ (“Ticket VIP´s”)
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2. Kategorien von VIPs
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2. Kategorien von VIPs Als Prominente (o.a. Celebrities) bezeichnen wir Personen die in der Öffentlichkeit stehen und sich durch einen hohen Bekanntheitsgrad sowie eine hohe Medienwirksamkeit ausweisen.
Very Important Persons ! Prominente! Als VIPs definieren wir Personen, welche durch ihren Status und/ oder Ihre Bedeutung für den Veranstalter einen direkten oder indirekten Mehrwert mit sich bringen.
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2. Kategorien von VIPs VIP-Klassen AAA- / V-VIPs: z.B. High Networth Individual, Bundeskanzler A-Prominente: z.B. Hollywood Schauspieler, Ministerpräsident B-Prominente: z.B. (in Anlehnung an B-Movie) C-Prominente: z.B. (Big Brother / DSDS) / Pamela Anderson oder Tatjana Gsell
Arten von VIP‘s Sponsoren, Mäzene, Förderer, Veranstalter, Kostenträger, Hausherr, Schirmherr, Schauspieler, Musiker, Sportler, Staatsoberhäupter, Politiker, Adel, Industrielle, Multiplikatoren, Wissenschaftler, Behördenvertreter, Gremienmitglieder, Presse, uvm..
" Die Klassifizierung divergiert von Event zu Event
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2. Kategorien von VIPs VIPs aus Sicht der Agentur 1.
VIPs als geladene Gäste – Multilevel VIPs / vom Kunden vorab definiert
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VIPs mit aktiver Rolle – Spezifizierte strategische Einbindung
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VIPs als Veranstalter – European Inventor of the Year (Verheugen / Pompidou sowohl Veranstalter als auch VIP mit aktiver Rolle aufgrund ihres Status)
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No Show VIP – Problemverursacher
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3. Auwahlkriterien
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3. Auswahlkriterien Motivation der VIPs zur Teilnahme an Events •
Unterstützung / Steigerung des eigenen Bekanntheitsgrades
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Image
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Income
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Fun
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Soziale Verantwortung / Charity (Bsp.: UNESCO)
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Im Dienste der „eigenen Sache“
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Sehen und gesehen werden
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3. Auswahlkriterien Ziele des Veranstalters beim Einsatz von VIPs • Information / Botschaft attraktiv vermitteln • Veranstaltung für Teilnehmer, Medien und Öffentlichkeit interessanter gestalten • Imagesteigerung • Unterstützung der Kommunikationsziele • Steigerung der Gästezahl • Steigerung der Präsenz und Attraktivität eines Events
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3. Auswahlkriterien Der ‚Einsatz‘ von VIPs Die Definition des geeigneten VIPs – Auswahl nach geplantem Einsatz und unter Berücksichtigung folgender Faktoren: • Art des Events • Globaler, nationaler oder regionaler Wiedererkennungsfaktor des VIPs • Marken-Affinität • Zielgruppen-Affinität • Kommunikationsziel-Affinität • Image • Verfügbarkeit • Zuverlässigkeit • Budgetierbarkeit • „Handlebarkeit“
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4. Ansprache und Einbindung von VIPs
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4. Ansprache und Einbindung von VIPs Auch VIPs sind Menschen: Abgesehen von einigen Ausnahmen sind VIPs Menschen wie wir und wollen vor allem eines: Keine bösen Überraschungen ! •
Ansprache der ausgewählten Personen: Vorab: Definition der 5 W´s beim Kontakt mit dem VIP (= kohärente Kommunikation) –
Direkter Kontakt: Adäquate Ansprache
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Indirekter Kontakt: Agenturen, Netzwerke, etc.
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Schriftliches Briefing: (Kundeninfo, Ziele, Art, Dauer,…)
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4. Ansprache und Einbindung von VIPs Die individuelle Betreuung beginnt bereits mit der ersten Kontaktaufnahme 1.
Kontaktanbahnung –
Frühzeitige Kommunikation - so direkt wie möglich
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Zeitliche und inhaltliche Abstimmung - so früh wie möglich
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Verbindliche Kommunikation - so präzise wie möglich
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Protokollarisches Procedere abfordern / definieren - so korrekt wie möglich (Verhaltensregeln gegenüber dem VIP sowie zwischen VIP und Publikum definieren)
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Einladungsprocedere - so nachhaltig wie möglich: 3 stufig: 1.) “Block The Date” versenden 2.) Einladung versenden 3.) Bestätigung versenden (mit individuellem Ablauf) Alle bezüglich des ‘Einsatzes’ relevanten Daten müssen beinhaltet sein Hotel / Transfer / Pflicht- und Nebenprogramme / Dresscodes / etc.
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4. Ansprache und Einbindung von VIPs 2.
Vertragsabschluss – –
3.
mit VIP direkt mit Agentur
Vor Ort – – – – –
Make it personal Persönliche Betreuung: One face to the VIP Individuelle Ablaufagenda für VIP Achtung: Begleitperson Als Ansprechpartner immer erreichbar sein
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4. Ansprache und Einbindung von VIPs 4.
Follow Up –
Kontakt pflegen
–
Nachbereitende Maßnahmen wie. z.B. • • • •
Danksagungen um das temporäre Verhältnis abzurunden Versand von Belegexemplaren, Pressetexten etc. Kleine veranstaltungsbezogene Give Aways, Präsente oder Fotodokumentationen Regelmäßige Information
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5. Die Do´s and Dont´s
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5. Die Do’s “Stell’ sie Dir in Unterwäsche vor” –
Genaues Casting, Briefing und Schulung der “VIP-Beauftragten”
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Professioneller, verbindlicher, zielgerichteter Umgang mit den VIPs
–
Briefing wiederholen
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Einhalten der definierten Hierarchien und Kommunikationsstrukturen
–
Individuelle Beschäftigung mit den einzelnen VIPs Individuelles Timing Masterpläne und Checklisten / Worst Case Szenarien
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Maximale Flexibilität vor Ort
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Ggfs. räumliche und inhaltliche Abgrenzung der VIPs
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Rahmenprogramme für Begleitung, separates Handling Chauffeure und “Gefolge”
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Ausfallversicherung abschließen (Event / Künstler)
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Persönliches Follow up
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5. Die Dont´s •
Ansprache-Fallen – Kein Gießkannen-Prinzip bei der Anfrage – “Ich weiß nicht” oder “zwischen 14 und 15 Uhr” – Wechselnde Ansprechpartner – Inkorrekte Ansprache/ Schreibweise
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Organisations-Fallen –
Selbstregistration von VIPs
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Fehlende VIP-Lounge
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Security-Thematik nicht im Vorfeld mit den zuständigen Verantwortlichen klären (z.B. Waffenbesitz, Evakuierungspläne, Sicherheitscodes)
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Unzureichende Beachtung der Rahmenbedingungen des Veranstaltungsortes (G8 in Davos)
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Nicht vorhandene separate Akkreditierung sowie Bereiche und spezielle Timeslots für Presse
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5. Die Dont´s •
Kultur-Fallen –
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Kulturell unterschiedlich belegte Symbole und Umgangsformen • Aberglaube (z.B. Tischnummer 13 / 4) • Farbgebungen (z.B. schwarz/ weiß alsTrauerfarbe) • Sitzordnung • Protokoll • Tischmanieren • etc.
Kosten-Fallen – Reisekosten – Sonderanforderungen – Wer zahlt was (Kunde / Management) – Etc.
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
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If you tell me. I’ll forget If you show me. I might remember If you involve me. I’ll understand Benjamin Franklin
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